Présentation et introduction
L’échange de données informatisées (EDI) est considéré comme une force dans le commerce interentreprises. Selon une étude de Forrester, les transactions EDI représentent plus de 20 milliards par an et ne cessent de croître. En 2019, l’EDI représentait 78,9 % – 7 000 milliards de dollars – de toutes les ventes électroniques B2B, selon un rapport d’analyse des données du marché du commerce électronique B2B en 2020 (1).
L’EDI remonte aux années 1970 et peut être défini comme un échange électronique de données ou d’informations entre entreprises, qui se faisait traditionnellement sur papier. Pour être plus précis, l’EDI est un échange d’informations « d’ordinateur à ordinateur » dans un format standardisé entre les parties concernées. À tout moment, chacune de ces parties peut être un expéditeur ou un destinataire.
Un système EDI fonctionne comme une « conversation », avec des messages envoyés entre les entités. Si vous regardez au-delà des formats de fichiers et des conversions de données, vous vous rendrez compte que l’EDI est en réalité un canal direct de communication. Qui plus est, il peut faciliter une relation numérique entre deux ERP ou deux réseaux d’entreprises indépendants.
Travail, normes et utilisation
L’EDI est un processus dépendant des normes, malgré la transparence, la numérisation et l’échange pratique de données. Par conséquent, sauf si les conditions nécessaires sont remplies, un document ou les données relatives à un document ne peuvent pas être traitées en utilisant l’EDI.
Certains standards sont associés à la communication EDI dans le monde entier. Les protocoles couramment utilisés ou acceptés consistent en des formats prédéfinis (tels que XML, JSON, etc.) nécessaires au transfert de données entre entreprises. En voici quelques exemples : les Standards Nationaux Américains (ANSI ASC X12 – ANSI), le Comité des Normes Accréditées (ASC) X12,et l’Echange de Données Electroniques pour l’Administration, le Commerce et le Transport (EDIFACT).
Parallèlement à ces normes, les différents systèmes EDI varient en termes de transmission et même d’utilisation. À la base, l’EDI peut être divisé en deux méthodes principales.
La première est une méthode d’EDI directe, qui comprend une connexion unique sans entrave entre un expéditeur et un destinataire, sans aucun intermédiaire. La seconde est l’EDI par Réseau à Valeur Ajoutée (RVA), dans lequel un prestataire de services tiers se charge de la transmission des données par des canaux sécurisés vers un ou plusieurs destinataires. Ces destinataires peuvent choisir de suivre le même protocole de communication ou bien un autre. C’est alors au fournisseur de services de fournir les données dans le bon format pour répondre aux exigences du destinataire et de l’expéditeur.
Cependant, il existe d’autres formes à considérer. Le système de la déclaration d’applicabilité version 4 (AS4) offre des moyens pour transporter des données cryptées structurées entre un système émetteur et un système récepteur. Il y a ensuite l’EDI via FTP/SFTP/VPN qui utilise des Réseaux Privés Virtuels (VPN), FTP (Protocole de Transfert de Fichier) ou SFTP (Protocole de Transfert de Fichier Sécurisé) pour la communication de données avec des capacités à la fois de cryptage et de décryptage. Des systèmes tels que les protocoles HTTPS et les protocoles SOAP (Protocole Simple d’Accès aux Objets) sont également utilisés pour l’échange de données.
Comprendre le besoin d’EDI
Avant d’aborder certaines des nécessités de la mise en œuvre de l’EDI, répondons à la question : Pourquoi l’utiliser ?
Vous trouverez ci-dessous quelques-unes des raisons les plus évidentes.
- L’EDI minimise les dépenses de documentation : Les dépenses inutiles associées au papier (telles que l’impression, l’affranchissement, le classement, la numérisation et la récupération des documents) sont toutes réduites avec l’EDI, voire complètement supprimées. Cela réduit les coûts transactionnels et peut libérer des ressources pour d’autres projets. Des entreprises ont affirmé que le traitement manuel d’un bon de commande est 35 % plus coûteux que son traitement par EDI (2).
- Des délais d’exécution plus rapides et une facilitation des processus : Avec l’EDI, les transactions de données peuvent être effectuées en quelques minutes au lieu de quelques heures. Par conséquent, les cycles commerciaux tels que les chaînes d’approvisionnement, P2P, et O2C sont accélérés pour améliorer le fonctionnement global.
- Précision et normalisation des données : Comme un processus standard spécifique, l’EDI exige que les données soient systématiquement organisées dans un format de fichier acceptable. Cette caractéristique implique directement la précision et la réduction de 40 % des erreurs grâce à l’automatisation (2).
