Facturation électronique en Espagne : que faut-il savoir ?

Au sein de l’Union Européenne, l’Espagne fait partie des nations européennes les plus avancées en matière de facturation électronique.

Facturation électronique obligatoire en Espagne dans la sphère publique

Depuis janvier 2015, l’Espagne rend la facturation électronique obligatoire dans le secteur public lorsque le montant de la facture est supérieur à 5000 euros. Afin de faciliter son adoption, l’administration espagnole a mis en place une plateforme centralisée, similaire à Chorus Pro en France, et qui se nomme FACe. Elle permet aux administrations de recevoir et de traiter des factures électroniques dans le format standard national, Facturae (format XML).

Les factures au format FacturaE doivent contenir, au minimum, un certain nombre d’informations et d’exigences. Vous pouvez retrouver les mentions légales ici.

Quelques mots sur la loi Crea y Crece

Dans la continuité de FACe, l’Espagne étend désormais la facturation électronique aux échanges interentreprises (B2B). En effet, le gouvernement espagnol a approuvé le projet de loi sur la création et la croissance des entreprises « Crea y Crece », publié au Bulletin Officiel de l’Etat (BOE) le 29 septembre 2022. Cette loi rendra l’usage de la facture électronique obligatoire dans les relations commerciales entre entreprises. Elle oblige ainsi les entreprises à créer, envoyer et recevoir des factures au format électronique.

Cette loi s’inscrit dans le cadre du plan de relance dont l’objectif est d’accélérer la croissance des entreprises espagnoles. Elle permettrait également d’obtenir un meilleur contrôle des paiements effectués, une réduction des coûts de transaction ainsi qu’une plus grande transparence de l’information.

Développement de la facturation électronique en Espagne en B2B (Business-to-Business)

La loi Crea y Crece prévoit les obligations suivantes, applicables à toutes les entreprises :

• L’émission et la réception obligatoire des factures au format électronique dans le cadre des échanges B2B.
• La transmission des informations de la part de l’émetteur et du destinataire concernant l’état et le cycle de vie des factures électroniques.
• La libre interconnexion et interopérabilité des solutions ou plateformes de facturation électronique.
• Les destinataires des factures peuvent demander une copie pendant 4 ans à compter de la date d’émission de la facture. Si le destinataire n’est plus client des entreprises émettrices, l’accès aux factures peut être maintenu pour une durée de 3 ans.
• Les destinataires des factures ne peuvent pas imposer à l’émetteur l’utilisation d’une solution, d’une plateforme ou bien de faire appel à un prestataire de services spécifique.
• Les factures électroniques doivent être conformes selon les dispositions du règlement.

Le cadre réglementaire de la réforme espagnole

Le 15 juin 2023, le gouvernement espagnol a apporté des spécifications relatives à la réforme par la publication d’un décret royal. Les entreprises seront tenues de générer et de transmettre des factures électroniques, conformément à l’arrêté royal.

Les formats acceptés

Toutes les factures électroniques devront être conformes à la norme sémantique européenne EN16931. L’un des formats suivants doit être respecté :

• XML UN/CEFACT CII (Cross Industry Invoice) élaboré par le CEFACT-ONU, spécifié dans les schémas XML 16B (SCRDM-CII).
• XML UBL (Universal Business Language) défini dans la norme ISO/IEC 19845:2015.
• EDIFACT conformément à la norme ISO 9735.
• Facturae

Afin d’assurer l’interopérabilité entre les plateformes privées de facturation électronique, les opérateurs de ces plateformes doivent être en mesure de convertir les factures dans l’un des formats requis, tout en garantissant l’authenticité de leur origine et l’intégrité de leur contenu.

Toutes les factures électroniques émises par l’intermédiaire de plateformes privées doivent être signées par l’émetteur au moyen d’une signature électronique avancée. De plus, quelle que soit la syntaxe utilisée, les émetteurs doivent s’assurer d’envoyer une copie de la facture à la plateforme publique.

