Facturation électronique en Espagne : que faut-il savoir ?

Au sein de l’Union Européenne, l’Espagne fait partie des nations européennes les plus avancées en matière de facturation électronique.

Facturation électronique obligatoire en Espagne dans la sphère publique

L’Espagne a rendu la facturation électronique obligatoire pour les transactions entre entreprises et entités du secteur public (B2G) dès janvier 2015, pour toutes les factures de plus de 5000 euros. Cette obligation s’est ensuite étendue à toutes les factures, quel que soit leur montant.

Afin de faciliter son adoption, l’administration espagnole a mis en place une plateforme centralisée, similaire à Chorus Pro en France, et qui se nomme FACe. Elle permet aux administrations de recevoir et de traiter des factures électroniques.

A noter : la plupart des régions espagnoles utilisent FACe, à l’exception du Pays basque qui a son propre système, Ticket BAI et son format « TBAI » (XML).  

Les formats acceptés

Le format de facture électronique national et obligatoire pour le B2G est Facturae (format XML).

D’autres formats, conformes à la norme sémantique européenne EN16931  peuvent être acceptés :

• XML UN/CEFACT CII (Cross Industry Invoice) élaboré par le CEFACT-ONU, spécifié dans les schémas XML 16B (SCRDM-CII).
• XML UBL (Universal Business Language) défini dans la norme ISO/IEC 19845:2015.
• EDIFACT conformément à la norme ISO 9735.

Les factures au format FacturaE doivent contenir, au minimum, un certain nombre d’informations et d’exigences. Vous pouvez retrouver les mentions légales ici.

Signature électronique 

Les factures électroniques doivent être signées électroniquement avec un certificat qualifié (signature XAdES).

Développement de la facturation électronique en Espagne en B2B (Business-to-Business)

Dans la continuité de FACe, l’Espagne étend désormais la facturation électronique aux échanges interentreprises (B2B). En effet, le gouvernement espagnol a approuvé le projet de loi sur la création et la croissance des entreprises « Crea y Crece », publié au Bulletin Officiel de l’Etat (BOE) le 29 septembre 2022. Cette loi rendra l’usage de la facture électronique obligatoire dans les relations commerciales entre entreprises. Elle oblige ainsi les entreprises à créer, envoyer et recevoir des factures au format électronique.

Cependant, même si le règlement a été soumis à consultation publique en mars 2023, il n’est toujours pas entré en vigueur. Il est probable que la règlementation soit approuvée en 2026 ou 2027.

Le calendrier initialement engagé était le suivant :

• Les entreprises ayant un chiffre d’affaires annuel supérieur à 8 millions d’euros disposeraient d’un délai d’un an après l’approbation du développement réglementaire pour appliquer la facture électronique. Par conséquent, ces entreprises auraient potentiellement jusqu’en 2026 ou 2027 pour adapter leur système, en fonction de la date d’approbation finale.
• Dans le cas des entreprises ayant un chiffre d’affaires annuel inférieur à 8 millions d’euros, elles disposeront d’un délai de deux ans après l’entrée en vigueur du règlement pour commencer à émettre des factures électroniques. Ces entreprises devraient donc adopter la facture électronique au plus tard en 2028.

A noter : ces dates peuvent encore être sujettes à des ajustements en fonction de la publication définitive du règlement technique.

Les formats utilisés

Les formats acceptés sont :

• XML UN/CEFACT CII 
• XML UBL  
• EDIFACT 
• FacturaE 

Plateformes de facturation électronique

Pour les échanges B2B, la plateforme FACeB2B, une extension gratuite de FACe, a été mise en place en 2018. Cependant, son avenir est incertain avec l’arrivée de la future obligation B2B et la potentielle nouvelle plateforme centrale SPFE (Solución Pública de Facturación Electrónica).

L’utilisation de prestataires de services certifiés (modèle à 5 coins comparable au modèle français) est envisagée mais reste encore à confirmer.  

Obligations de déclaration des données – eReporting

Les entreprises assujetties à la TVA doivent transmettre leurs données de facturation à l’administration fiscale, sur une plateforme appelée « Suministro Inmediato de Informacio » (SII). Toutes les transactions doivent être déclarées, quel que soit leur montant, pour les ventes et achats B2B, B2G et B2C sur le territoire national et au sein de l’UE. Les données doivent être soumises à l’AEAT (Administration fiscale espagnole) dans un délai de quatre jours calendaires suivant la date d’émission de la facture ou d’enregistrement comptable.

Cette obligation s’applique principalement aux :

• Grandes entreprises dont le chiffre d’affaires annuel dépasse 6 millions d’euros.
• Les entreprises relevant du régime de TVA mensuel REDEME (« Régimen de devolución mensual ») ;

Les petites et moyennes entreprises (PME) peuvent utiliser le SII sur une base volontaire.

Veri*Factu (Sistema de facturación con software certificado)

Toutes les entreprises non soumises au SII devront se conformer aux exigences de Veri*Factu à partir du 1er janvier 2026. Dans le cadre de cette nouvelle obligation, les logiciels de facturation doivent garantir l’intégrité, la conservation, l’accessibilité, la lisibilité et l’inaltérabilité des enregistrements de facturation.

Toutes les factures doivent être soumises à l’AEAT (format XML) avant de pouvoir être remises à leur destinataire final dans n’importe quel format (par exemple, papier, PDF). Une fois validée, l’AEAT renverra un QR code qui devra être inclus sur la facture.

Pour en savoir plus : https://www.boe.es/eli/es/rd/2023/12/05/1007

Archivage

Les factures doivent être archivées pendant 6 ans, mais l’administration fiscale peut effectuer des contrôles jusqu’à 4 ans après la fin de la période fiscale correspondante.

Comment envoyer une facture électronique de la France vers l’Espagne ?

Vous êtes un fournisseur français et vous souhaitez facturer un client en Espagne ?

Dans le cadre du secteur public, votre facture doit être envoyée via la plateforme publique FACe. Il est donc primordial de recourir à une solution de facturation permettant de créer vos factures électroniques conformes au format établi (Facturae) par les administrations publiques espagnoles.

👉 Regardez notre video sur l’envoi automatique de factures à FACe

De plus, il est indispensable d’appliquer un certificat numérique avant le dépôt de la facture sur la plateforme.

Pourquoi choisir Symtrax et Compleo Hybrid pour la facturation électronique en Espagne ?

Nous accompagnons toutes les entreprises souhaitant se conformer aux exigences comptables et fiscales en Espagne. Notre solution Compleo Hybrid peut se connecter à votre environnement existant pour traiter vos documents sortants. Il peut les convertir dans le format requis et les envoyer automatiquement à la plateforme FACe, en parallèle de leur archivage et/ou de leur distribution.

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