- Aktuelle Gesetzeslage für B2B in Deutschland
- Was ändert sich ab 2027?
- Für wen gilt die E-Rechnungspflicht ab 2027?
- E-Rechnung: Welche Formate werden akzeptiert?
- Vorbereitung: Praktische Schritte zur E-Rechnung
- Reichen E-Mail-Postfach und kostenlose Online-Tools?
- Software für E-Rechnungen: Welche Funktionen sind wichtig?
- Spät dran? Wie Symtrax Ihnen weiterhelfen kann
- Pflicht erfüllen und Potenzial nutzen
Aktuelle Gesetzeslage für B2B in Deutschland
Die Einführung der verpflichtenden E-Rechnung ist in vollem Gang. Dafür wurde mit dem Wachstumschancengesetz der Bundesregierung ab dem 1. Januar 2025 ein Umsetzungsplan für den B2B-Bereich beschlossen.
Fristen im Überblick
- Seit 1. Januar 2025: Alle inländischen Unternehmen müssen E-Rechnungen empfangen können.
- Bis 31. Dezember 2026: Sonstige Rechnungen sind noch zulässig, teilweise ist die Zustimmung des Empfängers nötig.
- Ab 1. Januar 2027: Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von über 800.000 Euro müssen E-Rechnungen versenden.
- Ab 1. Januar 2028: Ende der allgemeinen Übergangsregelung für den Versand von E-Rechnungen.
Seit 2025 müssen Unternehmen E-Rechnungen empfangen können, doch bei der Ausstellung von E-Rechnungen gilt eine Übergangsfrist: Bis zum 31. Dezember 2026 ist es noch erlaubt, Rechnungen in anderen Formaten zu versenden. Auch Papierrechnungen sind bis dahin noch zulässig.
Ein elektronisches Format, das die Anforderungen an eine E-Rechnung nicht erfüllt, beispielsweise eine PDF-Datei, darf selbst während dieser Übergangsphase nur mit Zustimmung des Rechnungsempfängers verwendet werden.
Ab 2027 wird zudem die Umsatzgrenze von 800.000 Euro relevant: Unternehmen, die darüberliegen, müssen ab 2027 nicht nur E-Rechnungen empfangen können, sondern auch versenden.
Was ändert sich ab 2027?
Ab 2027 wird die Umsatzgrenze von 800.000 Euro für viele Unternehmen zum praktischen Stichtag: B2B-Unternehmen, deren Gesamtumsatz im Jahr 2026 über 800.000 Euro lag, dürfen Rechnungen ab dem 1. Januar 2027 nur noch elektronisch versenden.
Maßgeblich für die Umsatzgrenze ist der nach § 19 Abs. 3 UStG ermittelte Gesamtumsatz des Vorjahres. Für die E-Rechnungspflicht ab 2027 ist somit der Gesamtumsatz des Kalenderjahres 2026 entscheidend (§ 27 Abs. 38 UStG).
Für Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von höchstens 800.000 Euro verlängert sich die Übergangsfrist um ein weiteres Jahr. Sie dürfen auch für Umsätze im Jahr 2027 zwar noch bis zum 31. Dezember 2027 eine sonstige Rechnung ausstellen, doch die Übergangsregelung bedeutet keinen dauerhaften Aufschub für kleinere Betriebe. Spätestens ab 2028 müssen auch sie auf die verpflichtende E-Rechnung vorbereitet sein.
Für wen gilt die E-Rechnungspflicht ab 2027?
Von der E-Rechnungspflicht ab 2027 sind inländische Unternehmen betroffen, die steuerpflichtige Leistungen an andere deutsche Unternehmen erbringen. Dazu zählen auch Freiberufler, Vermieter und Unternehmen, die ausschließlich steuerfreie Umsätze erzielen.
Von der E-Rechnungspflicht ausgenommen sind:
- Rechnungen an Privatpersonen
- Rechnungen bis 250 Euro nach § 33 UStDV
- Fahrausweise nach § 34 UStDV
Kleinunternehmer nach § 19 UStG müssen E-Rechnungen zwar empfangen können, fallen aber ebenfalls nicht unter die Ausstellungspflicht ab 2027.
E-Rechnung: Welche Formate werden akzeptiert?
Eine E-Rechnung enthält alle relevanten Rechnungsangaben in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format. Die europäische Norm EN 16931 legt fest, welche Rechnungsinformationen wie strukturiert werden müssen.
