Cas 3/5 : Vous voulez faire valider des documents avant leur envoi
Le point important dans ce cas est la vérification. Qu’il s’agisse de contrats de travail, de solde de tout compte pour ce qui concerne la fonction RH ; de valider des documents; bon de commande, un contrat de revente par le chef des ventes ; un accord de partenariat que le service juridique … les validations hiérarchiques ou fonctionnelles sont légion dans les entreprises.
Parfois, un workflow de validation standard – sans nécessité d’apposer une signature – suffit. Mais si une tierce partie interne (comptabilité, finance …) attend la preuve de la validation, apposer une signature numérisée s’avère utile. Et lorsque le document a une valeur juridique, il est alors nécessaire d’apposer une signature électronique sécurisée, certifiant que le valideur est bien la personne habilitée à signer pour le compte de l’entreprise. Techniquement, il est possible d’imaginer que ce certificat est stocké dans un fichier, ou sur un dongle.
On le voit, il est possible de varier à l’infini la complexité des circuits de validation et le niveau de sécurité des signatures, en se fondant sur la nature du document, le bénéficiaire du document ou encore le caractère sensible de l’industrie (pharmaceutique, armement, aérospatial …).
L’association des modules Compleo Layout, Supervisor et Reviewer offre une richesse de fonctionnalités permettant de traiter tous les cas de validation possibles.
