Si la facturation traditionnelle repose sur des documents « lisibles par l’humain » comme le papier et le PDF, elle présente de nombreuses limites : traitements manuels, erreurs, lenteurs, coûts.
A l’inverse, la facture électronique utilise des formats structurés, conçus pour être interprétés par des systèmes informatiques. Ce changement est non seulement technologique, mais également réglementaire, chaque pays adoptant ses propres standards, tout en tendant vers une harmonisation internationale. Voici un tour d’horizon des principaux formats de factures électroniques à travers le monde.
Formats de factures électroniques en Europe – Norme EN16931
Face à la complexité des échanges transfrontaliers, l’Union européenne a adoptée la Directive 2014/55/UE, qui impose l’usage de la facturation électronique dans le cadre des marchés publics. Cette directive a conduit à l’élaboration de la norme EN16931, qui définit une structure de données commune à tous les Etats membres.
Un modèle commun mais flexible
La norme EN16931 repose sur un modèle sémantique qui définit les éléments de base d’une facture. Ce modèle est suffisamment flexible pour intégrer des spécificités sectorielles ou nationales, rendant certains éléments obligatoires et d’autres facultatifs. Cette approche permet aux Etats de respecter leurs obligations locales tout en garantissant une interopérabilité européenne.
La norme est utilisable, aussi bien pour les échanges entre entreprises (« Business-to-Business, B2B), que pour les marchés publics (« Business-to-Gouvernement », B2G), favorisant une harmonisation globale.
Les deux formats syntaxiques approuvés par le Comité européen de normalisation (CEN) sont UBL et UN/CEFACT CII.
Universal Business Langage (UBL)
UBL est une norme développée par l’organisation OASIS et reconnue internationalement sous la référence ISO/IEC 19845. Elle repose sur une syntaxe XML et propose une bibliothèque complète de documents standards, tels que les factures, bons de commande, avis de livraison, etc. Largement adopté en Europe, notamment dans la facturation électronique via le réseau Peppol, UBL est devenu un standard de facto pour les échanges B2G et B2B, réduisant les coûts pour les entreprises et facilitant l’échange d’informations commerciales.
UN/CEFACT CII
Le second format reconnu par le CEN est le Cross Industry Invoice (CII), développé par l’UN/CEFACT, une instance de l’ONU spécialisée dans la standardisation des échanges commerciaux. Le format CII repose également sur XML et a été conçu pour être interopérable entre tous les secteurs d’activité.
Son objectif est d’harmoniser les pratiques de facturation à l’échelle mondiale, en assurant une communication fluide entre entreprises et administrations, quels que soient leurs secteurs. Le CII est utilisé notamment dans les formats hybrides comme Factur-X ou ZUGFeRD (voir ci-dessous).
Formats EDI
UN/EDIFACT
En parallèle du format CII, l’UN/CEFACT est également à l’origine du standard UN/EDIFACT. Le format EDIFACT est la norme internationale la plus utilisée, principalement en Europe. Il repose sur une structure de segments et de balises, organisée de manière très compacte, ce qui le rend très performant pour l’échange de grandes quantités de données.
ANSI X12 (American National Standards Institute X12)
Le format ANSI X12 est la norme EDI dominante en Amérique du Nord, en particulier aux États-Unis et au Canada. Il a été développé dans les années 1980 par le Committee ASC X12, sous l’égide de l’ANSI. Bien que très similaire dans son objectif à EDIFACT, X12 a une syntaxe propre et des messages différents. Les deux ne sont pas directement compatibles, ce qui nécessite parfois des solutions de conversion entre formats, notamment pour les entreprises opérant sur plusieurs continents.
Les formats nationaux de facture électronique
Allemagne : ZUGFeRD
L’Allemagne a adopté le format ZUGFeRD, développé avec la France à travers une collaboration entre le Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD) et le Forum National de la Facture Électronique (FNFE-MPE). Ce format hybride combine un fichier PDF lisible par l’utilisateur et un fichier XML structuré embarqué dans le PDF, facilitant ainsi la transition vers le tout-électronique.
ZUGFeRD est conforme à la norme EN16931 et repose sur la technologie UN/CEFACT CII. Ce format sera accepté dans le cadre de l’obligation de facturation électronique B2B prévue en Allemagne à partir de 2025. Il est également compatible avec des profils comme XRechnung, utilisé pour les marchés publics allemands.
France : Factur-X
Factur-X est le pendant français de ZUGFeRD. Il s’agit également d’un format hybride associant lisibilité humaine (PDF) et données structurées (XML). Factur-X est l’un des trois formats retenus dans le cadre de la réforme française sur la facturation électronique. Il propose plusieurs profils d’usage, du plus simple (BASIC WL) au plus complet (EXTENDED-CTC-FR), pour s’adapter à tous les besoins.
Espagne : Facturae
L’Espagne a adopté le format Facturae, un format XML spécifique utilisé principalement pour la facturation des administrations publiques. Ce fichier XML a la même valeur légale qu’une facture papier. Depuis le 15 janvier 2015, l’utilisation du format Facturae est obligatoire pour les entreprises facturant l’Administration Générale de l’État espagnol.
👉 Retrouvez notre article de blog sur la facturation électronique en Espagne.
Italie : FatturaPA
En Italie, la facturation électronique est obligatoire depuis 2019 pour toutes les entreprises, quel que soit leur secteur. Le format FatturaPA, structuré en XML, est utilisé aussi bien pour les factures à destination de l’administration que dans les échanges entre entreprises. Les factures doivent obligatoirement transiter par la plateforme nationale Sistema di Interscambio (SdI), qui vérifie leur conformité avant transmission.
Inde : JSON / GST INV-1
En Inde, le format de facture électronique est basé sur le JSON, avec une structure spécifique définie par le modèle GST INV-1. Ce format est requis pour les entreprises soumises à la Goods and Services Tax (GST). Les factures doivent être soumises à un portail central (IRP) pour enregistrement et validation, permettant une centralisation des données fiscales à l’échelle nationale.
Le réseau Peppol et la spécification BIS
Peppol est une initiative européenne visant à standardiser les échanges électroniques entre les entreprises et les administrations. Ce réseau s’appuie sur des spécifications techniques appelées Peppol BIS (Business Interoperability Specifications), basées sur le format UBL.
Le réseau Peppol connaît une adoption significative en Europe et au-delà.
Les formats électroniques acceptés dans le cadre de la réforme de la facturation électronique en France
Dans le cadre de la généralisation de la facturation électronique en France, trois formats de factures électroniques ont été retenus :
- UBL
- UN/CEFACT CII
- Factur-X
👉Vous pouvez lire notre article de blog à ce sujet.
A noter : Le format PDF, quant à lui, restera autorisé à titre transitoire jusqu’au 31 décembre 2027.
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