Dokumente digital freigeben ohne Medienbrüche
Vorsicht ist die Mutter der Porzellankiste. Daher dürfte es wohl kaum ein Unternehmen geben, in dem nicht gewisse Regeln definiert sind, um willkürliche Freigaben zu unterbinden. Das gilt natürlich auch für Kommunen und andere Organisationen: sobald Zahlbeträge oberhalb einer gewissen Grenze ausgegeben werden sollen, wird man schon aus Selbstschutz sicherstellen wollen, dass die Freigabe mindestens durch eine zweite Person gegengeprüft wird. Soll ein Auftrag vergeben werden, der die eigene Ausgabegrenze überschreiten würde, wird man zunächst von einem Vorgesetzten eine Freigabe einholen müssen, bevor man die Bestellung aufgibt. Dazu verwendet man seit eh und je den Klassiker: die Unterschriftenmappe. Mit ihrem Einsatz werden viele Abläufe entschleunigt. Das steht allerdings der Gestaltung effizienter Unternehmensabläufe entgegen und ist leider auch nicht nur auf Aufträge beschränkt, sondern wiederholt sich natürlich wieder bei der Freigabe zur Zahlungsanweisung. Auch hier ist die Unterschriftenmappe oft noch das Tool der Wahl.
Ein Weg mit vielen Brüchen
Schon diese recht überschaubaren Beispiele eines „traditionellen“ Genehmigungsworkflows zeigen viele Bruchkanten. Statt eines durchgehenden Prozesses von Auftragerstellung über die Genehmigung, Verteilung und Bestätigung gibt es oft nach jeder Stufe einen Medienbruch, der Zeit kostet und die Fehleranfälligkeit erhöht. Umgekehrt verhält es sich natürlich genauso: eingehende Lieferdokumente müssen validiert und Rechnungen vor Freigabe geprüft werden, bevor eine Zahlung angewiesen wird. Der Effizienzverlust bei solchen Abläufen ergibt sich nicht nur aus den vielen Brüchen, sondern auch durch die Verwendung der „guten, alten“ Unterschriftenmappe, die von Zimmer zu Zimmer weitergereicht wird.
Dank des Einsatzes moderner IT lassen sich solche Workflows heute natürlich deutlich schneller erledigen. Könnte man meinen! Leider ist es nicht untypisch, dass die IT-Landschaft so mancher Betriebe eine beeindruckende Vielfalt historisch gewachsener „Lösungen“ bereithält, die jeden insektenfreundlichen Wildgarten als Monokultur erscheinen lassen. Diese Buntheit hat oft Inkompatibilitäten zur Folge, sei es weil Dateien nicht gelesen werden können und im besten Fall umgewandelt werden müssen, sei es weil die jeweiligen Schnittstellen nicht aufeinander abgestimmt sind, oder weil einige Programme schon so alt sind, dass sie sich gar nicht mehr in eine moderne Architektur einbinden lassen. Für den „normalen“ Anwender ist diese Mannigfaltigkeit oft nicht mehr zu durschauen, so dass er sich auf wenige, ihm vertraute Programme beschränkt. Das Zauberwort in solchen Wundergärten lautet dann oft nur noch „Ausdrucken“. Das wiederum führt jeden Versuch einer Digitalisierung ad absurdum.
Medienbrüche wie oben beschrieben verlangsamen Prozesse nicht nur, sie machen sie auch anfälliger für Fehler und Ausfälle. Je mehr Bruchkanten es gibt, desto höher das Risiko, dass sich Fehler einschleichen; vor allem aber steigt das Sicherheitsrisiko, denn die Bruchstellen sind potenzielle Einfallstore für Angreifer. Abläufe wie die Freigabe von Aufträgen oder Rechnungen so schlank und effizient wie möglich zu halten ist also keine schlechte Idee.
Kaskadieren ohne zu stolpern
Der Umstieg von der Unterschriftenmappe auf einen digitalen Genehmigungsworkflow ist natürlich nicht trivial. Idealerweise sollte er sich ohne großen Aufwand in eine bestehende, eventuell heterogene IT-Landschaft einpassen lassen und die Möglichkeit bieten, Dokumente aus multiplen Quellen zusammenzuführen. Ein solch digitalisierter Ablauf sollte am besten automatisiert sein und konsequent auf jeden Medienbruch verzichten, d.h. selbst die Weiterleitung und Unterschrift oder Genehmigung sollte digital erfolgen. Das erfordert auch, dass eine Möglichkeit besteht, von außerhalb eingreifen zu können.
Ein Beispiel soll dies veranschaulichen: Person A ist im Einkauf eines Autozulieferbetriebs tätig. Für ein neues Projekt soll eine neue Metallpresse beschafft werden. Da A nicht befugt ist, Aufträge in sechsstelliger Höhe freizugeben, holt er sich die Genehmigung von seinem direkten Vorgesetzten ein. Dieser wiederum muss sich angesichts des hohen Wertes der Anschaffung auch das OK seiner Chefin einholen. Diese ist allerdings auf Dienstreise auf einem anderen Kontinent. Sie wird daher von außen her entweder über eine VPN-Verbindung oder eine URL Zugriff erhalten, um die Bestellung zu genehmigen. Wir bauen hier also eine Genehmigungskaskade auf, die außerdem auch noch über die reinen Unternehmensgrenzen hinaus geht. Der Schlüssel, um einen solchen Workflow optimal zu gestalten, ist ein benutzerorientierter Ansatz. Optimal schließt Benutzerfreundlichkeit, Automation und Effizienz ein. Die technische Umsetzung muss sich dem unterordnen.
Was passt zu meinem Unternehmen?
Will sich ein Unternehmen auf den Weg von der Unterschriftenmappe zum digitalen Genehmigungsworkflow machen, sind zunächst einige Grundfragen zu klären, z.B.:
- Wie komplex ist der aktuelle Prozess? Wie weit lässt er sich automatisieren?
- Wieviele Genehmigungsebenen gibt es in meinem Unternehmen?
- Für welche Prozesse brauche ich überhaupt eine Genehmigung?
- Wie heterogen ist meine IT-Landschaft und welche Schnittstellen gibt es?
Große Unternehmen werden vermutlich schon ein ERP betreiben, indem Genehmigungsprozesse elektronisch abgebildet werden, z.B. SAP. Bei kleinen und mittleren Unternehmen kann es allerdings durch aus sein, dass ein digitaler Genehmigungsworkflow noch nicht umgesetzt wurde. Hier bieten sich Lösungen wie Compleo WebSign an, die sich nahtlos in die bestehende IT-Topologie einbetten lassen. Sie sind jederzeit ohne Aufwand skalierbar und ermöglichen daher auch komplexe Genehmigungskaskaden. Außerdem regeln sie den sicheren Zugriff von außen sowie den automatischen Versand über verschiedenste Kanäle wie E-Mail, Peppol oder API an etwaige Empfänger.
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