Signature électronique : pourquoi et comment elle accélère vos processus métiers?
Nous vous donnons les étapes clés pour une mise en œuvre réussie
La laborieuse tâche consistant à imprimer un document, y apposer manuellement sa signature, puis le numériser pour l’envoyer par email est bien connue de tous. Cette démarche, en plus d’être chronophage, engendre également des coûts significatifs pour les entreprises.
À l’ère du numérique, il est grand temps de se tourner vers la signature électronique d’entreprise, une avancée majeure qui transforme en profondeur la gestion et l’échange de documents au sein des entreprises. Cette transition est justifiée par plusieurs raisons essentielles.
Quels sont les bénéfices liés à l’utilisation d’une signature électronique ?
La signature électronique offre de nombreux avantages :
A / Réduire le délai de validation et signature : l’un des principaux enjeux est d’accélérer le processus de validation et de signature des documents, ce qui permet de gagner un temps considérable et de fluidifier les échanges entre les parties concernées.
B/ Sécuriser les documents : il s’agit de prévenir le risque de perte de documents, de garantir leur confidentialité (en s’assurant que le document est uniquement lu et signé par la bonne personne) ainsi que leur intégrité, évitant ainsi toute modification non souhaitée.
C/ Garantir la traçabilité du document : il est important de pouvoir suivre toutes les étapes du circuit de signature, de savoir à tout moment où se trouve le document et d’identifier les personnes qui sont en possession du document. Cela permet de déterminer précisément quand et par qui le document a été signé.
Quels sont les différents niveaux de signature (qualifiée/avancée/simple) ?
Les signatures électroniques varient en niveau de sécurité en fonction du type de document. Il existe ainsi trois niveaux :
A/ La signature électronique qualifiée offre le niveau de sécurité le plus élevé (niveau 3), assurant l’identité du signataire grâce à un certificat qualifié délivré par un prestataire. Ce certificat peut faire l’objet de contrôles par un tiers compétent et indépendant pour garantir son niveau de fiabilité. De plus, la sécurité des données est renforcée par l’utilisation d’un dispositif qualifié de création de signature électronique (comme une clé USB ou carte à puce). Seule cette signature est considérée comme équivalente à la signature manuscrite.
B/ La signature électronique avancée (niveau 2) ne fait pas l’objet de contrôles pour attester son niveau de fiabilité. Cependant, la signature avancée doit permettre d’identifier le signataire, de lier la signature à son auteur et de garantir l’intégrité de l’acte signé. Ces éléments doivent figurer clairement dans le dossier de preuve associé à la signature.
C/ La signature électronique simple (niveau 1) est largement adoptée en raison de sa simplicité et de sa praticité. Il est important de noter que sa valeur juridique est limitée car cette signature ne garantit pas l’intégrité des données ni l’identité du signataire. Elle a pour but de simplifier les processus internes en signant des documents tels que des accusés de réception, des commandes, contrats, etc.
Quels éléments considérer pour sélectionner le niveau de signature approprié ?
Pour choisir le niveau de signature électronique le plus approprié à vos besoins, il est essentiel de prendre en considération plusieurs facteurs :
- La portée du document à signer : elle peut être nationale, européenne, voire internationale. Dans le cas de documents à portée européenne, une signature électronique qualifiée est conseillée en raison de sa reconnaissance mutuelle par les États membres de l’Union européenne.
- L’origine du document : s’agit-il d’un simple document Word ou d’un document issu des applications d’entreprise ? (bon de commande, accusé de réception de commande, bon de livraison…)
- Son type : il est important de déterminer s’il s’agit d’un acte sous-seing privé, notarié, d’un document commercial… ? Par exemple, pour des documents internes sans risques particuliers, une signature électronique simple suffit.
