Facturación electrónica en España: Todo lo que necesitas saber (2/2)
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¿Cómo va a funcionar?
Certezas e Incógnitas, luces y sombras.
Si bien ya se tiene un borrador de reglamento, los objetivos y plazos tentativos, una de las mayores incógnitas, es para muchos es el cómo va a funcionar a nivel técnico, legal y específico el sistema de reporte de facturas; a la que no ha ayudado la carencia de eventos, publicaciones y comunicaciones por parte del gobierno. La respuesta es: esto no está 100% claro. Pero ya se tienen ciertas precisiones técnicas y legales importantes que podemos compartir:
- Se tendrá que sólo reportar las facturas emitidas en cuanto a venta y transacciones. Ambas empresas, la que emite y la que recibe requieren hacer cierto reporte y comunicación obligatoria.
La empresa que envía la factura lo debe hacer, de mutuo acuerdo con la cliente, de manera electrónica en uno de los 4 formatos estructurados establecidos:
- XML formato UN/CEFACT esquema XML 16 B (SCRDM – CII)
- UBL y nota de crédito ISO/IEC 19845:2015
- EDIFACT, ISO 9735
- FacturaE (XSIG) en la última versión. esquema actual 3.2.2
Este formato final, FacturaE o Facturae, es el formato ya utilizado para los reportes en SII y las facturas en FACE, es y será el formato de base de la reforma, y es gestionado por la AEAT. La empresa afecta deberá ser capaz de recibir los 4 formatos, por lo que tendrá que contar si o si o con personal técnico competente o herramientas que permita realizar estas operaciones. Se especula que se podrá incorporar también el formato Peppol europeo, probablemente tras la revisión del reglamento por la Comisión Europea.
El uso de estos formatos estructurados electrónicos implica la incorporación de un certificado digital apropiado y válido, que cumpla con la normativa eIDAS de certificación.
La empresa que emita la factura deberá guardar una copia accesible al gobierno y la contraparte por 4 años, y emitirla en PDF (con sello) si la empresa que recibe no está aún afecta a la reforma.
- En paralelo a la factura emitida en formato electrónico al cliente o contraparte, existirá una plataforma o sistema central, denominado de manera preliminar Solución Pública de Facturación Electrónica o (SPFE) a la que las empresas obligatoriamente deberán reportar sus facturas de manera directa mediante el uso de una interfaz (aún inexistente), códigos API (en discusión) o mediante el uso de Plataformas de Intercambio de Facturas Electrónicas privadas (PIFE)
Las empresas que reciban facturas, por su parte y sólo si están obligadas (es decir son a su vez con facturación >8 M€) deberán reportar en 4 días hábiles el rechazo o recepción conforme de la factura, y realizar su pago en 60 días hábiles. Si se retrasa en el pago, puede ser amonestada con multas y si es reincidente con la inscripción en un registro de empresas morosas.
Esta SPFE aún no existe, pero según el borrador del reglamento, abriría su entorno de prueba 2 meses antes de la entrada en vigor del reglamento aprobado.
- Las PIFE, empresas privadas que ayudarán a sus clientes a realizar la facturación electrónica a su vez tendrán varios requisitos como certificación ISO27001, capacidad de operabilidad al 99%, capacidad de transformar todos los formatos entre si y operar con máxima celeridad en el envío de ficheros y obtención de respuestas. Aunque no está definido cómo será el caso, estas PIFE probablemente podrán utilizar para esto portales, SaaS, Software, implementaciones en los servidores del cliente, etc. Como ya es el caso para la facturación B2G.
Las PIFE deberán conformarse en un plazo de 9 meses tras la aprobación del reglamento definitivo, Symtrax actualmente está trabajando o bien para asistir en la formación de una PIFE (si esa es tu intención también, contáctanos), o bien para convertirse en PIFE.
¿Cómo te puede ayudar Symtrax en este proceso?
En Symtrax en nuestras oficinas de Europa hemos estado atentos a todo este proceso de facturación, no sólo para España si no también para Francia con Chorus B2B, Alemania con las facturas XRechnung y ZUGFeRD, Bélgica con Mercurius, Inglaterra con Gateway. Somos veteranos de la conexión a plataformas públicas, con decenas de clientes de mediano y gran tamaño que utilizan nuestros sistemas automatizados RPA para enviar miles y decenas de miles de factura a nuestros puntos de acceso oficiales a gran parte de los sistemas B2G de Europa y el mundo, y estamos preparándonos para ofrecer nuestros servicios B2B en cada uno de nuestros países de operación.
Además de los puntos de conexión, somos especialistas en automatización (RPA) y transformación documental contando con la capacidad de transformar los formatos entre si o realizar integraciones dentro de ERPs y sistemas informáticos.
También contamos con otros productos para ayudar en el proceso de facturación, como Compleo Invoice Platform, nuestra nueva herramienta de APIA (Accounts Payable Invoice Automation) para gestionar las facturas entrantes y facilitar tu compliance a la vez que automatizas tu departamento contable.
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Gracias por leer este blog, si deseas saber más noticias o estar atento al trabajo de nuestros consultores te invitamos a seguirnos en LinkedIn y a participar de nuestros webinars temáticos.
