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Hannah Junker Marketing Assistenz

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Letzte Woche waren wir auf dem Accounting Summit in Berlin. Auf diesem Netzwerker-Event haben wir uns mit Experten aus Mittelstand und Konzern sowie mit Branchenkollegen austauschen können. Wir konnten uns über die neusten Entwicklungen im Bereich Digitalisierung und Innovation auf dem Gebiet Accounting und Controlling informieren und unsere innovative Lösung für die automatisierte Verarbeitung zu demonstrieren. Die Veranstaltung fand in einer außergewöhnlichen Location, einem alten Bahnhof, statt. Sie war gut besucht und vollgepackt mit Vorträgen und Diskussionen, die alle darauf abzielten, innovative Lösungen und Optimierung für das Accounting und Controlling zu diskutieren. In diesem Blogartikel möchten wir unsere Eindrücke und Erkenntnisse mit Ihnen teilen und Ihnen einen Überblick in die wichtigsten Themen geben, die auf dem Accounting Summit diskutiert wurden.

E-Rechnungspflicht für B2B ab 2025

Die E-Rechnungspflicht bedeutet, dass Unternehmen sich Rechnungen mit ihren privatwirtschaftlichen Geschäftspartnern ab dem Jahr 2025 in einem strukturierten elektronischen Format ausstellen und übermitteln können müssen, sowie solche Rechnungen elektronisch empfangen und verarbeiten sollen. Dies betrifft nicht mehr nur Rechnungen an öffentliche Auftraggeber, sondern auch an andere Unternehmen („Business to Business“). Ziel dieser Maßnahme ist es, den Prozess der Rechnungsverarbeitung zu vereinfachen und zu beschleunigen, sowie den Einsatz von Papier zu reduzieren. Vor allem aber soll USt-Betrug, der in der EU jährlich zu Milliarden an Steuerausfällen führt, ein Riegel vorgeschoben werden.

Damit Unternehmen der E-Rechnungspflicht ab 2025 entsprechen können, müssen sie bestimmte Anforderungen erfüllen.  Zu den wichtigsten Anforderungen gehören:

  • Elektronisches Format: Rechnungen müssen in einem strukturierten elektronischen Format erstellt werden, das der EU-Norm EN 16931 entspricht. Das kann z.B. der Deutschland-spezifische Standard XRechnung sein.
  • Digitale Signatur: Die Rechnungen müssen digital signiert werden, um ihre Authentizität und Integrität zu gewährleisten. Hierfür eignen sich verschiedene Verfahren wie die qualifizierte elektronische Signatur oder die fortgeschrittene elektronische Signatur.
  • Strukturierte Daten: Rechnungen müssen zwingend gewisse Angaben enthalten sein, beispielsweise Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Lieferdatum, Menge, Preis und Umsatzsteuer.
  • Archivierung: Wie schon Papierrechnungen müssen auch elektronische Rechnungen für einen bestimmten Zeitraum aufbewahrt werden. Dabei müssen die Anforderungen an die revisionssichere Archivierung erfüllt werden, um die Nachvollziehbarkeit und Unveränderbarkeit der Rechnungen sicherzustellen.

Es ist wichtig, dass Unternehmen sich frühzeitig mit den Anforderungen der E-Rechnungspflicht auseinandersetzen und ihre Prozesse entsprechend anpassen, um rechtzeitig zum Stichtag 2025 auch untereinander elektronische Rechnungen austauschen zu können.

Möglichkeiten automatisierten Rechnungsverarbeitung

Die Möglichkeiten der automatisierten Rechnungsverarbeitung sind vielfältig und bieten Unternehmen zahlreiche Vorteile:

  1. Elektronische Rechnungen: Eine der grundlegenden Möglichkeiten der automatisierten Rechnungsverarbeitung besteht darin, Rechnungen elektronisch zu empfangen und zu verarbeiten. Dies ermöglicht eine schnellere und effizientere Bearbeitung, da die Rechnungsdaten direkt in das Buchhaltungssystem eingelesen werden können. Dadurch entfällt die manuelle Erfassung der Daten, das Fehlerrisiko wird signifikant gesenkt.
  2. Automatische Datenextraktion: Automatisierte Rechnungsverarbeitung erfordert automatische Datenextraktion. Hierbei werden die relevanten Informationen wie Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Betrag usw. per KI-gestützter OCR automatisch aus der Rechnung ausgelesen und in das Buchhaltungssystem übertragen. Dies spart nicht nur Zeit, sondern minimiert auch das Risiko Fehlbuchungen.
  3. Workflow-Automatisierung: Automatisierte Rechnungsverarbeitung erfordert die Automatisierung des gesamten Rechnungsworkflows. Es geht also nicht nur um elektronische Datenverarbeitung, sondern auch um die automatische Weiterleitung der Rechnungen an die zuständigen Mitarbeiter zur Prüfung und Freigabe. Dadurch wird der gesamte Rechnungsverarbeitungsprozess beschleunigt, und es werden keine Rechnungen mehr übersehen oder vergessen.
  4. Automatische Dunkelbuchung: Rechnungen mit Bestellbezug lassen sich automatisiert mit den Bestelldaten abgleichen. Stimmen die Daten von Rechnung und Bestellung überein, lassen sie sich ohne weitere Prüfung durch eine Person automatisiert in das Buchhaltungssystem übermitteln. Dies spart nicht nur Zeit, sondern reduziert auch die Personalbindung für vergleichsweise einfache Tätigkeiten, was angesichts des wachsenden Fachkräftemangels nicht zu unterschätzen ist.
  5. Archivierung und Dokumentenmanagement: Die automatisierte Rechnungsverarbeitung ermöglicht effiziente Archivierung und ein intelligentes Dokumentenmanagement, da der Großteil eingehender Rechnungen von Empfang über Buchung bis hin zur Archivierung automatisiert in einem medienbruchfreien Workflow verarbeitet wird.