- Les obligations réglementaires. Dans certains cas comme celui d’un document permettant de signer un appel d’offre dans le cadre d’un marché public, l’arrêté du 12 avril 2018 prescrit l’utilisation d’une signature qualifiée. Il s’agit d’une exigence obligatoire à respecter a minima pour se conformer à la réglementation en vigueur.
- Les risques associés : la probabilité qu’un litige survienne et l’ampleur de ses conséquences jouent également un rôle dans le choix du niveau de signature. Si ces deux éléments sont élevés, il est vivement conseillé d’opter pour une signature électronique qualifiée, qui garantit à la fois l’identité du signataire et l’intégrité des données.
Comment mettre en place la signature électronique au sein de votre entreprise ?
Il est essentiel d’avoir une vision globale des besoins de l’entreprise. Si chaque département choisit sa solution, elles seront impossibles à maintenir. De même, il faut aussi voir la signature électronique comme une source de productivité, et il est préférable de choisir une solution qui permette de définir les circuits de validation facilement.
Enfin, la sécurité doit être un critère de choix essentiel. C’est pourquoi un outil administré de manière centralisée, en laissant éventuellement quelques degrés de liberté à l’utilisateur, est préférable aux outils installés sans concertation.
Voici donc quelques questions à vous poser pour mettre en place votre projet de signature électronique :
A/ Evaluer l’ampleur de votre projet :
- Quels sont les besoins de l’entreprise ? Ses objectifs ?
- Quelles seront les ressources nécessaires à la mise en place de ce projet (matérielles, humaines, financières…) ?
- Quel est le calendrier envisagé ?
B/ Analyser le processus de signature :
- Quels sont les documents qui sont actuellement signés au sein de l’entreprise ? Quelle est leur fréquence ?
- Quel sera le volume de documents signés électroniquement chaque mois ? Par an ?
- Qui sera impliqué dans le processus de signature ? Qui sera en charge de la création, de la validation, de l’envoi et du suivi du document… ?
- Que deviendront les documents une fois signés ?
C/ Prendre en compte le cadre juridique
- Existe-t-il un fort enjeu juridique/financier lié à la signature des documents ?
- Quelles sont les lois et réglementations en vigueur ?
Rappel pour la France :
Entré en application le 1er juillet 2016, le règlement eIDAS a mis en place un cadre juridique lié à la délivrance de certificats de signature et de cachets électroniques. D’après ce règlement, le simple fait qu’une signature soit électronique ne peut pas constituer un motif de refus.
Avant de mettre en œuvre votre projet, il est également important de mettre à jour vos informations pour garantir que chaque document parvienne à la bonne personne. Vous pouvez mettre à jour l’annuaire d’entreprise (coordonnées partenaires et clients, adresses email, numéros de téléphone…), afin d’assurer un processus fluide et efficace.
Retrouvez nos 4 conseils pour réussir le passage à la signature électronique.
Choisir son prestataire
Il est essentiel de choisir une solution de signature électronique qui répond le mieux aux besoins de votre entreprise et qui permet de garantir la sécurité de vos échanges.
Parmi le nombre d’éditeurs de logiciels présents sur le marché, Symtrax propose une solution fiable, sécurisée et conforme, qui vous permettra de signer électroniquement et de gérer facilement tous vos documents. La solution Compleo WebSign, disponible en mode SaaS et on premise, a été développée par Symtrax, et vous permet notamment de :
- Mettre en œuvre des processus prédéfinis pour gérer et distribuer automatiquement d’importants volumes de documents.
- Suivre en temps réel vos documents à chaque étape du cycle (modification, rejet, validation etc.)
- Définir automatiquement le backup de vos collaborateurs pendant leurs absences et déléguer la signature des documents si nécessaire.
- Personnaliser les notifications email avec les propriétés du document.
Vous pouvez également regarder notre vidéo ci-dessous pour découvrir en détail le fonctionnement de notre solution de signature électronique :
Sources : https://www.ssi.gouv.fr/uploads/2021/12/anssi-eidas-guide-niveau-signature.pdf
