Aujourd’hui, la transformation digitale des entreprises n’est plus un choix mais une nécessité. Pourtant, cette transformation n’a rien d’uniforme ou de linéaire. Elle est plurielle, multidimensionnelle, et souvent complexe. Optimiser l’expérience collaborateur, améliorer l’expérience client, renforcer l’efficience des activités, etc. Les défis sont nombreux, et ils s’inscrivent dans un contexte mouvant : nouveaux modes de travail, attentes en constante évolution, outils numériques de plus en plus nombreux et fragmentés…
Alors comment structurer une transformation digitale pertinente, durable et cohérente ? Tout commence par une feuille de route, construite en trois étapes : l’exploration, la vision et la mise en action.
Les trois étapes pour réussir la transformation digitale de son entreprise
1. Explorer pour comprendre les enjeux et poser un diagnostic
Cette première étape consiste à plonger au cœur de votre organisation pour en saisir les spécificités.
- Comprendre les enjeux : identifiez les objectifs en tenant compte de votre organisation actuelle, de vos limites technologiques et structurelles.
👉 Quels sont les défis que nous rencontrons actuellement dans notre entreprise ?
- Diagnostiquer votre maturité numérique : évaluez les forces et les faiblesses de votre entreprise pour obtenir une vision claire de votre chaîne de valeur existante. Cela inclut souvent un dialogue avec les différentes directions, les métiers et les équipes SI, ainsi que l’analyse des outils et processus existants.
👉 Quel est le niveau de maturité digitale de mon entreprise ? Dans le processus de dématérialisation de factures par exemple ? La facturation électronique est-elle déjà mise en place ?
- Remonter les attentes des utilisateurs : comprendre les besoins réels de vos clients et collaborateurs est crucial pour une transformation réussie.
👉 Quels sont les besoins fonctionnels et les demandes des parties prenantes ? Quelles sont les contraintes organisationnelles … ?
2. Définir une vision commune et structurée de la transformation
Une fois les constats posés, il est temps de définir où vous souhaitez aller.
- Repenser ses processus métiers : analysez et approfondissez les besoins utilisateurs pour optimiser leur expérience.
- Co-construire avec les acteurs clés : impliquez les parties prenantes (directions, managers, collaborateurs) dans des ateliers pour définir les axes de transformation.
- Embarquer les collaborateurs : testez les premières idées auprès des utilisateurs internes et des partenaires pour les ajuster selon leur faisabilité et leur impact.
3. Mettre en action : planifier, tester, déployer
Dernière étape, la mise en œuvre opérationnelle de la transformation. Il ne s’agit plus de réfléchir mais d’agir :
- Elaborer son plan d’action : séquencez et planifiez les actions à travers un planning détaillé.
- Organiser et documenter sa transformation : assurez une communication claire et une gestion rigoureuse du projet.
- Coconstruire des scénarios d’organisation avec les parties prenantes : sur la base des chantiers identifiés, définissez les moyens à mettre en œuvre.
- Tester les scénarios auprès d’un groupe pilote : avant un déploiement à grande échelle, validez l’efficacité des scénarios.
- Inscrire les scénarios dans le temps : formalisez les plans d’action et les orientations stratégiques dans des référentiels (schémas directeurs ou feuille de route).
- Accompagnement à la montée en compétences : assurez-vous que les collaborateurs sont formés et accompagnés dans cette transition.
Etudes de cas
Automatisation de la gestion des factures fournisseurs et clients
Face à la croissance de son activité et aux exigences réglementaires à venir (réforme de la facturation électronique 2026), une entreprise souhaitait centraliser et automatiser la gestion de ses factures fournisseurs et clients.
Les objectifs étaient :
- Optimiser ses coûts ;
- Se conformer à la réforme ;
- Mieux suivre ses engagements de dépenses ;
- Sécuriser ses données financières.
Gestion des factures fournisseurs
Cette entreprise a choisi la solution Compleo Invoice Platform (CIP) de Symtrax pour automatiser la gestion de ses factures fournisseurs. Elle permet :
- La collecte et la vérification des données grâce à l’IA ;
- La validation des factures et leur rapprochement avec les projets en cours ;
- Le suivi des paiements et la vérification des informations bancaires.
Ce processus automatisé a permis de rationaliser le travail de plus de 40 collaborateurs et d’accroître la visibilité sur les dépenses.
Gestion des factures clients
L’entreprise a également automatisé l’envoi de ses 200 factures mensuelles vers Chorus Pro, destinées au secteur public. Ce processus, auparavant manuel et chronophage, est désormais fluide et sécurisé. Résultat :
- Réduction du temps de traitement de 5 minutes par facture,
- Diminution des retards de paiements.
- Amélioration de la trésorerie.
Sécurité et conformité assurées
Grâce à CIP, cette entreprise anticipe sereinement la réforme 2026. En s’appuyant sur Symtrax, positionné comme Plateforme de Dématérialisation Partenaire (PDP), l’entreprise assure sa conformité future et renforce la sécurité de ses flux de factures face aux risques de cyberattaques.
👉 Lire le témoignage inspirant de l’entreprise Urbanis
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Modernisation des processus grâce à la signature électronique
Pour renforcer son efficacité opérationnelle, une société a entrepris une digitalisation de ses processus, en remplaçant les tâches manuelles fastidieuses par une solution de signature électronique.
Le contexte initial
L’entreprise traitait 3500 documents par mois (devis, contrats, bons de commande…). Ces documents étaient remplis à la main, envoyés et retournés par email. Ces pratiques entraînaient des erreurs ou omissions, des retards, et provoquaient des pertes de temps considérables pour les clients et les équipes internes.
Le choix de Compleo WebSign
Dans ce contexte, cette entreprise avait une forte volonté de professionnaliser ses échanges. Elle a alors opté pour la solution de signature électronique de Symtrax, Compleo WebSign. Cela a permis :
- Adresser les documents en vue de leur signature par le biais d’un lien transmis par mail,
- D’automatiser le retour des documents signés vers les outils internes,
- De sécuriser les échanges de documents et pièces jointes.
La solution offre également des fonctionnalités avancées telles que la personnalisation de workflows, la double authentification et une traçabilité complète avec un fichier de preuve.
Des résultats concrets et mesurables
- Gain de temps : un devis peut être signé en 5 ou 10 minutes, contre plusieurs jours auparavant.
- Sécurité renforcée avec l’intégrité et la traçabilité garanties des documents.
- Expérience utilisateur améliorée, sans modification des habitudes de travail des utilisateurs.
👉 Lire le témoignage de l’entreprise PowR Connect.
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