Vous en avez assez des erreurs et des inefficacités liées au rapprochement manuel des factures ? Automatiser le 3-way matching est la clé pour gagner en efficacité. En automatisant le rapprochement des factures avec les bons de commande et les bons de réception, les entreprises peuvent considérablement optimiser leur gestion financière et réduire le risque d’erreurs.
Qu’est-ce que le 3-way matching ?
Le 3-way matching, ou rapprochement à trois facteurs, est un processus de vérification comptable, qui consiste à comparer trois documents pour s’assurer de l’exactitude d’une facture avant de procéder au paiement :
- Le bon de commande (PO – Purchase Order)
- Le bon de réception
- La facture
Le rapprochement manuel à trois facteurs : exemple concret
Lorsqu’il est effectué manuellement, le processus de rapprochement des factures fournisseurs peut être complexe et source d’erreurs.
Prenons l’exemple d’une entreprise qui commande 100 smartphones à un fournisseur.
- Création de la commande
- Le service achats commande 100 smartphones, au prix convenu de 1000€ l’unité, pour un total de 100 000 €.
- Le bon de commande est ensuite validé par le service financier et envoyé au fournisseur. Une copie est conservée dans le système de commandes.
- Réception des marchandises
- Le fournisseur livre 100 smartphones à l’entreprise.
- A la réception, un employé vérifie la conformité des produits par rapport au bon de commande et saisit les informations du bon de réception dans le système de commandes.
- Le service de réception indique au service achats et au service comptabilité fournisseurs que les smartphones ont bien été livrés.
- Facturation
- Le fournisseur envoie une facture de 100 000€ à l’entreprise, correspondant aux 100 smartphones livrés.
- Rapprochement
- Le service comptable compare manuellement la facture avec le bon de commande et le bon de réception.
- L’objectif est de s’assurer que toutes les informations sont cohérentes entre ces documents. Les points de contrôle portent notamment sur :
- La quantité des produits (différence entre ce qui a été commandé et ce qui a été livré).
- Le prix facturé par rapport à celui convenu sur le bon de commande.
- La description des produits ou services.
- Les dates de commande, de livraison et de facturation.
- L’entreprise constate un écart de prix sur une ligne de la facture.
- Le service achats est sollicité pour rectifier cette anomalie.
- Approbation et paiement
- Après vérification, il s’agissait d’une erreur de saisie.
- L’écart étant corrigé, la facture est approuvée par le service comptabilité fournisseurs.
- La facture est transmise au système ERP ou comptable et le paiement est effectué.
Les limites du rapprochement manuel
Le processus de rapprochement manuel à trois facteurs, confié au service comptabilité, implique ainsi une gestion fastidieuse d’un grand nombre de documents papiers. Cette méthode non seulement ralentit le processus, mais expose également les entreprises à de nombreux risques. Les principaux défis rencontrés sont les suivants :
- Décalage temporel : la réception des factures, souvent antérieure à celle des marchandises, crée un décalage temporel qui complexifie considérablement le processus de rapprochement.
- Volume important de factures : la gestion d’un volume croissant de factures, notamment pour les entreprises disposant d’un grand nombre de fournisseurs alourdit la charge de travail des équipes comptables et peut être source d’erreurs ou d’oublis.
- Saisie manuelle : la saisie manuelle des informations peut augmenter le risque d’erreurs (erreurs de saisie des numéros de commande, des quantités, des prix…)
- Risque de perte de documents : les documents papier peuvent facilement être perdus, entraînant des retards dans le traitement et le paiement des factures.
- Manque de visibilité : l’absence d’un système centralisé pour gérer les achats, les réceptions et les factures limite la visibilité sur l’état d’avancement des commandes et des paiements.
- Difficulté de coordination entre les services : le rapprochement des documents implique souvent la coordination entre plusieurs services (services achat, réception, comptabilité). Un manque de communication et de standardisation des processus peut générer des erreurs.
Pourquoi passer à un processus de rapprochement automatique des factures ?
Face à ces défis, il est indispensable de chercher une solution pour automatiser et optimiser le traitement des factures fournisseurs, en particulier le processus du 3-way matching.
La solution de votre choix doit permettre de :
- Lire et extraire automatiquement les informations des documents grâce à l’OCR (reconnaissance optique de caractères), quel que soit leur format.
- Centraliser et mettre à disposition les informations des trois documents (bon de commande, de réception, facture) au sein d’une même interface.
- Automatiser les rapprochements entre ces documents afin d’identifier rapidement les incohérences et alerter les services concernés.
- Mettre en place des workflows d’approbation des factures.
- Offrir une meilleure visibilité sur les engagements de dépenses.
Il est également important que ces fonctionnalités soient parfaitement intégrées aux systèmes existants de l’entreprise.
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Les évolutions technologiques au service de l’optimisation du 3-way matching
Les avancées technologiques offrent de nouvelles perspectives pour améliorer l’efficacité et la précision du processus de rapprochement.
- La RPA (Robotic Process Automation) permet d’automatiser les tâches répétitives et à faible valeur ajoutée, comme la saisie des données ou la comparaison des documents. Cela réduit l’intervention humaine et accélère considérablement le processus.
- L’Intelligence artificielle (IA) et le Machine Learning (ML) permettent de rendre le processus de matching plus intelligent et efficace. En effet, ces technologies peuvent analyser de grandes quantités de données et identifier des anomalies ou des écarts qui auraient échappé au contrôle humain. Grâce à l’apprentissage automatique, les algorithmes peuvent identifier les transactions à risque, les erreurs ou les fraudes potentielles en se basant sur les transactions passées.
Avantages de l’autonomisation du 3-way matching
Un processus de 3-way matching efficace permet ainsi de bénéficier de nombreux avantages, tels que :
- Une réduction des erreurs
- Une prévention des fraudes
- Une optimisation des processus
- Un contrôle des coûts
- Une sécurisation du processus de paiement
- Une amélioration des relations avec les fournisseurs
Notre solution complète : Compleo Invoice Platform
Symtrax propose sa solution Compleo Invoice Platform qui s’intègre à tout type d’ERP. Cette plateforme, exploitant l’IA, permet de centraliser les données des bons de commande et fiches fournisseurs. Tous les éléments nécessaires sont accessibles au sein d’une seule interface, simplifiant ainsi le processus de rapprochement entre la facture reçue, le bon de commande et le bon de réception.
La plateforme permet d’ajouter des pièces jointes aux factures et de mettre en place un circuit de validation interne, facilitant l’approbation des factures pour le paiement. Compleo Invoice Platform dispose également d’une fonctionnalité de suivi permettant de tracer chaque événement lié à une facture.
Conçue pour assister les comptables, la solution les accompagne dans leurs décisions via une interface unique tout en leur laissant la liberté de valider ou ajuster les processus selon leurs besoins.
