- Kurzantwort
- E‑Rechnungspflicht im Autohaus: Ausgangssituation und Handlungsbedarf
- Welche Normen gelten für die E‑Rechnung im Autohaus?
- VaudisX und die E‑Rechnungspflicht im Autohaus
- Öffentliche Auftraggeber: Handlungsbedarf besteht bereits heute
- Wie ergänzt Symtrax VaudisX bei der E‑Rechnung?
- Rechnungsausgang: Rechtssicher versenden, transparent nachverfolgen
- Rechnungseingang: Strukturierte Verarbeitung statt manueller Aufwände
- Welches Betriebsmodell wird genutzt und wie werden Archivierung und E‑Reporting umgesetzt?
- Fazit: Umsetzung der E‑Rechnung im Autohaus
Kurzantwort
Die E‑Rechnungspflicht betrifft Autohäuser im Rechnungsein- und -ausgang.
VaudisX ist das Dealer Management System (DMS) und übernimmt die Rechnungserstellung.
Symtrax verarbeitet die in VaudisX erzeugten Rechnungen technisch weiter, einschließlich
Konvertierung in strukturierte E‑Rechnungsformate, Übermittlung, Nachverfolgbarkeit und Archivierung.
Die bestehenden Abläufe im DMS bleiben dabei unverändert.
E‑Rechnungspflicht im Autohaus: Ausgangssituation und Handlungsbedarf
Mit der E‑Rechnungspflicht im Autohaus stehen Autohäuser vor der Herausforderung, ihre Rechnungsprozesse rechtskonform und effizient aufzustellen.
VaudisX als Dealer Management System (DMS) bildet dabei die Basis für zentrale kaufmännische Abläufe im Autohaus – insbesondere für die Erstellung von Ausgangsrechnungen in der Debitorenbuchhaltung.
Gleichzeitig verändern gesetzliche Vorgaben die Anforderungen an den Rechnungsein- und -ausgang grundlegend.
Im Rechnungseingang besteht die Verpflichtung, strukturierte elektronische Rechnungen empfangen und verarbeiten zu können.
Im Rechnungsausgang ist der Einsatz strukturierter, maschinenlesbarer Rechnungsformate
bei Rechnungen an öffentliche Auftraggeber bereits verpflichtend.
Ab 2027 wird diese Pflicht schrittweise auf weitere Rechnungsszenarien ausgeweitet.
Für Autohäuser bedeutet das:
Wer heute handelt, sichert sich Rechtssicherheit, Prozessstabilität und Planungssicherheit für kommende regulatorische Anforderungen.
Welche Normen gelten für die E‑Rechnung im Autohaus?
Grundlage der E‑Rechnung ist die europäische Norm EN 16931.
Sie definiert ein einheitliches, maschinenlesbares Rechnungsdatenmodell und bildet die Basis für die automatisierte Verarbeitung von Rechnungen.
Darauf aufbauend existieren nationale Ausprägungen, sogenannte CIUS (Core Invoice Usage Specifications), die festlegen, wie die EN 16931 national umzusetzen ist.
In Deutschland ist XRechnung die maßgebliche CIUS für Rechnungen an den öffentlichen Sektor.
Eine Rechnung ist nicht mehr allein dann korrekt, wenn sie inhaltlich richtig ist. Rechtssicherheit entsteht erst, wenn sie auch formal, strukturell und technisch den normativen Vorgaben entspricht.
VaudisX und die E‑Rechnungspflicht im Autohaus
VaudisX ist die zentrale Plattform für die Rechnungserstellung im Autohaus und bildet die Grundlage effizienter kaufmännischer Prozesse. Die Lösung kann vollständig cloudbasiert betrieben werden.
Die E‑Rechnungspflicht führt zu zusätzlichen formalen Anforderungen. Neben der Rechnungserstellung gewinnen strukturierte Datenformate, technische Validierungen nach EN 16931 und der jeweils geltenden CIUS‑Regeln an Bedeutung.
Öffentliche Auftraggeber: Handlungsbedarf besteht bereits heute
Für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber ist die Nutzung von XRechnung bereits verpflichtend. Klassische PDF-Rechnungen werden nicht mehr akzeptiert.
Autohäuser benötigen daher eine Lösung, mit der E‑Rechnungen nach EN 16931 zuverlässig erzeugt, geprüft und übermittelt werden können.
Wie ergänzt Symtrax VaudisX bei der E‑Rechnung?
Zur Ergänzung der in VaudisX erzeugten Rechnungsdaten kommt die Compleo Invoice Platform (CIP) zum Einsatz.
Sie erweitert bestehende Systemlandschaften um E‑Rechnungsfunktionalitäten,
ohne die Abläufe im DMS zu verändern.
Rechnungsausgang: Rechtssicher versenden, transparent nachverfolgen
Im Rechnungsausgang werden die aus VaudisX stammenden Rechnungsdaten in strukturierte Formate wie XRechnung oder ZUGFeRD (Factur-X) konvertiert.
Die Übermittlung erfolgt über gängige Verfahren wie E‑Mail oder Peppol.
Alle Schritte der Formatkonvertierung, technischen Prüfung und Übermittlung werden protokolliert und dauerhaft gespeichert.
Rechnungseingang: Strukturierte Verarbeitung statt manueller Aufwände
Im Rechnungseingang unterstützt die Compleo Invoice Platform den Empfang strukturierter E‑Rechnungen.
- Validierung gemäß EN 16931 und relevanter CIUS
- formale Prüfung
- Einbindung in strukturierte Prüf und Freigabeprozesse
Welches Betriebsmodell wird genutzt und wie werden Archivierung und E‑Reporting umgesetzt?
Die Compleo Invoice Platform wird als Cloud‑Lösung betrieben. Optional können On-Premises-Komponenten für die E‑Mail-Zustellung angebunden werden.
Für die Archivierung steht eine revisionssichere Lösung zur Verfügung.
Die Integrität und Authentizität der archivierten Rechnungen werden durch ein nach der eIDAS-Verordnung ausgestelltes Zertifikat abgesichert.
Fazit: Umsetzung der E‑Rechnung im Autohaus
Durch den Einsatz der Compleo Invoice Platform werden die Voraussetzungen für die Umsetzung aktueller und zukünftiger Anforderungen der E‑Rechnung im Zusammenspiel mit VaudisX geschaffen:
- rechtskonforme Konvertierung strukturierter Rechnungsdaten
- regelkonformer Versand und Empfang
- vollständige Nachverfolgbarkeit aller Verarbeitungsschritte
- revisionssichere Archivierung
- Vorbereitung auf zukünftige E‑Reporting-Pflichten
