XStandard und ZUGFeRD
So langsam nimmt die E-Rechnung in Deutschland Fahrt auf. Was bereits vor nunmehr 10 Jahren auf EU-Ebene geplant wurde, dringt nach und nach auch in den deutschen Geschäftsverkehr vor: der Austausch von Rechnungen, die maschinenlesbar sind. Unter elektronischer Rechnung versteht man nicht eine elektronisch erstellte, sondern digital verarbeitbare Rechnung. Sie muss also in einem Format vorliegen, das Maschinen eindeutig lesen können. Das PDF-Format gehört nicht dazu, da Text und Daten hier auf einer Textebene unstrukturiert zusammengewürfelt sind. Damit ist gemeint, dass sie nicht eindeutigen Markern, sog. „Tags“ zugeordnet werden. Manche PDFs sind außerdem reine Bilddateien, d.h. es gibt gar keine eigene Textschicht.
Im Gegensatz dazu braucht eine Maschine eindeutig interpretierbare Informationen. Das war schon bei der Lochkarte so, und es ist auch bei der elektronischen Rechnung nicht anders. Hier ist ein strukturiertes Format die aus „Tags“ gestrickten Matrize, in die die Rechnungsdaten eingebettet werden. Das Ganze wird außerdem in einen Bezug zu allgemeinen Geschäftsregeln („Business Rules“) gesetzt und folgt dementsprechend einer Syntax. Der EU-Norm EN 16931 entsprechend gibt es zwei mögliche Syntaxen zur Auswahl (UBL und CII). Es würde hier zu weit führen, diesen Komplex weiter im Detail zu erläutern.
Für Unternehmen ist vor allem ein anderer Aspekt von Interesse, nämlich die Unterscheidung von einer rein maschinenlesbaren Rechnung im XML-Format, und der sogenannten Hybridrechnung. Letztere besteht aus einem menschenlesbaren PDF, in das eine maschinenlesbare XML-Struktur eingebettet wird. In Deutschland unterscheidet man den Standard XRechnung und das Format ZUGFeRD, das identisch ist mit dem französischen Factur-X. Hierzulande hatte man sich seitens der öffentlichen Auftraggeber von vorneherein darauf festgelegt, dass man nur maschinenlesbare Rechnungen akzeptieren wollte. Der Grund dafür liegt in der Frage, welcher Bestandteil die eigentliche Rechnung darstellt, von der es genau nur eine geben darf. Bei der Hybridrechnung gibt es tatsächlich zwei Bestandteile: den menschenlesbaren und den maschinenlesbaren Teil.
Gleichberechtigung für Rechnungsformen
Über mehrere Jahre prägte die Diskussion, welche Ausprägung der europäischen Norm in Deutschland zulässig sei, die Positionen zwischen öffentlicher Verwaltung einerseits und der Wirtschaft andererseits. Letztere nämlich favorisierte oft die hybride Rechnung, da sie mit ziemlicher Sicherheit noch nach 10 Jahren lesbar war. Als PDF A/3 war sie außerdem unveränderlich, was für die Steuerprüfung natürlich nicht unerheblich ist.
Im Frühjahr dieses Jahres lud das Bundesfinanzministerium (BFM) Verbände und andere Interessenvertreter zu Stellungnahmen zur geplanten Einführung der obligatorischen elektronischen Rechnung bei inländischen B2B-Umsätzen abgegeben ein. Über den Sommer hinweg wurden die Ergebnisse eingeordnet und bewertet. Eine Schlüsselfrage war jene, ob ein hybrides Format die geplanten gesetzlichen Anforderungen erfüllen würde. Anfang Oktober 2023 schließlich informierte das BMF diese Interessenvertreter in einem Schreiben zur Veröffentlichung zum Wachstumschancengesetz, dass „aus Sicht der Finanzverwaltung insbesondere sowohl eine Rechnung nach dem XStandard als auch nach dem ZUGFeRD-Format ab Version 2.0.1 grundsätzlich eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format darstellt, die der europäischen Norm für die elektronische Rechnungsstellung und der Liste der entsprechenden Syntaxen (…) entspricht. Sofern der Gesetzgeber die im Regierungsentwurf des Wachstumschancengesetzes enthaltene Formulierung insoweit unverändert beschließen sollte, würden daher auch Rechnungen in diesen beiden Formaten nach dem 31. Dezember 2024 die neuen umsatzsteuerlichen Anforderungen für eine elektronische Rechnung erfüllen.“ (Schreiben vom 2.10.2023, III C, Dok. 2023/0922192).
Dies ist eine bemerkenswerte Klarstellung, auf die viele Unternehmen wie auch die an der Entwicklung des Hybridformats Factur-X beteiligten ehrenamtlich arbeitenden Teams in Deutschland und Frankreich lange gewartet hatten. Gerade im Hinblick auf die Einführung der E-Rechnung für B2B Geschäfte ab 2025 ist diese Äußerung für die Wirtschaft von großer Bedeutung. Entscheidend dabei ist die Feststellung, dass bei hybriden Dateien der strukturierte Bestandteil der für die Rechnung entscheidende Teil sei. Damit ist die hybride Rechnung im Format ZUGFeRD bzw. Factur-X dem für die öffentliche Verwaltung geltenden Standard XRechnung rechtlich gleichgestellt.
Bereiten Sie sich vor
Sofern Sie nicht schon auf E-Rechnung umgestellt haben, sollten Sie dies jetzt angehen. Bis zum Januar 2025 scheint es noch lange hin zu sein – aber ein Jahr ist für die Umstellung der Rechnungslegungsprozesse nicht viel Zeit. Das BMF hat sich bemüht, der Wirtschaft weit entgegenzukommen und Übergangszeiträume und Puffer geschaffen, z.B. indem es die „Entgegennahme einer elektronischen Rechnung für alle inländischen Unternehmer“ verpflichtend macht. Es weist insbesondere darauf hin, dass „die in § 27 Abs. 39 UStG-E enthaltene Möglichkeit, in der Einführungsphase auch eine sonstige Rechnung zu verwenden“ sich lediglich auf die Rechnungsstellung bezieht. Sollte ein Rechnungsaussteller sich für die Verwendung einer elektronischen Rechnung entscheiden, dann muss der Rechnungsempfänger in der Lage sein, diese auch als solche zu empfangen. (ebd.)
Unternehmen wie die Symtrax S.A., die sich aktiv an der Weiterentwicklung des Hybridformats ZUGFeRD / Factur-X beteiligen und entsprechende Lösungen auf den Markt gebracht haben, können Sie in Fragen rund um die Umsetzung der E-Rechnung beraten. Es ist sinnvoll, möglichst schon jetzt eine Bestands- und Bedarfsanalyse vorzunehmen, um sich genügend Zeit zu lassen, die für das eigene Unternehmen passende E-Rechnungslösung zu finden und bis zum 1.Januar 2025 implementiert zu haben.
Symtrax
Wir beraten Unternehmen, wie sie die Anforderungen an Rechnungslegungsprozesse in Ihren Prozessen optimal implementieren können. Wir bieten Lösungen zur automatisierten Formatumwandlung, Verteilung und Statusüberwachung von ein- wie ausgehenden Dokumenten und bieten als zertifizierter Access Point auch Zugang zum Peppol-Netzwerk. Symtrax hat umfassende Erfahrungen mit der Umsetzung internationaler E-Rechnungsworkflows und engagiert sich seit vielen Jahren ehrenamtlich u.a. in der Weiterentwicklung des Hybridformats Factur-X.
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