Chaque mois, vos bulletins de paie sont imprimés, mis sous enveloppe puis distribués aux employés. Mais une tendance lourde à la dématérialisation se dessine depuis quelques années. La loi El Khomri pourrait encore faciliter l’adoption du bulletin de paie électronique dès 2017, puisqu’elle prévoit que les salariés ne pourront plus refuser cette forme de distribution.
Alors, pourquoi ne pas passer à l’envoi des bulletins de paie par email dès aujourd’hui ?
Les avantages sont évidents : économie de temps, de frais d’impression, meilleure sécurité, facilité d’accès même pour les employés en déplacement…
Cependant, pour qu’un projet de distribution par email soit réussi, il faut veiller aux détails. Voici quelques conseils venus de notre expérience en la matière :
1er principe : le temps des salariés à vie est fini.
Chacun connaît plusieurs employeurs, voire plusieurs statuts. Dans ce cas, vouloir proposer un serveur de stockage spécifique à chaque entreprise ne conviendra pas : qui se souviendra de son mot de passe dans 10 ans ? Le bon sens est donc de laisser chaque employé décider de son lieu de stockage électronique : Dropbox, Google Drive, ou espace La Poste, peu importe.
2ème principe : une entreprise change de SIRH régulièrement.
La solution de dématérialisation doit donc être indépendante du SIRH, universelle, et s’adapter à tous les logiciels : SAGE, CEGID, INFOR, Oracle, HR Access, GFI, Cegedim, ADP…
3ème principe : le projet ne doit rien changer aux habitudes de travail de la DRH.
Une solution idéale consisterait à utiliser le logiciel RH habituel pour créer les bulletins de paie. Et au lieu d’être imprimés, ils seraient stockés dans un coffre-fort électronique, puis les employés seraient notifiés de la mise à disposition du bulletin sur leur adresse email personnelle.
Un accès sécurisé via le web permettrait également de bénéficier de formulaires de recherche dans le coffre-fort électronique. Si un employé ou ex employé demande de lui fournir une copie d’un bulletin, le lien correspondant lui serait acheminé en un clic. Ainsi presque aucun changement des habitudes n’est requis à part la simplification de certains processus.
4ème principe : la réception du bulletin de paie doit être aussi facile et intuitive que l’ouverture d’un courrier.
La solution doit par exemple envoyer aux employés un email avec un lien unique sécurisé sur lequel ils n’ont qu’à cliquer : aussi simple qu’ouvrir un courrier. La consultation du bulletin de paie est ainsi possible même depuis un téléphone portable.
L’intérêt de ce processus : pas de pièce jointe dans l’email, donc pas de risque de piratage, et des emails de faible poids qui ne seront pas bloqués par le fournisseur internet. Cependant, il ne faut pas négliger la sécurité des données. La mise en place d’un mot de passe pour ouvrir le PDF est donc nécessaire.
Dernier point, le PDF doit être horodaté et comporter une signature électronique afin d’assurer son authenticité et son intégrité. Les propriétés du bulletin de paie émises par le logiciel RH doivent également être insérées dans le PDF afin de garantir sa traçabilité.
Les bénéfices de la dématérialisation des bulletins de paie
Pour les salariés
- Accessible à distance
- Facile à dupliquer/transmettre
- Document protégé
Pour l’employeur
- Réduction des coûts
- Gain de temps
- Traçabilité
- Archivage simplifié
- Indépendance du système de paie
