La Commission européenne estime que l’adoption massive de la facturation électronique dans l’Union européenne (UE) permettrait d’économiser environ 240 milliards d’euros sur six ans grâce à la transition des factures papier aux factures électroniques. Forte de ce constat, la Commission souhaite que la facturation électronique devienne le principal mode de facturation en Europe.
Pour atteindre cet objectif, la Directive 2014/55/UE sur la facturation électronique dans le cadre des marchés publics vise à faciliter l’utilisation des factures électroniques par les opérateurs économiques lorsqu’ils fournissent des biens ou des services aux administrations publiques. Cette directive établit un cadre légal pour la mise en place et l’utilisation d’une norme européenne (EN) définissant le modèle sémantique de données des éléments d’une facture électronique.
Qu’est-ce que la norme EN16931 ?
La norme EN16931 établit le modèle sémantique de données qui inclut uniquement les informations indispensables pour assurer la conformité légale (y compris fiscale) et permettre l’interopérabilité du commerce transfrontalier, intersectoriel et national. Ce modèle peut être utilisé par les organisations du secteur public et privé pour la facturation des marchés publics (« Business-to-Gouvernement », B2G) ainsi que pour les transactions interentreprises (« Business-to-Business, B2B).
La norme EN6931 a été adoptée par le CEN (Comité européen de normalisation) le 17 avril 2017.
Qu’est-ce qu’une facture conforme à la norme EN16931 ?
Une facture est considérée comme conforme à la norme EN16931 si elle respecte toutes les règles définies par le modèle de facture de base (modèle sémantique de données des éléments essentiels d’une facture électronique), y compris celles spécifiées dans une CIUS conforme.
Une CIUS (spécification d’usage de la facture de base) est une spécification qui guide les vendeurs sur l’utilisation des éléments du modèle de facture de base (identification de l’émetteur qui a la charge de sa gouvernance, indications sur les fonctions métier et/ou les exigences légales destinées à être prises en charge…). Les factures répondant aux exigences d’une CIUS sont toujours conformes au modèle de base.
Le contenu du modèle de facture de base
Une facture définie par la norme EN16931 se composerait de plusieurs sections distinctes :
- La section de base qui contient des éléments essentiels cités dans la Directive 2014/55/EU nécessaires à l’échange de factures électroniques entre toutes les entités commerciales. Elle comprend une partie juridique, qui concerne les obligations fiscales et commerciales dans l’UE, et une partie commune, qui contient des éléments d’information commerciaux non spécifiques à un secteur ou un pays.
- La section secteur qui inclut les éléments d’information spécifiques à un secteur industriel, une communauté, une chaîne logistique, ou un type particulier de produits. Ces informations peuvent être ajoutées à la facture sous forme d’extensions de la section de base.
- La section pays qui contient des éléments d’information répondant aux exigences spécifiques d’un Etat membre en plus de ceux de la section de base.
Quels sont les critères que doit respecter la norme EN16931 ?
La norme EN16931 doit répondre aux exigences suivantes du comité européen de normalisation :
Neutralité technologique
La norme EN16931 doit pouvoir être exprimée et utilisée dans tout environnement TIC (technologies de l’information et de la communication) actuels et futurs. Étant donné qu’une facture conforme à la norme européenne peut contenir des informations confidentielles, il convient qu’elle prenne en charge le chiffrement, sans imposer une technologie particulière.
Neutralité commerciale
Les factures électroniques doivent pouvoir être transmises directement d’une partie à une autre ou via un organisme de service intermédiaire. De plus, elles ne doivent pas imposer de modèle commercial spécifique pour la fourniture de biens ou de services, ou pour la création, la remise ou le traitement d’une facture électronique.
Compatible avec les normes internationales applicables en matière de facturation électronique
Les formats qui sont acceptés dans le cadre de la norme sont les formats UBL, CII, ainsi que d’autres formats comme EDIFACT ou le format mixte franco-allemand Factur-X.
Compatible avec les dispositions de la Directive 2006/112/CE concernant la TVA à l’ère du numérique
Conforme aux exigences de protection des données personnelles de la Directive 95/46/CE
Dans le respect des principes de confidentialité et de protection des données.
Mise en œuvre de systèmes de facturation électronique, pratiques, conviviaux, flexibles et efficaces en termes de coûts
Toutes les entités publiques de l’UE doivent recevoir et traiter les factures électroniques conformes à la norme européenne. Pour répondre à ces exigences, il est possible de recourir à des solutions de facturation électronique fournis par des prestataires ou gérés en interne par les entreprises. La norme doit être utilisable par tous les systèmes et plateformes de facturation électronique.
Prise en compte des besoins des petites et moyennes entreprises (PME) et des pouvoirs adjudicateurs sous-centraux et des entités contractantes
Les PME demandent que le modèle sémantique de données soit facile à utiliser et peu coûteux. Les coûts et les ressources nécessaires pour adopter cette nouvelle norme ne doivent pas dépasser ceux du système actuel, souvent sur papier. Les pouvoirs adjudicateurs ou leurs prestataires de services doivent fournir des systèmes de capture de facture ou de données de facture qui évitent aux PME l’implémentation des aspects techniques du modèle de facture de base. De plus, les factures électroniques conformes à la norme doivent pouvoir être facilement converties en format lisible par l’homme comme un fichier PDF ou un document papier.
La spécification d’usage de la facture de base (CIUS) vise à faciliter l’utilisation par les PME et les petites entités contractantes, en limitant le contenu de la facture aux informations essentielles. Le modèle sémantique de données est flexible pour s’adapter à leurs besoins et les PME n’auront probablement pas à participer à des extensions de facture de façon importante.
Applicable dans le cadre des échanges commerciaux entre entreprises et avoir la capacité de répondre aux exigences et besoins spécifiques de l’écosystème B2B
La norme européenne sur les factures de base doit s’appliquer de manière identique pour le secteur public et privé. Dans ce contexte, l’utilisation de la CIUS donne de la souplesse aux entités des deux secteurs. Le modèle sémantique de données comporte des éléments d’information « obligatoire » et « facultatif » basés sur des normes internationales pour assurer la compatibilité (dates, unités de mesure, etc. et listes de code appropriés).
Les mentions obligatoires en France
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Sources :
Norme EN16931 : https://app.nbn.be/data/r/platform/frontend/detail?p40_id=172487&p40_language_code=en&p40_detail_id=91994&session=755491626495
https://eur-lex.europa.eu/LexUriServ/LexUriServ.do?uri=COM:2010:0712:FIN:fr:PDF
