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Amanda Godwins Marketing Specialist

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Die Wahl eines E-Rechnungs-Anbieters ist kein bloßer Softwarekauf. In vielen Fällen entscheidet die Rechnungssoftware sogar darüber, ob E-Rechnungspflichten zur Belastung oder zur Chance für echte Transformation werden.

Auch wenn jedes Team individuelle Anforderungen hat, gibt es einige Qualitätsmerkmale, die einen vertrauenswürdigen Anbieter auszeichnen. Hier listen wir auf, bei welche Kriterien den Unterschied machen.

Kriterium 1: Durchgängige Prozesse statt Insellösungen

E-Rechnungsprozesse lassen sich vereinfachen, indem eingehende und ausgehende Rechnungen über ihren kompletten Lebenszyklus hinweg an einem zentralen Ort gebündelt werden.

Wer hingegen jeden Arbeitsschritt auf einer eigenen Plattform abbildet, verteilt Informationen auf mehrere Systeme, macht Zuständigkeiten unübersichtlich und erhöht die Anfälligkeit für Compliance-Lücken.

Für durchgängige Prozesse eignet sich eine E-Rechnungssoftware, die folgende Arbeitsschritte für eingehende und ausgehende Rechnungen abdeckt:

  1. Erstellung: E-Rechnung im strukturierten Format erstellen.
  2. Validierung: Format und steuerliche Pflichtangaben validieren.
  3. Übermittlung: Rechnung sicher an den Empfänger übertragen.
  4. Eingang: Rechnung entgegennehmen und auf Vollständigkeit sowie Lesbarkeit prüfen.
  5. Verarbeitung: Rechnung im ERP- oder Buchhaltungssystem erfassen und zuordnen.
  6. Prüfung: Rechnungsdaten mit ERP-Daten, sowie Bestellung und Lieferung abgleichen.
  7. Freigabe: Rechnung zur Zahlung freigeben.
  8. Archivierung: Rechnung revisionssicher und GoBD-konform aufbewahren.

Um für Transparenz zu sorgen, braucht es außerdem eine Funktion zur Statusverfolgung mit aussagekräftigen Meldungen: Finanzteams müssen nachvollziehen können, ob eine Rechnung neu eingegangen, freigegeben, abgelehnt oder bezahlt ist.

Auch die Archivierung ist eine gesetzliche Pflicht und keine nachträgliche Ergänzung. E-Rechnungen müssen während der gesamten Aufbewahrungsfrist lesbar, verfügbar und vor unbemerkten Veränderungen geschützt bleiben. Dafür sind eine Suchfunktion, geregelte Zugriffsrechte, ein GoBD-konformer Speicherort sowie regelmäßige Back-ups entscheidend.

Mehr als die E-Rechnung

Gute Provider decken angrenzende Dokumente wie Bestellungen und Lieferscheine sowie EDI-Anbindungen auf derselben Plattform ab. So lassen sich spätere Zweitanbieter und doppelte Integrationen vermeiden.

Kriterium 2: Datenschutz und IT-Sicherheit

Unternehmen weltweit sind zunehmenden Sicherheitsrisiken durch Finanzbetrug und Cyberattacken ausgesetzt. Da Rechnungsdaten hochsensibel sind, braucht ein E-Rechnungs-Dienstleister ein tragfähiges Sicherheitskonzept.

Diese Anforderungen bilden die Grundlage für technische Sicherheit:

  • ISO 27001-Zertifizierung für Information Security Management
  • Multi-Faktor-Authentifizierung
  • Rollenbasierter Zugriff
  • Verschlüsselung der Rechnungsdaten bei Übertragung und Speicherung
  • Regelmäßige Back-ups und Wiederherstellungstests
  • Definierte Meldewege bei Sicherheitsvorfällen

Bei Cloud-Anbietern gibt es zusätzlich Unterschiede bei der Data Residency, also dem physischen Speicherort der Daten. Rechenzentren in der EU, beziehungsweise dem Europäischen Wirtschaftsraum, unterliegen der DSGVO. Bei einer Hosting-Umgebung in anderen Staaten greifen die lokalen Gesetze. Es gibt auch Anbieter, bei denen Kunden den Ort der Datenresidenz selbst wählen können.

Kriterium 3: ERP-Integration

Eine neue E-Rechnungslösung sollte ein Unternehmen nicht zwingen, gut funktionierende Prozesse umzustellen. Im Idealfall werden die E-Rechnungsprozesse in die Geschäftsabläufe eingebunden, sodass keine Insellösungen entstehen.  

