Mit der elektronischen Unterschrift soll im besten Fall die Identität des Unterzeichners bzw. die Integrität des Dokuments bestätigt werden. Aber was ist mit Workflow-Management und Automatisierung?
Wie viele Dokumente müssen unterzeichnet werden?
Verwaltet Ihr Unternehmen täglich mehrere Dokumente, die elektronisch signiert werden müssen? Um PDFs effizient zu signieren, ist eine Workflow-Automatisierung sinnvoll. Diese sollte auf das Dokument zugreifen, sobald die Anwendung es freigibt, um dann den Signaturprozess zu starten.
Durch die Automatisierung des Arbeitsablaufs wird das Risiko, das mit der manuellen Unterschrift verbunden ist, gemindert. Sie können sicherstellen, dass das richtige Dokument an den richtigen Unterzeichner geht und die Rückverfolgbarkeit gewährleistet ist.
Online-Workflow für elektronische Unterschriften, offline oder beides?
Was ist, wenn Ihre Dokumente sowohl intern genehmigt als auch extern unterschrieben werden müssen? Sinnvoll ist ein durchgehender, einheitlicher Arbeitsablauf. Diese Schritte können Überprüfung, Genehmigung und Validierung des Dokuments sowie die Online-Unterzeichner umfassen, sowie die anschließende Bestätigung durch das Management.
Wenn Sie eine bestimmte Unterzeichnungsreihenfolge einhalten müssen, sollte das Dokument nacheinander oder nach dem Zufallsprinzip mehreren Unterzeichnern bereitgestellt werden. Bei mehreren Unterzeichnern ist es wichtig, den Status des Dokuments zu verfolgen, bis der Prozess abgeschlossen ist
Was kommt nach der e-Signatur?
Berücksichtigen Sie den endgültigen Bestimmungsort des Dokuments. Oft müssen mehrere Abteilungen auf ein signiertes Dokument zugreifen. Um die Rückverfolgbarkeit des Dokuments zu gewährleisten, sollte das abgeschlossene Dokument direkt nach dem elektronischen Unterzeichnungsprozess in einer Cloud-Plattform wie OneDrive, Google Drive, SAP Cloud Plattform, AWS gespeichert werden, oder in seine ursprüngliche Anwendungsdatenbank wie SAP DMS zurückgesandt werden.
Wie steht es mit der Sicherheit?
Passen Sie Ihre Prozesse an aktuelle Sicherheitsanforderungen an. In manchen Fällen reicht es beispielsweise eine Standardsignatur zu verwenden, in anderen ist vielleichteine qualifizierte Signatur nötig, also eine zertifizierte digitale Signatur.
Außerdem ist darauf zu achten, dass der automatisierte Prozess nach Möglichkeit nicht durch manuelle Eingaben gestört wird, da dann die vollständige Rückverfolgbarkeit bzw. Sicherheit des Dokuments möglicherweise nicht mehr gewährleistet ist.
Der richtige Ansatz für Ihr Unternehmen
Digitale Signaturen sind viel differenzierter als man denkt. Die optimale Methode, wie Unternehmen am besten mehrere Kopien von Geschäftsdokumenten signieren, hängt von der Art des zu signierenden PDF-Dokuments und dem Prozess als Ganzem ab.
Compleo Hybrid2 deckt alle Faktoren ab, die Sie beim Signieren Ihrer PDFs beachten müssen. Dazu gehören das automatische Erstellen und Versenden des zu signierenden Dokuments, der Massenversand für mehrere Empfänger und die Integration von Cloud-Speichern für den entfernten Arbeitsplatz.
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