KI und die Einflüsse auf Geschäftsprozesse

In den letzten Jahren hat künstliche Intelligenz (KI) einen wachsenden Einfluss auf Geschäftsprozesse wie die beispielsweise vielfältige Implementierung von ChatGPT zeigt. Unternehmen aller Branchen setzen KI-Technologien ein, um ihre Geschäftsprozesse zu optimieren und Wettbewerbsvorteile zu erzielen.

Was KI für Geschäftsprozesse so interessant macht, ist der hohe Grad intelligenter Automatisierung, der damit erzielt werden kann. KI-Systeme können repetitive Aufgaben übernehmen und so die Effizienz steigern. Dadurch können Mitarbeiter sich auf komplexere Aufgaben konzentrieren, was u.a. zur Steigerung von Kundenzufriedenheit genutzt werden kann.

Ein weiterer Einfluss von KI auf Geschäftsprozesse ist die Datenanalyse. KI-Systeme können große Mengen an Daten analysieren und Muster erkennen, die für das Unternehmen von Bedeutung sind. Dies ermöglicht es Unternehmen, fundierte Entscheidungen zu treffen und ihre Geschäftsstrategie zeitnah zu optimieren. Zum Beispiel können KI-Algorithmen Verkaufsdaten analysieren und Vorhersagen über zukünftige Verkaufstrends treffen, was eine bessere Bestandsplanung ermöglicht.

Darüber hinaus kann KI auch bei der Personalbeschaffung und -verwaltung helfen. Mit ihrer Hilfe werden Bewerbungen analysiert und passende Kandidaten für eine Stelle identifiziert. Dies spart Zeit und Ressourcen bei der Suche nach geeigneten Mitarbeitern. Darüber hinaus können KI-Systeme auch bei der Mitarbeiterentwicklung helfen, indem sie individuelle Schulungsprogramme erstellen, die auf die Bedürfnisse jedes Mitarbeiters zugeschnitten sind.

SAP & Accounting – Wie die Software das Rechnungswesen revolutioniert

In der heutigen digitalen Welt ist es für Unternehmen unerlässlich, ihre Geschäftsprozesse zu optimieren und effizienter zu gestalten. Beispielhaft dafür steht SAP. Dieses mächtige Tool zur Abbildung von Geschäftsabläufen kann viel und ermöglicht es vielen Unternehmen überhaupt erst, mit den immer komplexeren Prozesse und Produktionsabläufe Schritt zu halten. Aufgrund seiner Komplexität sind selbst kleine Anpassungen allerdings immer sehr zeit- und kostenintensiv.

Hier kann die Einbindung agiler Lösungen sinnvoll sein, die Teilaspekte eines Prozesses im Zusammenspiel mit dem jeweiligen ERP darstellen. Symtrax bietet solche Lösungen, beispielsweise zur Workflowautomatisierung bei der Verarbeitung eingehender bzw. ausgehender Rechnungen. So lassen sich Anforderungen wie die Verpflichtung zum elektronischen Rechnungsaustausch zeitnah und effizient umsetzen, ohne tiefgehende Änderungen an einem eingespielten ERP vornehmen zu müssen. So lassen sich mit Compleo Hybrid beispielsweise automatisiert Rechnungen des jeweiligen ERPs der EU-Norm entsprechend aufbereiten und verteilen. Entsprechendes gilt für die Verarbeitung eingehender Rechnungen. Mit einem sinnvollen Mix an Tools können sich Unternehmen auf diese Weise, für die sich ändernden Anforderungen an ihre Rechnungslegungsprozesse optimal wappnen, um moderne Budgetierungs- und Controlling Ansätze flexibel zu implementieren.

Symtrax unterstützt Ihr Unternehmen beim Übergang in Ihre digitale Zukunft! Optimale Vereinbarkeit unterschiedlicher Technologien und Prozesse ermöglicht überhaupt erst eine effektive und ganzheitliche digitale Transformation.