- Accessibilité et transparence de l’information : Depuis que toutes les informations et les données sont transmises par voie électronique, tout est mis à disposition sur le réseau de l’entreprise pour un accès et une analyse facilités.
- Réduction des tâches manuelles : Les documents sont traités le plus souvent entre les canaux B2B directement à partir de l’ERP. Par conséquent, il réduit ou supprime la nécessité de fournir une entrée manuelle dans n’importe quel processus.
- Sécurité : Les données sont échangées via des portails et des plateformes sécurisés, ce qui garantit qu’elles restent protégées contre la falsification et la corruption.
La décision de passer à l’EDI peut être difficile à prendre, et certaines entreprises préféreront inévitablement la solution de facilité. Malgré les avantages opérationnels, de nombreux systèmes doivent être mis en place avant qu’un processus EDI ne puisse être mis en œuvre avec succès. En même temps, éviter ce changement considérable peut conduire à des problèmes plus importants dans le futur.
L’un des moteurs les plus importants de la mise en œuvre de l’EDI réside dans les contraintes imposées par les entreprises puissantes sur les petites et moyennes entreprises. La pression exercée par les concurrents et les gros acheteurs pour s’adapter à l’EDI peut devenir un facteur déterminant dans votre prise de décision en envisageant son intégration.
En fait, la chaîne logistique fait partie de l’un des domaines ou réseaux les plus axés sur les données. Et avec le besoin croissant de numérisation, la chaîne logistique peut rester soumise à une énorme pression pour accroître l’efficacité. La plupart des industries manufacturières et logistiques cherchent constamment à améliorer les processus de leur chaîne d’approvisionnement. L’intégration des plates-formes de planification des ressources à la technologie d’échange électronique de documents peut aider à rationaliser les flux de travail et à améliorer les performances.
Tout cela s’ajoute à une connectivité B2B nouvelle et améliorée, et la connectivité représente tout. Les partenaires commerciaux réalisent qu’il s’agit de l’aspect fondamental d’une vente B2B efficace et de la finalisation des processus. Prenons comme exemple le traitement des commandes clients et les cycles d’acquisition.
Selon une étude, lorsque les commandes sont traitées par EDI sans intervention manuelle, le délai entre la commande et l’expédition est réduit de moitié. Une commande qui prend jusqu’à sept jours pour être traitée manuellement ne prend plus que trois jours ou moins si elle est traitée par un canal de communication EDI. Indépendamment du mode de traitement des commandes, près de 40 % des commandes clients changeraient au moins une fois après avoir été passées. Une fois de plus, nous constatons que l’EDI peut réduire les erreurs d’approximation des données, accélérer le traitement des commandes et réduire les erreurs d’exécution par rapport aux autres méthodes.
Lorsqu’il s’agit d’approvisionnement efficace, les Avis d’Expédition Avancés (ASN) et les Bons de Commande (PO) sont des documents essentiels qui contribuent au bon fonctionnement des chaînes logistiques. L’absence de ces documents peut entraîner des délais d’attente plus longs, une mauvaise gestion des expéditions et une baisse de l’efficacité de l’ensemble de la transaction. Selon la même étude mentionnée précédemment, 30 % des commandes sont encore reçues sans l’émission d’ASN ou d’autres documents B2B nécessaires.
Le coût estimé du traitement d’une commande d’achat sans ASN ou avis d’expédition est de 78 dollars par commande. Ce montant est incroyablement élevé si on le compare au même processus utilisant un EDI, au cours duquel le coût est identifié comme se situant entre 0,01 et 0,02 $ par commande (3).
Toutes statistiques mises à part, l’établissement d’un canal EDI peut clairement mener à des complications et à des irrégularités. Cependant, même si vous devez mettre en œuvre l’EDI en raison de partenariats avec des entreprises, des communications EDI saines peuvent conduire à des relations de travail positives et durables. Les bénéfices peuvent être énormes, quelle que soit la raison pour laquelle vous avez choisi d’utiliser l’EDI en premier lieu.
A l’avenir, la mise en œuvre de l’EDI soulève une série de questions auxquelles il faut répondre avant d’entreprendre quoi que ce soit. En fait, la décision de passer à l’EDI est en soit un processus réfléchi, immersif et complexe.
Références
- https://www.digitalcommerce360.com/2020/06/01/why-edi-still-has-a-big-role-to-play-in-b2b-ecommerce/
- https://www.edibasics.com/benefits-of-edi/
Autres références
https://edi3.dicentral.com/edi-implementation
https://www.sciencedirect.com/topics/computer-science/electronic-data-interchange
https://www.ibm.com/in-en/topics/edi-electronic-data-interchange
