Depuis ces dernières années les entreprises ont amorcé leur transformation numérique avec plus ou moins de succès. Parmi les actions menées, la dématérialisation des documents représente une priorité car elle affecte tous les processus métiers. En effet, elle touche à la fois les documents d’entreprise « internes » :
- Formulaires d’adhésion,
- Contrats de travail et chartes,
- Ordres de fabrication…
Et les documents « entrants et sortants » de l’entreprise :
- Bons de commande,
- Factures fournisseurs et clients,
- Bons de livraison…
Afin d’augmenter l’impact positif de la dématérialisation et son efficacité, il est important de faire une analyse transversale de l’organisation de l’entreprise et des processus métiers en place.
Transformation numérique et dématérialisation : les étapes pour bien choisir une solution
Avant de choisir une solution de dématérialisation qui participera à optimiser vos processus métiers, il est essentiel de mettre en place un système de gestion de la qualité. Ce dernier repose sur les 5 étapes suivantes.
1/ Etablir une cartographie des processus métiers
La première étape consiste à identifier l’ensemble des processus de l’entreprise puis à les analyser. Cela permettra de mettre en lumière ceux qui peuvent être améliorés et qui ont un fort impact sur l’efficacité de votre entreprise. De cette façon vous pourrez prioriser vos projets tout en ayant une vue globale du périmètre qui sera concerné par la dématérialisation.
2/ Faire un diagnostic de l’existant
Pour les processus que vous aurez sélectionnés comme prioritaires, il sera indispensable de détailler la procédure actuelle afin d’identifier les actions qui pourront être digitalisées et donc optimisées. Pour cela vous pouvez utiliser l’hexamètre de Quintilien : Qui ? Quoi ? Où ? Quand ? Comment ? et Pourquoi ? (QQOQCP) qui aide à décrire tous les aspects afin de faciliter l’analyse.
Par exemple, la saisie d’incident sur une ligne de production peut être directement saisie informatiquement plutôt que sur un rapport papier qui sera ensuite ressaisi par un autre utilisateur. Ainsi du temps de travail est économisé pour un travailleur et les erreurs de saisie évitées.
Il est également important de tenir compte des contraintes externes pour repenser vos processus et anticiper les futures exigences.
- Faire de la veille légale pour tenir compte des évolutions réglementaires, comme la loi finance 2019-1479 qui signe la fin des échanges de factures papier d’ici 2025 ou le QR code obligatoire sur les factures à destination de la Suisse.
- Faire de la veille technologique pour tenir des dernières évolutions, par exemple les échanges de données désormais orientés data (EDI).
- Les exigences de vos clients ou vos fournisseurs, par exemple, le dépôt et réception de documents sur diverses plateformes.
3/ Définir des indicateurs de performance (KPIs)
Ces indicateurs, comme le taux de factures distribuées électroniquement, le taux de bons de commande électroniques, ou le temps de traitement pour un workflow de validation… faciliteront la mesure des impacts des modifications apportées aux processus, ainsi que la surveillance de leur efficacité.
De bons KPIs permettent d’identifier rapidement si les gains sont ceux attendus, mais également de surveiller les risques qui peuvent être induits par ces changements.
4/ Redéfinir les actions à améliorer et à dématérialiser
Cette étape est cruciale, car elle définira les fonctionnalités indispensables que vous devrez retrouver dans la future solution de dématérialisation. Quelques exemples : mise en place de workflow de documents logistiques, de validation et signature, facturation électronique automatisée, Portail Saas pour la réception de documents… Les solutions envisagées doivent permettre de simplifier les tâches utilisateurs !
5/ Analyser l’impact des modifications
A l’aide des indicateurs définis, vous devez évaluer les effets bénéfiques attendus et surveiller que des effets négatifs prévus ou imprévus n’apparaissent pas. Cette analyse qui doit être approfondie permettra d’identifier les écarts, et d’apporter de nouvelles corrections du processus si nécessaire.
Pour résumer, la dématérialisation des documents implique de réaliser un diagnostic de la situation actuelle, puis de définir les tâches à digitaliser et d’identifier les besoins pour définir la meilleure solution à mettre en place. Après avoir fixé des indicateurs et la planification et la mise en place de la solution sélectionnée, surveiller les indicateurs pour vérifier les effets attendus et agir de nouveau en conséquence. Nous reconnaissons là, la fameuse roue de Deming : Check, Plan, Do, Act !
Transformation numérique et utilisateurs métiers : un accompagnement indispensable
Dans le cadre de la transformation numérique et notamment de la dématérialisation des documents, il est important de mener de front une conduite du changement. Les utilisateurs doivent être accompagnés, formés aux nouveaux outils, afin d’améliorer leurs connaissances ainsi que leurs compétences. En effet, le changement est souvent mal accueilli, car il perturbe les habitudes de travail. Faire le choix d’un prestataire qui offre des formations de qualité pour pouvoir accompagner et former les utilisateurs, mais également qui met à disposition une expertise vous permettra d’optimiser les solutions mises en place chez vous.
Il est primordial de communiquer en amont de la mise en œuvre du projet afin de préparer au changement des processus métiers en place. Communiquer sur les effets positifs de la solution choisie peut également faciliter l’adoption.
Cette conduite du changement mènera à des gains certains comme la réduction du temps de traitement des documents papier et les coûts associés. Les collaborateurs pourront consacrer plus de temps à des tâches à plus forte valeur ajoutée.
Les avantages de digitaliser les processus métiers
Grâce à la digitalisation, les documents sont accessibles depuis n’importe où (lors de déplacements professionnels par exemple) et n’importe quand. Ces besoins sont d’autant plus d’actualité avec la mise en place massive du télétravail liée à la récente crise sanitaire.
La dématérialisation permet aussi l’automatisation de certaines tâches : saisi d’un bon de commande, saisie d’une facture sur le portail ChorusPro… Elle réduit ainsi :
- Les erreurs de saisie,
- Le temps lié à la ressaisi des informations,
- Le temps d’analyse pour trouver l’erreur
- La perte de documents…
La digitalisation amène une meilleure traçabilité des actions (signature, validation…) et permet d’archiver des documents en toute simplicité.
Une bonne conduite du changement liée à la mise en place d’un système de management de la qualité servent à choisir la solution la plus adaptée pour digitaliser vos processus métiers.
