E-Rechnung erfordert einheitliche Standards
Mit der Veröffentlichung der EU-Norm 16931 im Jahr sollte der Rechnungsaustausch mit der öffentlichen Hand vereinheitlicht werden. Die Idee war es, durch einen gemeinsamen, europaweiten Standard zum einen die Rechnungsabläufe zu beschleunigen, zum anderen aber auch betrügerischen Absichten den Boden zu entziehen. Dass dies nicht aus der Luft gegriffen war, belegten die Zahlen zur Höhe von „Steuerausfällen“ in zweistelliger Milliardenhöhe, die auf findige Buchungsverfahren zurückzuführen waren.
Die Herausforderungen für eine solche Norm gerade auf dem Gebiet der Rechnungslegung waren enorm, da Rechnungen und ihre Regeln sich von Land zu Land deutlich unterscheiden. So fristet das bei uns beliebte Skonto in Deutschland ein Inseldasein. Kein anderes Land in Europa kennt diese Rabattart, die es bis heute trotz mehrfacher Versuche nicht in das internationale Regelwerk der UN/CEFACT geschafft hat. Umso bemerkenswerter ist es, dass man sich auf ca. 30 Kernfelder einigen konnte, die in jeder Rechnung enthalten sein mussten, sowie auf etwa 130 optionale Felder, die je nach Fachbereich oder Land berücksichtigt werden konnten. Prinzipiell war somit eine Grundlage geschaffen, um den grenzübergreifenden Rechnungsaustausch innerhalb der EU zu optimieren. Das hat zum einen Vorteile für die öffentliche Verwaltung, die Steuerausfälle minimieren kann. Zum anderen aber sollte es auch den Lieferanten nützen, die schneller an Ihr Geld kommen sollten und auf diese Weise ihren Cashflow und damit ihre Investitionsmöglichkeiten verbessern könnten. Es ist ja kein Geheimnis, dass gerade bei öffentlichen Aufträgen die Zahlungszyklen nicht immer optimal sind.
Was E-Rechnung für B2B bedeutet
Nun sollen diese Abläufe vom B2G („Business-to-Government“) schrittweise auf den B2B-Bereich übertragen werden („Business-to-Business“). Für Deutschland war ursprünglich der 1. Januar 2025 als Startdatum angesetzt worden. Inzwischen aber mehren sich die Zeichen, dass es wohl auf eine Verschiebung um zwei Jahre hinauslaufen wird, da die Umstellung der Rechnungsläufe nicht trivial ist.
Zum einen gibt es bei vielen Unternehmen über Jahre hinweg gewachsene EDI-Verfahren, die sich nicht ohne weiteres auf einen E-Rechnungsprozess gemäß der europäischen Norm umstellen lassen. Zum anderen kann die Einführung eines solchen Verfahrens gerade für kleine und mittlere Betrieb eine große Herausforderung darstellen, da Rechnungen nun zwingend in einem einheitlichen elektronisch lesbaren Format erstellt werden müssen. Es genügt nicht, ein elektronisch erzeugtes Dokument als Rechnung zu deklarieren – das könnte auch eine PDF- oder WORD-Datei sein. Vielmehr muss eine solche Rechnung auch elektronisch verarbeitet werden können. Das bedeutet aber, dass sie in einem strukturierten Format vorliegen muss, z.B. als XML-Datei, die der EN 16931 entspricht.
Hier stellt sich die Frage der wirtschaftlichen Vertretbarkeit für den einzelnen Unternehmer. Wer nur wenige Rechnungen im Monat schreiben muss, der wird sich mit einer kostlosen oder kostengünstigen Portallösung begnügen können, wo die Rechnungsdaten händisch in eine Webmaske eingetragen werden müssen. Wichtig ist hier nur, auf die Vollständigkeit der Angaben zu achten, sowie DSGVO-konform zu sein. Für einen typischen Mittelständler mit 100 oder mehr Rechnungen im Monat kann diese Art der Rechnungsverarbeitung und -übermittlung ein nicht unerheblicher Kostenfaktor sein. Nehmen wir an, man rechnet mit 5 Minuten Eingabezeit pro Rechnung, dann gehen pro Monat bei einem Volumen von 100 Rechnungen bereits 500 Minuten bzw. 8h20 min allein für diese im Grunde stupide Tätigkeit verloren. Das entspräche bei einem Buchhaltergehalt von 4.000 EUR pro Monat den Lohnkosten von ca. 203 EUR monatlich oder etwa 2.500 EUR pro Jahr. Dabei ist bislang noch nicht einmal das mögliche Fehlerrisiko bei manueller Eingabe oder die Verarbeitung eingehender Rechnungen im elektronischen Format berücksichtigt. Diese müssen unter Umständen auch konvertiert werden, bevor sie an ein Warenwirtschaftssystem eingetragen werden können. So summiert sich der Aufwand für die Verarbeitung elektronischer Rechnung schnell zu einer nicht mehr zu ignorierenden Ausgabe, ohne den Mehrwert elektronischer Rechnungslegungsverfahren wirklich auszuschöpfen. Dieser besteht gerade darin, den Einsatz wertvollen Personals für repetitive Aufgaben zu minimieren; das menschlich bedingte Fehlerrisiko durch manuelle Eingaben auf null zu fahren; sowie den gesamten Buchungsprozess deutlich zu beschleunigen.
Lösungen für KMUs
Für kleinere und mittlere Unternehmen (KMUs) wird die Einführung der E-Rechnung für den B2B-Rechnungsverkehr in jedem Fall Investitionen erforderlich machen. Es ist keine gute Idee, darauf zu hoffe, dass es vielleicht gar nicht zur Umsetzung dieser Idee komme oder dass dies erst in vielen Jahren aktuell sein werde. Die EU arbeitet mit Nachdruck an der Einführung elektronischer Rechnungen, so dass es notwendig ist, sich jetzt schon darauf einzustellen, um nicht hinterher ein böses Erwachen zu erleben. Eine mögliche Lösung ist die Einbindung agiler Anwendungen wie Compleo Hybrid von Symtrax, die sich in eine bestehende Infrastruktur einbinden lässt, ohne dass ein tieferer Eingriff IT-Umgebung nötig ist. Mit den entsprechenden Modulen lassen sich auch recht komplexe Workflows schnell und sicher realisieren, mit denen eingehende wie ausgehende Rechnungen automatisch ausgewertet und an ihr jeweiliges Ziel übermittelt werden. Einmal eingerichtet lassen sich die erforderlichen Abläufe jederzeit ohne großen Programmieraufwand wieder anpassen oder erweitern, oder durch weitere Module ergänzen. Dabei werden die Daten selbst in keiner Weise proprietär verpackt, so dass sie auch später jederzeit gelesen und bearbeitet werden können, ohne auf Compleo Hybrid oder ein spezielles Reader-Programm angewiesen sein zu müssen.
Bereiten Sie sich also jetzt schon auf die Umstellungen in Bezug auf Rechnungslegungsprozesse vor. Gerne beraten wir Sie dabei, wie Sie am besten vorgehen.
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