Elektronische Rechnungsstellung wird immer mehr zum Standard, wie bspw. in Indien, wo sie von der Regierung vorgeschrieben wurde. Wenn Sie ein Unternehmen führen, das mit indischen Partnern Handel treibt, sind Sie wahrscheinlich selbst schon auf der Suche nach einer Software für die elektronische Rechnungsstellung, die zu Ihren Unternehmensprozessen passt. Nachfolgend listen wir einige Punkte, die Sie bei der Auswahl der für Sie optimalen Lösung unterstützen.
Priorität hat vor allem die Einhaltung von Rechtsvorschriften. In Indien müssen mit Wirkung vom 1. April 2020 die Rechnungen aller Unternehmen des Landes mit einem Umsatz von mehr als 100 Millionen Euro über das Rechnungsregistrierungsportal (IRP) gebucht werden. Darüber hinaus müssen diese Unternehmen über eine von der Regierung zugelassene digitale Signatur, einen QR-Code und eine IRN (Invoice Reference Number) verfügen, um die Echtheit der Rechnung zu belegen. Software, mit der solche elektronischen Rechnungen verarbeitet werden, muss alle diese steuerlichen Vorschriften und Gesetze einhalten.
Da die papier- und PDF-basierte Rechnungsstellung immer mehr an Bedeutung verliert, können elektronische Rechnungsstellungsplattformen jetzt Dateien in datenstrukturierten Formaten lesen. Anders als XML oder andere strukturierte Plattformen unterstützt die elektronische Rechnungsstellung im Rahmen der GST (Goods and Services Tax) nur Daten imJSON-Format.
In diesem Zusammenhang stellt sich die Frage der Dateikonvertierung. Natürlich erfolgt diese nicht manuell, sondern sollte automatisch erfolgen. Auf solche Konvertierungen spezialisierte Anwendungen bewerkstelligen das automatisiert aus dem bestehenden ERP-System heraus. Parallel dazu lassen sich Rechnungen im JSON-Format in druckfertige, menschenlesbare Formate zurückverwandeln.
Sie sollten Ihre bestehende ERP-Architektur nicht neu ausrichten müssen, um sich an die elektronischen Rechnungsstellungs-Protokolle anzupassen. Sie brauchen eine Software, die flexibel genug ist, um sich in Ihre bestehende Infrastruktur zu integrieren. Die Anpassung einer bestehenden ERP-Architektur ist in den meisten Fällen nicht erforderlich und aufgrund des damit verbundenen Aufwands auch nicht wünschenswert. Wichtig sind neben der Verbindung zum ERP auch die Einbindung vorhandener Archivierungslösungen. Wenn eine performante Anwendung wie Compleo Hybrid zur Automatisierung von E-Rechnungsworkflows eingesetzt wird, kann einer später eventuell anstehenden Skalierung viel gelassener entgegengesehen werden, da sie die nötige Flexibilität mitbringt.
Ein weiterer Aspekt ist die Fähigkeit, empfangene Rechnungen so zu formatieren, dass sie Ihren geschäftlichen Anforderungen entsprechen. Mit der optimalen Software sollten Sie registrierte Rechnungen mit staatlich geprüften digitalen Signaturen und leicht zu scannenden QR-Codes anpassen und mehrere Rechnungsformate nutzen können.
Das Ziel einer durchgehenden Ende-zu-Ende-Automatisierung ist, eine vollständig vorprogrammierte, konforme und anpassbare elektronische Rechnungsstellungslösung, die sich nahtlos in Ihre Systemstruktur einfügt.
Erleichtern Sie sich die elektronische Rechnungsstellung mit Compleo Hybrid: das ist eine agile vollautomatische Lösung für elektronische Rechnungsstellung und Dokumentenmanagement.
Darüber hinaus bieten wir Lösungen für digitale Genehmigungs- und Unterschriftenworkflows an, mit der sich auch die stapelweise Unterzeichnung von Dokumenten effizient umsetzen lässt. Außerdem erhalten Sie eine GST-konforme elektronische Rechnungsstellung-Software für das komplette Dokumentenmanagement. Durch eine solche Automatisierung Ihrer Arbeitsabläufe optimieren Sie im Handumdrehen alle Ihre Rechnungslegungsprozesse.
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