Plateformes privées et plateforme publique de facturation : les dispositions réglementaires

Les factures électroniques peuvent être échangées via les plateformes privées, par la plateforme publique espagnole ou une combinaison des deux. Les entreprises qui souhaiteront recourir à la plateforme publique devront se conformer au format Facturae et les factures devront inclure l’ensemble des mentions obligatoires.

Les plateformes privées qui souhaiteront se connecter à la plateforme publique devront répondre aux exigences suivantes :

a) Détenir la certification ISO/IEC 27001 ;

b) Utiliser des protocoles sécurisés (AS2 ou AS4) pour la transmission des informations ;

c) Avoir la possibilité d’ajouter une signature électronique avancée ;

d) Être en mesure d’échanger des factures électroniques dans tous les formats pris en charge;

e) Assurer la disponibilité du service ;

f) Garantir la confidentialité des données ;

h) Garantir la libre interconnexion et interopérabilité avec d’autres plateformes.

Projet d’arrêté ministériel (RT 1007/2023) – 6 décembre 2023

Des changements significatifs ont été apportés au règlement approuvé par le décret royal du 30 novembre 2023 définissant les exigences techniques et fonctionnelles des systèmes et logiciels électroniques utilisés par les entrepreneurs et les professionnels dans l’exercice de leurs activités.

• Chaque facture doit inclure un QR code permettant la représentation graphique partielle de son contenu. Pour les factures électroniques, cette représentation graphique peut être remplacée par le contenu représenté par le QR code.
• Qu’elles soient électroniques ou non, toutes les factures doivent obligatoirement comporter la mention « facture vérifiable sur le site de l’administration fiscale « AEAT » ou « VERI*FACTU » uniquement dans les cas où le système informatique transmet tous les enregistrements de facturation à l’administration fiscale.
• L‘authenticité de l’origine et l’intégrité du contenu de la facture seront présumées établies si elle a été émise à l’aide d’un système ou d’un logiciel conforme aux exigences du règlement.

Pour en savoir plus : https://www.boe.es/eli/es/rd/2023/12/05/1007

Le calendrier de mise en œuvre de la facturation électronique obligatoire en Espagne

A l’instar de nombreux pays qui appliquent la facturation électronique, la réforme en Espagne s’appliquera en deux temps distincts.

Les dates retenues à ce jour sont les suivantes :

• Pour les entreprises dont le chiffre d’affaires annuel est supérieur à 8 millions d’euros, le délai de mise en œuvre sera d’un an après l’approbation du développement réglementaire.
• Pour toutes les autres entreprises dont le chiffre d’affaires est inférieur à 8 millions d’euros, le délai de mise en œuvre sera de deux ans après l’approbation du développement réglementaire.

Cela signifie que l’obligation de facturation électronique B2B sera effective pour les grandes entreprises assujetties à compter de printemps/été 2024.

Comment envoyer une facture électronique de la France vers l’Espagne ?

Vous êtes un fournisseur français et vous souhaitez facturer un client en Espagne ?

Dans le cadre du secteur public, votre facture doit être envoyée via la plateforme publique FACe. Il est donc primordial de recourir à une solution de facturation permettant de créer vos factures électroniques conformes au format établi (Facturae) par les administrations publiques espagnoles.

👉 Regardez notre video sur l’envoi automatique de factures à FACe

De plus, il est indispensable d’appliquer un certificat numérique avant le dépôt de la facture sur la plateforme.

Pourquoi choisir Symtrax et Compleo Hybrid pour la facturation électronique en Espagne ?

Nous accompagnons toutes les entreprises souhaitant se conformer aux exigences comptables et fiscales en Espagne. Notre solution Compleo Hybrid peut se connecter à votre environnement existant pour traiter vos documents sortants. Il peut les convertir dans le format requis et les envoyer automatiquement à la plateforme FACe, en parallèle de leur archivage et/ou de leur distribution.

De plus, nous sommes Point d’Accès Certifié Peppol. Symtrax vous permet ainsi de gérer vos échanges électroniques avec de nombreux autres pays dans le monde.