Einleitung
Nehmen wir an, eine neue Bestellung von Ihnen trifft unangekündigt in Ihrem Lager ein, ohne dass ein Versanddokument vorliegt. Es ist zwar gut, dass sie frühzeitig geliefert wird, aber es gibt keinen Platz, um sie unterzubringen. Ihr vorhandener Bestand muss noch versandt oder verbraucht werden.
Untersuchungen haben ergeben, dass mehr als 90 % der Kunden nach dem Kauf eines Produkts eine Korrespondenz erwarten, die sie über den aktuellen Stand der Bestellung und den Fortschritt informiert.
Im o.a. Beispiel wäre sicher sinnvoller gewesen, wenn die neue Lieferung vorher rechtzeitig angekündigt worden wäre. Mit diesem Vorwissen hätten die Lagerverwalter Platz für die ankommende Bestellung schaffen oder andernfalls das Lieferdatumverschieben können.
Um solche geschäftlichen Hürden zu umgehen, können Sie Advance Shipping Notices (ASNs) verwenden.
ASNs sind Dokumente, die dem Empfänger vor dem Versand einer Bestellung zugestellt werden und ihn auf die Lieferung vorbereiten.
Es handelt sich um eine Vorankündigung, die vom Lieferanten an den Käufer über eine EDI-Nachricht (Electronic Data Interchange) gesendet wird.
Ein ASN ist ein auf EDI- oder XML-Format basierendes Geschäftsdokument, das Sendungsdetails wie die Ankunftszeit, Größe und das Gewicht einer Lieferung enthält.
ASN wird auch als ausgehendes Versandmanifest, EDI 865 und mehr bezeichnet. Der Zweck bleibt jedoch derselbe: den Empfänger über die Ankunft der Sendung zu informieren.
Was ist der Inhalt eines ASN?
Der Inhalt kann zwar von Unternehmen zu Unternehmen variieren, aber der übliche Inhalt ist im Folgenden dargestellt:
Mit diesen Angaben kann sich der Empfänger besser auf jede Bestellung vorbereiten. Zudem können beide Parteien mögliche Probleme bei der Bestellung frühzeitig erkennen.
Folgende Fragen sollten beantwortet werden:
- Wie lautet der Auftrag?
- Welche und wie viele Artikel enthält die Bestellung?
- In welchem Zustand befindet sich der Inhalt der Bestellung?
- Enthält die Bestellung alle Artikel, die bestellt wurden?
- Wann ist das voraussichtliche Lieferdatum?
- Sind Barcodes oder Palettencodes eine Option für eine einfache Erfassung?
- Wer ist das Versandunternehmen?
- Wie lautet die Sendungsverfolgungsnummer?
Funktionsweise eines ASN
Sie spielen eine wichtige Rolle im Lieferkettenmanagement.
Sobald eine Bestellung generiert und an den Lieferanten gesendet wurde, wird die Sendung entsprechend versandfertig gemacht.
Vor Auslieferung der Ware sendet der Lieferant den Lieferschein an den Empfänger. Anschließend wird die Bestellung aufgegeben.
Anschließend wird der ASN zur Validierung mit der Bestellung verglichen. Wird eine Diskrepanz zwischen den beiden festgestellt, wird dies dem Lieferanten sofort mitgeteilt.
ASNs vereinfachen nicht nur die Erstellung von Wareneingangsscheinen (Goods Received Note, GRN), sondern tragen auch zur Verbesserung der Bestandsverwaltung bei.
Sobald die Sendung ausgeliefert ist, werden die gesendete ASN und die Bestellung zur Erstellung eines Wareneingangsscheins sowie zur Auftragsprüfung und Qualitätskontrolle verwendet.
Vorteile eines ASN
Die Erstellung eines ASN informiert den Empfänger nicht nur über eine bevorstehende Bestellung oder Sendung, sondern bietet auch viele andere geschäftliche Vorteile:
- Einfache GRN-Erstellung mit Abgleich von Bestellung („PO“) und ASN
- Mehr Transparenz
- Lagerverwaltung und Auftragsbestätigung
Da sämtliche Informationen enthalten sind, wird der gesamte Prozess des Lieferkettenmanagements transparenter. Der anstehende Auftrag lässt sich nachverfolgen und es wird sichergestellt, dass beide Parteien fair behandelt werden und über die gleichen Informationen verfügen.
Einer der Hauptvorteile eines ASN ist, dass der Empfänger im Voraus über das Eintreffen der Bestellung informiert wird. Gleichzeitig erleichtert der ASN die Bestandsverwaltung, indem er auftragsbezogene Fragen bereits in der Anfangsphase klärt. Er kann auch bei der Produktionsplanung von Fertigungsunternehmen hilfreich sein, die die Effizienz des Fließbands steigern wollen. Schließlich bestätigt ein ASN den endgültigen Auftrag, der von beiden Unternehmen erteilt und vereinbart wurde.
Zusammenfassung
Der Hauptzweck besteht darin, die Verwaltung von Geschäftsprozessen zu erleichtern. Eine Verbesserung dieses Elements könnte dem Unternehmen jedoch einen größeren Nutzen bringen:
- Die ASN, einschließlich anderer eindeutiger EDI-Datensätze wie z. B. Sendungsaktualisierungen von Transportlieferanten, tragen zur Rationalisierung des Lieferkettenprozesses bei. Sie bieten Einblicke in den Aufenthaltsort von Waren im Transit und ermöglichen so mehr Transparenz und Planung. Infolgedessen können Unternehmen eine Echtzeit-Bestandsverwaltung einführen und so Betriebskapital freisetzen
- Durch die Automatisierung der ASN-Erstellung kann der Prozess zusätzlich verbessert werden. So wird Zeit gespart und manuelle Eingriffe werden überflüssig
- Durch API-Aufrufe können Anbieter automatisch generierte ASNs direkt an das Portal des Kunden senden
Eine Prozessautomatisierungslösung wie Compleo von Symtrax kann Geschäftsprozesse und Logistikmanagement erheblich verbessern. Diese Lösung generiert automatisch einen ASN und ermöglicht dank zertifizierter Konnektoren bzw. API-Aufrufe seine direkte Übermittlung an das ERP oder das Portal des Kunden.
Ein ASN ist nicht einfach ein Versanddokument. Das Dokument dient mehreren Zwecken und kann verschiedene Elemente der Bestandsverwaltung optimieren. Um mehr zu erfahren, vereinbaren Sie noch heute einen Beratungstermin mit uns.
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