Die Integration der E-Rechnungslösung mit dem bestehenden ERP ermöglicht durchgängige Prozesse: Rechnungsdaten werden aus dem System übernommen, von der E-Rechnungssoftware weiterverarbeitet und anschließend sind aktuelle Statusmeldungen im ERP verfügbar.

Folgende Fragen helfen dabei, die Integrationsmöglichkeiten einzuschätzen:

  • Kompatibilität: Gibt es dokumentierte Integrationen für das vorhandene ERP?
  • Schnittstellen: Welche Möglichkeiten für den Datenaustausch nutzt der Provider, beispielsweise APIs, sFTP, AS2, AS4 oder Middleware?
  • Entwicklungsaufwand: Wie viel individuelle Entwicklung ist erforderlich? Sind Änderungen am ERP-System notwendig?
  • Synchronisierung: Werden Statusmeldungen in das ERP-System zurückgeschrieben?
  • Datenverarbeitung: Werden Formatkonvertierung und länderspezifische Anforderungen automatisiert berücksichtigt?

Automatische Formatkonvertierung

ERP-Systeme erzeugen Rechnungsdaten oft in internen Formaten, die dann in gesetzeskonforme Formate überführt werden müssen. Eine E-Rechnungssoftware mit automatischer Formatkonvertierung kann verschiedene Länderformate in einem einheitlichen Workflow verarbeiten.

Wenn möglichst wenig individuell programmiert oder am ERP verändert wird, bleiben nicht nur die bewährten Workflows erhalten, sondern es sinkt auch der Aufwand für Implementierung und Wartung.

Kriterium 4: Internationale Abdeckung

Für Unternehmen, die international agieren oder das in Zukunft planen, kann die Abdeckung aller relevanten Länder durch einen Provider ein großer Vorteil sein. Ansonsten können isolierte, länderspezifische Prozesse mit mehreren Ansprechpartnern für Verwirrung sorgen. Wenn ein E-Rechnungs-Anbieter hingegen verschiedene Ländermandate abdeckt, kann sich die Softwarelösung auch in Zukunft mit dem Unternehmen weiterentwickeln.

Um die größtmögliche Flexibilität für internationale Firmen zu bieten, sollte der Anbieter eine große Bandbreite an Formaten und Syntaxen unterstützen.

Besonders wichtig in Europa sind:

Auch die Anbindung an lokale Steuerbehörden und deren offizielle Plattformen ist ein zentraler Faktor für eine länderübergreifende Abdeckung:

  • Frankreich (PA – Plateformes Agréées und Chorus Pro)
  • Italien (SdI – Sistema di Interscambio)
  • Polen (KSeF – Krajowy System e-Faktur)
  • Saudi-Arabien (Fatoora / ZATCA)
  • Indien (IRP – Invoice Registration Portal)
  • Malaysia (MyInvois / LHDN)
  • Singapur (InvoiceNow / Peppol-Netzwerk)
  • Ägypten (ETA – Egyptian Tax Authority)
  • Brasilien (NF-e / SEFAZ)

Zusätzlich sind Mitgliedschaften internationalen Netzwerken relevant, beispielsweise:

  • OpenPeppol
  • Global Exchange Network Association (GENA)
  • Digital Business Networks Alliance (DBNA)

Anbieter decken Ländermandate entweder selbst oder über Partner ab. Die Eigenabdeckung hat den Vorteil, dass Umsetzung, Support und Vertrag aus einer Hand kommen. Bei Partnerlösungen ist es wichtig zu klären, wer Ansprechpartner ist, wer haftet, welche Servicezeiten gelten und ob zusätzliche Kosten entstehen.

Kriterium 5: Optimierung statt reiner Compliance

Eine E-Rechnungssoftware, die nur gesetzliche Mindestanforderungen erfüllt, ist keine lohnende Investition für Unternehmen. Denn bei der Digitalisierung von Rechnungsprozessen ist viel mehr als bloße Pflichterfüllung möglich: Prozesse können automatisiert, manueller Aufwand reduziert und Kosten gesenkt werden. Dieses Potenzial zu nutzen, kann ein Wettbewerbsvorteil sein.

In diesem Zusammenhang sind Automatisierung und KI oft Marketingbegriffe ohne klaren Mehrwert. Für Käufer lohnt es sich deshalb, konkrete Szenarien abzufragen, anstatt sich auf allgemeine Versprechen zu verlassen.

Tipp: Eine Demo der konkreten Anwendungsfälle bringt Klarheit über den Mehrwert von KI-Funktionen.

