Factures fournisseurs, bons de commande clients, justificatifs, catalogues produits… De nombreuses entreprises cherchent à éviter la saisie manuelle des documents entrants pour améliorer leur productivité.
Pour récupérer automatiquement les données des documents reçus, l’OCR (Reconnaissance Optique des Caractères) a longtemps été la seule solution. Rappelons son principe : il consiste à analyser des caractères imprimés (analyse des formes des mots, des caractères…) sur un document reçu (ex : facture PDF) pour en extraire des données lisibles par une machine.
Les limites de l’OCR
Cependant, l’OCR n’est pas capable à elle seule d’identifier les caractères avec une grande précision. Elle est donc fortement sujette aux erreurs, d’autant plus si les documents contiennent à la fois des images et du texte, ou des éléments manuscrits. Les systèmes OCR peuvent lire de manière erronée ou éprouver des difficultés à identifier certaines lettres ou caractères comme le chiffre 0 avec le « O » majuscule par exemple. Et ce, pour au moins 20% des documents traités. Par conséquent, utiliser l’OCR consiste à mettre en œuvre un traitement des erreurs qui s’avère chronophage. Cela va à l’encontre des objectifs qui consistent à gagner en efficacité et en productivité en automatisant les processus.
La puissance de l’Intelligence Artificielle (IA) et du Machine Learning
L’OCR, combiné à l’IA et au Machine Learning, marque un véritable tournant pour les entreprises en leur permettant d’analyser les documents avec un taux de confiance supérieur à 95%. Le traitement des documents devient alors plus rapide et plus sécurisé en réduisant au maximum l’intervention humaine et en assurant l’intégrité des données.
La combinaison de l’IA et de la RPA donne naissance à l’automatisation intelligente appelée IPA (Intelligent Process Automation), et permet d’automatiser des processus plus complexes.
Les solutions IPA peuvent traiter à la fois des données semi-structurées (ex : bons de commande, factures…) et des données non structurées (ex : mail…).
Elles permettent de :
- Accroître la productivité : automatiser les processus d’entreprise permet de réduire les potentielles erreurs de saisie manuelle et permet également aux employés de se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée.
- Réduire les coûts et les risques opérationnels : l’utilisation d’une technologie OCR permet de limiter les efforts liés à l’extraction et permet de réduire le temps et les coûts liés au traitement manuel des données.
- Garantir une conformité réglementaire grâce à l’automatisation avec notamment le respect de la confidentialité des données et de la réglementation financière.
- Améliorer l’expérience et la satisfaction client.
Choisir une solution de dématérialisation incluant une technologie OCR combinée à l’IA et à la RPA
C’est le cas de Symtrax qui offre une technologie combinant OCR, IA, et Machine Learning. A l’aide de la technologie Azure Form Recognizer de Microsoft, notre solution Compleo Hybrid permet de traiter l’ensemble de vos documents entrants.
