Facturation électronique en Europe : les nouvelles exigences dans le Benelux

Dans plusieurs juridictions, la facturation électronique est obligatoire pour les transactions B2G et fortement encouragée pour les transactions B2B. C’est notamment le cas pour les pays membres du Benelux : la Belgique, le Luxembourg ainsi que les Pays Bas.

Écrit par
Justine Ode Marketing associate

Publié le
21 mars 2024

La directive européenne 2014/55/UE a joué un rôle crucial dans la généralisation de la facturation électronique pour les échanges avec le secteur public au sein de l’Union européenne. Dans plusieurs juridictions, la facturation électronique est désormais devenue obligatoire pour les transactions impliquant le secteur public (B2G).

Parallèlement, de nombreux pays encouragent les entreprises à adopter la facturation électronique pour leurs transactions inter-entreprises (B2B). C’est notamment le cas pour les pays membres du Benelux : la Belgique, le Luxembourg ainsi que les Pays Bas.

La Belgique

Les échanges B2G

Le Parlement belge a adopté le décret royal du 9 mars 2022, qui établit de nouvelles exigences en matière de facturation électronique en Belgique pour le secteur public.

Le calendrier de mise en œuvre exige des fournisseurs assujettis à la TVA qu’ils émettent des factures électroniques en se basant sur la date de publication de l’appel d’offres et la valeur du contrat avec l’organisme public (hors TVA), comme suit :

L’obligation s’est appliquée à partir du 1er novembre 2022 pour les contrats égaux ou supérieurs à 215 000 euros ;
A partir du 1er mai 2023 pour les contrats égaux ou supérieurs à 30 000 euros ;
A partir du 1er novembre 2023 pour les contrats inférieurs à 30 000 euros.

Les contrats inférieurs à 3 000 euros sont exemptés de l’obligation de facturation électronique.

Les entreprises doivent envoyer leurs factures via le réseau Peppol. Pour faciliter l’accès des fournisseurs à ce réseau, le gouvernement belge a mis en place le portail Mercurius, connecté au réseau Peppol via des points d’accès certifiés. Par cette plateforme, tous les services publics belges peuvent recevoir, traiter et envoyer des factures électroniques ou d’autres documents.

Les transactions B2B

Le 6 février 2024, la Chambre des représentants de Belgique a adopté la loi rendant obligatoire la facturation électronique B2B. Les dispositions entreront en vigueur dans leur intégralité au 1^er janvier 2026. À partir de cette date, les destinataires assujettis ne pourront pas refuser les factures au format électronique.

Les entreprises qui ne disposent pas d’un logiciel approprié peuvent se tourner vers la plateforme HERMES. Celle-ci permet d’envoyer une facture électronique structurée à toutes les entreprises de Belgique. Elle est principalement utilisée lorsque le destinataire n’est pas encore connu du réseau PEPPOL, afin que l’expéditeur ne soit pas mis dans l’impossibilité technique d’envoyer sa facture électronique.

La Belgique souhaite privilégier le format Peppol-BIS répondant aux normes européennes (il s’agit d’un XML UBL tel que défini dans la norme ISO/IEC 19.845:2015).

Le Luxembourg

Au Luxembourg, la loi du 13 décembre 2021 instaure l’obligation pour les opérateurs économiques d’envoyer électroniquement leurs factures à l’Etat (B2G), dans le cadre des marchés publics ou de contrats de concession. Elle prévoit notamment :

L’obligation pour les entreprises d’émettre et de transmettre des factures au format électronique, notamment des fichiers XML ou qui contiennent de l’XML ;
L’obligation pour les organismes publics d’utiliser le réseau Peppol pour la réception de leurs factures. En l’absence de point d’accès, ils peuvent recourir au point d’accès Peppol mis à disposition par le Centre des technologies de l’information de l’Etat (CTIE).
L’obligation pour les ministères et les administrations de l’Etat d’utiliser le point d’accès Peppol du CTIE.

Ces obligations sont devenues effectives depuis le 18 mars 2023 pour tous les opérateurs économiques, quelle que soit la taille de l’entreprise.

Les relations interentreprises (B2B) ou entre entreprises et consommateurs (B2C) ne sont pas soumises à l’obligation d’émettre des factures électroniques. Cependant, la Chambre de Commerce du Luxembourg encourage vivement toutes les entreprises à passer à la facture électronique.

Les formats autorisés

Les factures électroniques doivent comporter l’une des deux syntaxes suivantes :

XML UBL (Universal Business Language).
XML UN/CEFACT CII (Cross Industry Invoice).

Le principe de fonctionnement

Les entreprises peuvent générer et émettre une facture électronique par le biais de :

L’utilisation d’un logiciel de comptabilité comportant un module d’envoi via le réseau Peppol ;
Une plateforme en ligne SaaS ;
La mise en place de son propre accès Peppol (pour les grandes entreprises).

Il est également possible d’encoder manuellement la facture dans un formulaire sur Guichet.lu mais cette démarche est considérée comme une solution temporaire pour les TPE.

Les Pays Bas

La législation néerlandaise a mis en œuvre la facturation électronique B2G conformément à la directive européenne 2014/55/UE. Depuis 2019, toutes les autorités publiques sont tenues de pouvoir recevoir et traiter des factures électroniques. Les administrations publiques centrales se connectent à la plateforme Digipoort, reliée au réseau Peppol, permettant ainsi la réception des factures électroniques au format PEPPOL BIS 3.0.

A ce jour, la facturation électronique pour les échanges B2B n’est pas encore obligatoire mais elle est vivement encouragée.

Comment envoyer une facture électronique au gouvernement central néerlandais ?

Il existe plusieurs options pour envoyer une facture électronique au gouvernement :

Les fournisseurs peuvent se connecter au portail de facturation électronique du gouvernement central, et saisir manuellement les factures. Le portail génère ensuite une facture électronique envoyée via la plateforme Digipoort au gouvernement central. Ce moyen convient pour les entreprises ayant un faible volume de factures à envoyer.
Pour les fournisseurs disposant d’un volume plus important de factures, ils peuvent envoyer électroniquement les factures au gouvernement central en établissant une liaison directe via Digipoort.
Les entreprises peuvent aussi envoyer les factures via le réseau Peppol en se rapprochant d’un fournisseur de point d’accès certifié autorisé aux Pays Bas.

Le réseau Peppol reste le mode d’envoi privilégié par les autorités néerlandaises.

Symtrax point d’accès Peppol

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