Archivage des factures électroniques : les clés pour préparer sa mise en conformité
L’entrée en vigueur imminente de la facturation électronique obligatoire impose aux entreprises de mettre en place un processus d’archivage conforme qui assure l’authenticité, l’intégrité […]
L’entrée en vigueur imminente de la facturation électronique obligatoire impose aux entreprises de mettre en place un processus d’archivage conforme qui assure l’authenticité, l’intégrité et la lisibilité des factures électroniques tout au long de leur cycle de vie.
Quels sont les modes de conservation des factures électroniques ? Les acteurs PPF vs PDP vs OD
- Si vous souhaitez avoir recours au Portail Public de Facturation (PPF), celui-ci proposera un service gratuit de conservation des factures émises et reçues. La plateforme prendra en charge la conservation des factures et des pièces jointes, et les rendra accessibles aux émetteurs et destinataires des factures disposant d’un compte sur le portail afin de respecter les exigences réglementaires en vigueur. Cependant, le PPF ne pourra pas être considéré comme l’unique moyen d’archivage car il s’agit d’un service d’archivage externe à votre organisation. Vous devez donc continuer à mettre en place votre propre système d’archivage en accord avec les réglementations en vigueur.
- Si vous souhaitez faire appel à une Plateforme de Dématérialisation Partenaire (PDP), vos factures ne pourront pas être conservées sur le portail lui-même puisqu’elles ne seront pas passées par le PPF, mais sur la PDP de votre choix qui dispose de ses propres services d’archivage électronique.
- Si vous choisissez de travailler avec un Opérateur de Dématérialisation (OD), vous pouvez également disposer de solutions d’archivage électronique pour conserver vos factures.
Qu’est-ce qui différencie une GED d’un système d’archivage électronique ?
Les logiciels de GED (Gestion Electronique de Documents) et les SAE (Système d’Archivage Electronique).
Une solution de gestion électronique de documents (GED) permet l’indexation et le stockage de documents électroniques de manière structurée. Elle couvre toutes les étapes du cycle de vie des documents, de leur acquisition jusqu’à leur archivage. Les documents sont donc modifiables et la solution inclut des fonctions collaboratives.
Système d’archivage électronique (SAE) : un SAE vise spécifiquement à gérer et conserver de manière sécurisée les documents électroniques finalisés, sans possibilité de modification, sur le long terme. Il doit impérativement respecter la norme NF Z 42-013.
Un SAE vise ainsi à répondre à plusieurs objectifs :
- La pérennité : il garantit la préservation des documents sur une période prolongée.
- L’intégrité : les documents archivés ne doivent pas être altérés ou modifiés au cours du temps.
- La confidentialité : un SAE met en place des mesures de sécurité pour garantir la confidentialité des documents. Il doit fournir par exemple un historique détaillé, vérifier l’identité de l’auteur par une signature électronique et sceller les documents par horodatage.
- La disponibilité : il permet une recherche et une récupération rapides des documents.
- La réversibilité : il permet de restituer de façon sécurisée tous les éléments nécessaires au maintien de sa valeur probante. Il permet ainsi de garantir l’intégrité, la traçabilité et l’authenticité des documents archivés.
Ces deux types de solutions sont complémentaires et répondent à des besoins différents. Elles ne peuvent pas se substituer l’une à l’autre. La GED facilite la gestion quotidienne et le travail collaboratif avec les documents tandis que le SAE se concentre sur la conservation et la sécurité à long terme des documents.
Comment doit-on conserver les factures électroniques ?
Quel que soit le mode de dématérialisation choisi :
- Les factures doivent être conservées dans leur format d’origine, tel qu’elles ont été émises et transmises par leur émetteur.
- L’authenticité, l’intégrité et la lisibilité des factures doivent être garanties dès leur émission et pendant toute la durée de conservation requise.
- L’obligation de conservation s’étend à l’ensemble du contenu de la facture, y compris les mentions non obligatoires.
