Comment une entreprise doit-elle aborder la transformation digitale de ses échanges documentaires ?

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Ces derniers mois, nos manières de vivre, de travailler ou encore d’échanger ont dû brusquement évoluer. Les entreprises ont dû apprendre à se réinventer. Elles disposent pour cela de nombreux outils technologiques, mais il est important que ceux-ci fluidifient les échanges sans alourdir la charge de travail des employés. Dans cette perspective, il est important de souligner que transformation digitale et numérisation des processus documentaires ne sont pas équivalentes. Voici pourquoi.

Transformation digitale, numérisation et dématérialisation… Quelle différence ?

L’expression « transformation digitale » renvoie à l’action d’utiliser des technologies digitales afin de rendre les processus traditionnels plus efficaces.

La numérisation correspond  quant à elle à la simple conversion des informations d’un support en données numériques. L’objectif de la transformation digitale est bel et bien d’améliorer la performance et de contribuer à une élévation globale des fonctionnements de l’entreprise ; il n’est pas question de répliquer à l’identique ou d’effectuer des traitements en parallèle de ceux existants.

Enfin, la dématérialisation fait référence au fait de produire directement des documents au format numérique à partir, par exemple, d’un ERP.

La digitalisation des processus documentaires : le cas de la facturation client.

Le contexte sanitaire a amené un grand nombre d’entreprises à devoir trouver des solutions rapides pour digitaliser leurs échanges documentaires. Cette situation particulière a permis aux entreprises de mesurer l’importance de dématérialiser leurs processus.

Si un envoi par courriel d’une facture (au format pdf par exemple) par le service comptable fait partie du processus de facturation dématérialisé, on ne peut pas véritablement parler de transformation digitale. En effet, plusieurs actions manuelles restent nécessaires, et le traitement n’est pas optimisé. La mise en place d’une solution automatisée d’e-facturation permettant de discriminer et de conditionner le traitement à appliquer à un flux numérique de facturation serait préférable. Par exemple, il est possible d’imaginer un fonctionnement autour de 3 points :

  • La partie du flux de facturation à destination de l’Etat est automatiquement déposée sur la plateforme Chorus Pro
  • La partie du flux de facturation pour les plus gros clients est effectuée grâce à l’échange de formats structurés standards (Peppol, EDI, plateforme web etc…)
  • Le reste de la facturation est automatiquement envoyé au destinataire par un e-mail contenant un lien qui permettra de vérifier si la facture a été lue ou non.

En amont, l’ajout d’un mécanisme de validation électronique et d’archivage numérique automatique peuvent s’inscrire pleinement dans la transformation digitale de votre processus de facturation.

Repenser les processus pour mieux les optimiser

Nous l’avons vu, le passage au tout numérique ne consiste pas en une simple réplique des processus existants. Il est bel et bien question de repenser complètement les fonctionnements et habitudes de l’entreprise pour les optimiser. Les technologies évoluent ; dans ce contexte, il est important pour la compétitivité des entreprises de tirer le meilleur des nouveaux outils mis à leur disposition

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