Une preuve de concept (Proof of Concept, POC en anglais) consiste à évaluer la faisabilité et la viabilité d’un produit ou service avant d’investir des ressources plus importantes pour son développement.
Pourquoi recourir à un Proof Of Concept ?
Il existe de multiples raisons pour lesquelles une entreprise souhaite recourir à un POC :
- Tester l’intérêt et la faisabilité d’une solution : le rôle d’un POC est de démontrer la viabilité d’un concept avant de le mettre en œuvre à plus grande échelle. Il permet de s’assurer de la pérennité et de la stabilité stratégique du projet.
- Limiter les coûts et les risques liés au projet : il est nécessaire d’identifier les risques en amont du projet afin de réduire les incertitudes. Le POC permet également d’estimer le budget du projet afin de limiter les risques financiers.
- Recueillir les retours des utilisateurs : le Proof-of-Concept permet de mieux comprendre les besoins des utilisateurs finaux. Il est aussi possible de recourir à un POC pour convaincre les parties prenantes (direction, finance, IT…) de l’intérêt et de la pertinence du projet.
- Communiquer sur le projet : le POC constitue un outil de communication interne et externe pour présenter le projet.
Par exemple si vous souhaitez mettre en place une solution de dématérialisation, le recours à un POC peut s’avérer utile dans ces deux situations :
- Vous avez déjà fait appel à un prestataire et vous souhaitez mettre en place une phase de test afin de vérifier si la solution est adaptée et apporter les ajustements nécessaires.
- Vous hésitez entre deux partenaires et vous souhaitez déterminer la solution qui correspond le plus aux besoins de votre entreprise.
Comment est mené un Proof of Concept (POC) dans le cadre d’un projet de dématérialisation ?
La réussite d’un Proof of Concept repose sur plusieurs éléments clés. Elle doit respecter plusieurs phases :
1. Phase de cadrage
En premier lieu, il est nécessaire de bien comprendre le contexte et de définir les objectifs du POC afin d’identifier clairement ce que vous souhaitez démontrer ou valider avec celui-ci. Quel problème voulez-vous résoudre ? Quels processus ou documents souhaitez-vous dématérialiser ? Cette étape permettra de délimiter le périmètre du POC afin que la solution soit testée dans les meilleures conditions.
Il est donc important d’avoir en tête toutes les questions qui permettront de définir le périmètre de la preuve de concept ainsi que ses modalités d’exécution.
En tant que client faisant appel à un prestataire pour la mise en place d’un Proof-of-Concept, vous pouvez vous poser les questions suivantes :
- Quelle est cette entreprise et quel est son domaine et niveau d’expertise ?
- A-t-elle déjà travaillé sur des projets similaires au nôtre ? Cette entreprise est-elle capable de fournir les services nécessaires pour mener un POC ?
- Quel est le processus de travail de l’entreprise pour élaborer un POC ? Comment se déroulera la communication avec nos équipes ?
- Quel est le délai du projet et quelles seront les étapes clés indispensables à son bon déroulement ?
- Quel sera le coût ? Quelles seront les ressources humaines et matérielles nécessaires à son déploiement ?
- Comment peut-elle s’assurer que ce POC correspondra bien à la stratégie de notre entreprise ?
- L’entreprise formera et accompagnera-t-elle l’équipe interne à l’utilisation des nouveaux outils ?
- Comment prévoit-elle de partager les résultats obtenus avec l’équipe interne ?
- Comment va-t-elle garantir la confidentialité des informations ? Conservera-t-elle tous les droits d’usage du POC ?
Cette étape est indispensable et permettra de cadrer votre Proof-of-Concept de manière représentative et de minimiser les risques.
Notre conseil : Afin de fixer rapidement les objectifs d’un POC, il est important de comprendre les besoins métier, de se concentrer sur des objectifs spécifiques et réalistes et enfin, d’impliquer toutes les parties prenantes dans le processus.
2. Etude de la faisabilité
La prochaine étape aura pour but de présenter une première version de la solution qui permettra de répondre à la question « comment est-ce faisable ? ». Pour déterminer la faisabilité de la solution, il est nécessaire d’évaluer sa performance technique et économique.
- Faisabilité technique : cette étude vise à déterminer les ressources techniques, humaines et matérielles permettant de répondre aux exigences du projet. Il est donc indispensable de se poser les questions suivantes :
- Le projet est-il faisable techniquement ?
- Quels sont les risques techniques associés à ce projet ?
- Quels sont les besoins en termes d’infrastructure et de matériel pour mettre en place ce projet ?
- Le projet nécessite-t-il des compétences techniques spécifiques ou peut-il être réalisé par des personnes ayant des compétences générales ? etc.
- Viabilité économique : cette analyse est essentielle afin de s’assurer que le projet peut être rentable financièrement et pérenne à long terme. Il est donc important d’estimer les coûts liés à la mise en place du projet avec précision (coûts de développement, d’infrastructure, maintenance…). Vous pouvez donc vous poser les questions suivantes :
- Quel sera le coût final ?
- Avons-nous les ressources nécessaires pour financer les coûts d’investissement et d’exploitation ? etc.
- Quels sont les bénéfices estimés à la suite de la mise en place de la solution ?
- In fine, ce projet sera-t-il rentable ?
Notre conseil : Il est également indispensable d’évaluer les risques qui pourraient avoir un impact négatif sur le fonctionnement de votre entreprise.
3. Création d’un produit minimum viable (PMV)
L’idée est de mettre en œuvre la solution dans des conditions réelles sur un premier processus ou sur un échantillon représentatif de la volumétrie totale. Le but est de tester et valider les fonctionnalités et les caractéristiques du produit. Il confirmera les conditions de réalisation du concept initial, notamment sa faisabilité technique. Il peut également être utilisé pour recueillir les avis des utilisateurs (leurs ressentis, leur expérience, les points forts et points bloquants…) L’objectif sera de déterminer et d’identifier rapidement les problèmes techniques ou fonctionnels, et de proposer des améliorations avant de déployer la solution à plus grande échelle.
Notre conseil : La réussite d’un PMV dépend en grande partie de l’expérience utilisateur. Il est donc important de comprendre leurs besoins et leurs préférences et de déterminer si la solution est simple à utiliser.
4. Bilan du Proof of Concept (POC)
Lors de cette dernière phase, il est temps de prendre une décision et de se poser certaines questions lors du bilan :
- Les résultats obtenus répondent-ils aux objectifs définis en amont ? Ont-ils démontré la faisabilité technique du projet ?
- Les résultats sont-ils cohérents par rapport à notre stratégie d’entreprise ?
- Ont-ils permis d’identifier les potentiels obstacles ou risques qui pourraient survenir lors de la mise en œuvre du projet ?
- Est-ce suffisamment convaincant pour justifier l’investissement supplémentaire au déploiement futur du projet ?
- Les ressources indispensables à la mise en place complète du projet seront-elles suffisantes ?
- Quels ont été les conditions d’échange et de collaboration avec l’équipe interne ?
- Quels ont été les retours des parties prenantes ?
- Quelles sont les prochaines étapes pour poursuivre le projet ? etc.
Ces quatre étapes ne sont pas applicables à tous les projets. Tout dépend du type de projet, des objectifs et des ressources disponibles.
Si les résultats sont concluants, vous pouvez poursuivre le projet avec le prestataire. Dans le cas contraire, vous pouvez décider de mettre fin au projet ou de demander des modifications supplémentaires avant de continuer.
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