La evolución tecnológica de estos últimos tiempos ligada al movimiento de transformación digital en las empresas ha modificado incuestionablemente la forma de gestionar los documentos, principalmente en relación con la comunicación, que ha pasado de ser física a convertirse en un intercambio de datos informatizados.
Las ventajas del EDI
El EDI permite el intercambio de información fiable de manera ultra rápida.
Integrando directamente la informacion recibida a los programas informáticos y ERPs, la entrada de datos manual no es ya necesaria y el riesgo de error asociado a esta tarea, nulo. Todo esto hace posible, por ejemplo, la automatización de la expedición de un producto, o más aún, generar automáticamente una factura luego de una orden de pedido, por nombrar algunas de las muchísimas ventajas.
El EDI asegura una función de trazabilidad de documentos
Además de mejorar la reacción comercial, las soluciones de intercambio electrónico de datos repercuten en los flujos de caja, al acortarse los plazos de pago. La disminución de la huella de carbono es también un factor innegable tanto por la salud de nuestro planeta, adoptando una actitud eco-responsable a propósito de la imagen de la empresa y sus relaciones institucionales.
Los estándares
Frente a la creciente utilización del EDI (Intercambio Electrónico de Datos), emergen los estándares que definen el formato y el contenido de un documento. Estos estándares tienen como objetivo hacer realidad la comunicación entre el emisor y el destinatario. El formato enviado debe simplemente ser el mismo que el esperado ya que, de otro modo, el sistema IT del receptor no será capaz de comprenderlo y tratarlo.
El escenario se encuentra entonces conformado por un gran número de formatos y modos de transmisión, generalmente específicos a una industria o región. De manera corriente, éstos son impuestos por el más grande, motivo por el cual adquiere una capital importancia poder controlar la transformación de documentos para así poder adaptar rápidamente los distintos flujos de datos a la realidad del entorno de manera ágil e independiente.
Criterios de elección de una solución EDI
Modificar las salidas del ERP para adaptarlas a la necesidad de cada cliente es una tarea larga, costosa y poco eficiente. Lo mejor es contar con una solución específica para la conversión de formatos.
¿Hay que
privilegiar las plataformas que se encargan de esta conversión?
Ciertamente que no, por estas dos razones principales:
- El coste por documento, que impide toda economía de escala.
- El hecho de que una vez asociado a una plataforma, la empresa no pueda hacerla competir con otras soluciones.
Es por todo esto que recomendamos sobre todo una solución complementaria al ERP pero instalada en vuestra arquitectura.
Conclusión
El EDI es una apuesta clave para las empresas que desarrollan una comunicación b2b, y que desean beneficiarse de las grandes ventajas que genera la incorporación de datos provenientes de sus clientes / proveedores directamente a sus sistemas.
Sin embargo, las normas evolucionan, las especificaciones de las empresas son cambiantes y las organizaciones se ven confrontadas a retos constantes de adaptación a su entorno.
Ante esta realidad, es clave contar con una herramienta de transformación documental, externa al ERP, que permita, únicamente mediante su parametrización, la adaptación de los flujos a los distintos canales propuestos por los actores con los que se relaciona una empresa.