- Les documents doivent être archivés de manière bilatérale, à la fois du côté de l’émetteur et du côté du destinataire. Pour le fournisseur, il devra conserver la facture émise par lui-même ou celle émise par toute autre personne en application d’un mandat de facturation (plateforme partenaire, OD). Pour le client, il devra conserver la facture au format reçu par sa plateforme.
De plus, certains documents spécifiques doivent être conservés en complément des factures :
- Pour une facture EDI (échange de données informatisé), il est nécessaire de conserver la liste récapitulative ainsi que le fichier des partenaires. La facture EDI est conservée en tant qu’original fiscal avec le lisible associé ;
- Pour une facture électronique avec Piste d’Audit Fiable (PAF), les éléments constitutifs de la transaction (devis, bons de commande, bons de livraisons, justificatif de paiement) doivent être conservés ;
- Si vous n’avez pas mis en place de PAF, la facture doit comporter une signature électronique qualifiée.
Quelle est la durée légale de conservation d’un document au format électronique ?
La durée de conservation varie en fonction du type de document et de ses obligations légales. Toutes les entreprises doivent conserver leurs documents au format électronique pendant une période déterminée (2, 5 ou 10 ans, voire plus). Pendant cette période, l’administration peut effectuer des contrôles.
En ce qui concerne les factures électroniques et les pièces justificatives, tant pour les clients que pour les fournisseurs, la durée minimale de conservation est de 10 ans conformément à l’article L. 123-22 du Code de commerce. Sur le plan fiscal, le délai de conservation est de 6 ans, tel que prévu par le Code général des impôts (CGI) et le Livre des procédures fiscales (LPF) à l’article L.102 B. Ce délai s’applique à partir de la date d’émission de la facture ou de la date de la dernière opération mentionnée dans les livres ou registres de l’entreprise.
Comment mettre en place un processus d’archivage électronique dans votre entreprise ?
Voici quelques conseils à prendre en compte pour la mise en place de votre processus d’archivage électronique :
- Identifier tous les acteurs clés (responsables des services juridiques, des finances, achats, etc.)
- Constituer une équipe projet ;
- Evaluer le système existant (comment nos factures émises/reçues sont-elles conservées aujourd’hui ? Comment le seront-elles à l’avenir, sous quel format… ?)
- Déterminer tous les documents à conserver (factures et pièces associées) ;
- S’informer sur les solutions d’archivage électronique (et de signature électronique) garantissant la lisibilité, l’intégrité et l’authenticité des factures.
- Suivre les évolutions réglementaires et les normes en vigueur en matière d’archivage électronique à travers des conférences, webinaires, livres blancs…
Faire appel à un spécialiste pour archiver ses documents
Confier vos documents à un spécialiste vous garantit un respect des délais de conservation légaux et une bonne gestion des risques de non-conformité (et d’éventuelles sanctions). Pour vous accompagner dans ce projet, vous pouvez faire appel à Symtrax et sa solution Compleo Hybrid.
Notre solution Compleo Hybrid, associée à l’expertise de notre équipe, peut faciliter votre transition vers un processus d’archivage électronique efficient. Dans le cadre de la réforme de la facturation électronique obligatoire, nous travaillons en collaboration avec des partenaires pour offrir les services complémentaires comme l’archivage à valeur probante (SAE). Cela garantit que vos factures électroniques sont conservées de manière sécurisée et conformes aux exigences légales en matière d’archivage électronique.
Le positionnement Symtrax autour de la réforme
Symtrax a choisi de se positionner en tant qu’Opérateur de Dématérialisation (OD) à forte valeur ajoutée, offrant des services de dématérialisation des traitements des factures (conversion, validation etc.) en amont ou en aval du PPF et des PDP.
Symtrax a développé son interface Compleo Invoice Platform qui permettra la réception, l’émission et le dépôt automatique des factures vers le PPF ou une PDP ainsi que le suivi du statut des factures déposées sur le portail grâce à sa connexion en API. Compleo Invoice Platform peut convertir vos factures au format électronique et les transmettre automatiquement.
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