Hier sind einige Beispiele wie Optimierung konkret aussehen kann:

  • Automatischer 3-Wege-Abgleich: Rechnung, Bestellung und Lieferschein werden abgeglichen, nur Abweichungen landen in der Sachbearbeitung.
  • Freigabe-Workflows: Freigaben laufen nach Betrag, Kostenstelle oder Lieferbetrieb, inklusive Vertretungsregeln, sodass Rechnungen nicht in Postfächern liegen bleiben.
  • Fehlerrückmeldung: Fehlerhafte Rechnungen gehen mit konkreter Begründung an den Rechnungssteller zurück, ohne dass jemand manuell nachfasst.
  • Fristenmanagement: Rechnungen werden nach Fälligkeit priorisiert.
  • Stammdatenprüfung: Steuerdaten und Bankverbindungen werden zur Betrugsprävention automatisch geprüft.
  • Datenerhebung: Durchlaufzeit, Fehlerquote und der Anteil Rechnungen ohne manuellen Eingriff („Touchless-Quote“) machen den Effekt messbar.

Viele Teams schätzen es außerdem, wenn sie ihre Workflows selbst gestalten und auch nach dem Go-live anpassen können. Welche Schritte automatisch laufen sollen und welche bewusst eine menschliche Freigabe brauchen, ist schließlich sehr individuell.

Kriterium 6: Roadmap für ViDA und E-Reporting

E-Rechnungsprozesse müssen fortlaufend auf dem neuesten Stand gehalten werden. Entsprechend muss ein Anbieter für Rechnungssoftware mit Gesetzesänderungen schritthalten.

Was die E-Rechnung betrifft, steht Deutschland erst am Anfang: Die E-Rechnungspflicht für den B2B-Bereich wird seit 2025 schrittweise eingeführt. Doch diese Anforderungen erfüllen zu können reicht noch nicht, denn die EU-Initiative ViDA (VAT in the Digital Age) macht die E-Rechnung ab 2030 zum Standard für grenzüberschreitende B2B-Umsätze in der EU und sieht ein Meldesystem für diese Transaktionen vor.

Was das in der Praxis bedeutet, zeigt der Blick ins Ausland:

  • Italien: Seit 2019 müssen B2B-Rechnungen über die Plattform der Steuerbehörde (Sistema di Interscambio) laufen.
  • Frankreich: Im September 2026 wurde eine Pflicht zu E-Invoicing und E-Reporting über staatlich zertifizierte Plattformen (Plateformes agréées) eingeführt.
  • Polen: Das zentrale staatliche System KSeF ist seit 2026 verpflichtend.
  • Belgien: Seit Januar 2026 gilt eine B2B-Pflicht mit dem Peppol-Netzwerk als Basis.

Auch für Deutschland ist ein Meldesystem absehbar, sodass folgende Fragen vor dem Kauf zu klären sind:

  • Gibt es eine konkrete Roadmap für ViDA und E-Reporting?
  • Sind Gesetzesupdates im Abonnement enthalten, oder wird jede Änderung ein kostenpflichtiges Projekt?
  • Wer beobachtet Gesetzgebung und wie schnell wird umgesetzt?

In diesem Punkt lohnt es sich definitiv, beim Kauf vorausschauend zu sein, anstatt später nachzurüsten oder den Anbieter zu wechseln, wenn die nächste Veränderung näher rückt.

E-Rechnungen international managen – mit Symtrax

Internationale E-Rechnungsprozesse brauchen mehr als eine Lösung für gesetzliche Vorgaben. Symtrax hat aus über 35 Jahren Erfahrung Lösungen entwickelt, auf die heute mehr als 3.000 Kunden weltweit vertrauen. Mit Standorten in sechs Ländern unterstützt Symtrax Unternehmen dabei, ihre Rechnungsprozesse zentral und durchgängig zu digitalisieren.

Die Saas-Lösung Compleo Invoice Platform deckt den gesamten Lebenszyklus von Eingangs- und Ausgangsrechnungen ab und lässt sich dank Low-Code-Integration an SAP, Microsoft Dynamics 365, IBM, Sage, TimeLine und weitere ERP-Systeme anbinden.

Auch bei internationalen Anforderungen bietet Symtrax eine zentrale Lösung: Unterstützt werden unter anderem UBL/CII, Peppol BIS Billing, XRechnung, ZUGFeRD/Factur-X und EDI. Die Plattform wird kontinuierlich an neue gesetzliche Anforderungen angepasst und ist als französische Plateforme Agreée bereits praxiserprobt im E-Reporting.

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