La automatización del tratamiento de las cuentas por pagar, también llamadas facturas proveedor constituye un avance mayor para los servicios de contabilidad de las empresas dentro del contexto de la facturación electrónica. Lee nuestro artículo para aprender cómo optimizar en su totalidad el proceso.
Dado el impulso de la facturación electrónica principalmente debido a el combate contra la morosidad como ha sido estipulado bajo la Ley Crea y Crece (Ley 18/2022) en España e iniciativas similares en el resto de Europa, la automatización del tratamiento de las facturas de los proveedores supone un gran avance para los departamentos de contabilidad de las empresas al favorecer el rápido tratamiento de las facturas proveedor, justamente las afectadas por el control de morosidad de la reforma.
Las empresas deben cumplir ahora las normas y reglamentos en curso en materia de facturación electrónica, lo que requiere una solución tecnológica capaz de responder a estas exigencias. En este contexto, elegir la solución adecuada para automatizar el proceso de facturación a los proveedores es esencial para las empresas.
En este artículo, exploraremos los beneficios que trae la automatización del flujo de las facturas de proveedor, y presentaremos a la solución SaaS propuesta por Symtrax, Compleo Invoice Platform, que como partners de SAP ha desarrollado esta aplicación con integración directa para esta familia de ERP sea en sus versiones R3, ECC6, S4H, o Business One.
Este enfoque que proponemos permite optimizar todo el proceso, desde la recepción de las facturas hasta su integración en los sistemas contables o ERP, así como su verificación y validación de pago. En cuanto a su integración, esta responde a las necesidades dentro de ambientes SAP así como en lo pronto para sistemas Microsoft y próximamente otras ERP.
¿Qué beneficios trae la automatización del flujo facturas proveedor?
La automatización de las facturas de proveedores cumple una serie de objetivos estratégicos, entre ellos:
- Modernizar tu empresa: modernizar tu empresa te permitirá aumentar la productividad y desplegar la desmaterialización, aprovechando avances tecnológicos como la inteligencia artificial y la nube. El uso de Inteligencia Artificial (AI) como en el caso de CIP significa adaptarse a las limitaciones impuestas por sus proveedores, como el envío de facturas en formato PDF, por correo electrónico o postal, o ponerlas a disposición en un portal. En el futuro, también tendrá que respetar las obligaciones reglamentarias, en particular permitiendo remitir y recuperar las facturas desde el portal público de facturación sea cual sea el formato.
- Acelerar sus procesos: el segundo reto que Symtrax le ayudará a solucionar con CIP es acelerar el flujo de cuentas por pagar mediante la extracción casi instantánea de los datos de las facturas, disminuyendo su tiempo de procesamiento para evitar las penalizaciones y multas establecidas a morosos por la Ley Crea y Crece. Además de utilizar IA para capturar datos, el trabajo colaborativo, validación e integración en la misma plataforma le permitirá desde ya de pleno ahorros y ganancias por el uso de una herramienta como la nuestra.
- Integración automatizada: Aunque SAP y otras ERP nos ayuden a organizar y centralizar los datos de nuestra empresa, nunca fue muy fácil ni flexible en su utilización, tomando un gran porcentaje del tiempo de los contables en procesos como la validación e integración de facturas. Con herramientas como CIP no sólo podrá validar rápidamente con la información de su sistema, asistido por IA, si no que también podrá integrar en segundos su factura y toda su información adjunta dentro de SAP, incluso con la posibilidad de dejar una trazabilidad de su tratamiento y un registro de esta.
La piedra angular de la desmaterialización, la conciliación a tres bandas
El cotejo a tres bandas es la piedra angular de cualquier proyecto de desmaterialización del proceso de cuentas por pagar. Esta etapa consiste en comprobar varios elementos esenciales de la factura: cantidades, importes y condiciones de pago. Y se consigue mediante la comparación y conciliación de los datos de la factura con los de la orden de pedido y el albarán de entrega para asegurarse de que la factura corresponde a lo que se ha pedido y entregado. Lo más importante, por tanto, es simplificar la fase de concordancia a tres bandas haciendo que toda la información de estos tres documentos (factura, orden de pedido y albarán) esté disponible en el mismo sitio y dentro de la misma interfaz.
La adopción del cotejo a tres bandas hace más eficaz el proceso de validación y minimiza los riesgos asociados a las facturas fraudulentas y los errores de pago.
Una solución eficaz para desmaterializar las facturas de proveedores en SAP
Tras analizar las necesidades de un gran número de contables y departamentos financieros, nos dimos cuenta de que, para ser eficaz, una solución tenía que ofrecer apoyo a la toma de decisiones.
Esto implica:
– Una interfaz única que permite recuperar facturas de varios canales de entrada, obtener automáticamente los datos asociados de SAP y comparar fácilmente los documentos entre sí
– Flexibilidad como no la otorga actualmente SAP, rápidamente modifique con CIP para casos como facturas con múltiples notas de pedido o con ficheros adjuntos
– Funciones de verificación y flujos de trabajo de validación en caso necesario, solicite autorizaciones de pago o comunicación con colegas
– Posibilidad de modificar fácilmente las cantidades o los precios de los documentos asociados
– Integrar valores dentro de SAP y otras ERP sin invadir sus funciones
Symtrax propone su solución Compleo Invoice Plateform (CIP). A partir de una interfaz SaaS, nuestra solución garantiza la recepción de las facturas a través de varios canales: por correo electrónico, mediante portales web, en otros formatos estructurados que puedan usar sus socios comerciales, o a través del formato Facturae proveniente del venidero Servicio Público de Facturación Electrónica a ser anunciado por la AEAT, incluso a través de la red europea Peppol.
En todas las etapas, se ha prestado especial atención a dejar a los contables libertad para tomar sus propias decisiones, al tiempo que se les guía en sus elecciones mediante una presentación fácil de usar y conciliaciones automatizadas.
Consulte con nuestros consultores el cómo agilizar su proceso de cuentas por pagar y quedar preparado ante la reforma de la facturación electrónica.