Die gängigsten EN 16931-konformen Formate in Deutschland sind:
- ZUGFeRD ab Version 2.0.1: ZUGFeRD (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland) ist ein hybrides Format mit strukturierten XML-Daten und einer visuellen PDF-Darstellung.
- XRechnung: Die XRechnung ist ein strukturiertes XML-Format, ohne zusätzliche visuelle Darstellung und gilt als Standard für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber.
Darüber hinaus darf Electronic Data Interchange (EDI) genutzt werden, wenn die vollständige Extraktion der Pflichtangaben in ein EN-16931-interoperables Format möglich ist. Allerdings müssen solche Verfahren explizit zwischen Rechnungsaussteller und Rechnungsempfänger vereinbart werden.
Für Unternehmen, die bereits EDI-Schnittstellen nutzen, aber noch keine Formate nach EN 16931 einsetzen, gilt eine Übergangsregelung bis zum 31. Dezember 2027.
Wie müssen E-Rechnungen archiviert werden?
E-Rechnungen müssen nach § 14b Absatz 1 UStG acht Jahre lang aufbewahrt werden. Dabei müssen sie im strukturierten Ursprungsformat vorliegen, sodass Screenshots oder PDF-Dateien anstelle der Originale nicht zulässig sind.
Bei hybriden Formaten wie ZUGFeRD ist der strukturierte Teil maßgeblich. Somit haben bei einer Abweichung zwischen XML-Daten und PDF immer die strukturierten XML-Daten Vorrang.
Vorbereitung: Praktische Schritte zur E-Rechnung
Unternehmen, die noch keine tragfähige Lösung für E-Rechnungen haben, sollten das Thema so schnell wie möglich angehen.
Die wichtigsten Schritte zur erfolgreichen Umsetzung sind:
- Bestehende Prozesse analysieren: Aktuelle Methoden der Rechnungserfassung und -verarbeitung, Zuständigkeiten und IT-Infrastruktur prüfen. Dabei sollten Unternehmen die Workflows generell überdenken, damit Schwachstellen nicht in den neuen Prozess übertragen werden.
- Formate und Übertragungswege festlegen: Klären, welche Rechnungsformate Geschäftspartner nutzen und anschließend den Übertragungsweg festlegen, etwa per E-Mail, über ein Portal oder über Peppol.
- Zentralen Rechnungseingang einrichten: Einen zentralen Eingang für E-Rechnungen schaffen (beispielsweise eine zentrale E-Mail-Adresse) und Lieferanten sowie Kunden darüber informieren.
- Rechnungssoftware wählen oder Systeme erweitern: Wenn bestehende Buchhaltungs- oder ERP-Systeme keine E-Rechnungen verarbeiten können, sollten Unternehmen entsprechend in eine kompatible Lösung investieren.
- Mitarbeitende schulen: Beteiligte Teams mit den neuen Prozessen und Systemen vertraut machen.
- E-Rechnung ausführlich testen: Vor der Umstellung verschiedene Szenarien mit unterschiedlichen Geschäftspartnern testen. So können mögliche Fehler bereits vor dem produktiven Einsatz erkannt und behoben werden.
Auch nach der Umstellung müssen die E-Rechnungsprozesse regelmäßig geprüft und an neue gesetzliche Anforderungen angepasst werden.
Reichen E-Mail-Postfach und kostenlose Online-Tools?
Ein E-Mail-Postfach reicht grundsätzlich aus, um E-Rechnungen zu empfangen. Allerdings ist für die korrekte Weiterverarbeitung und den Rechnungsausgang eine Buchhaltungssoftware wichtig. Rechnungsdaten manuell zu erfassen ist nicht nur ineffizient, sondern erhöht das Risiko von Fehlern und Betrug. Die gesetzlichen Neuerungen zielen darauf ab, genau das zu vermeiden.
Des Weiteren sollten E-Rechnungen möglichst beim Eingang, beziehungsweise vor dem Versenden automatisch validiert werden. Ansonsten riskiert man, fehlerhafte Formate oder Angaben erst später zu bemerken.
Tipp: Die Finanzverwaltung bietet ein ELSTER- Tool an, das E-Rechnungen im XML-Format lesbar macht.
Von kostenfreien Onlinediensten zur Erstellung von E-Rechnungen ist ebenfalls abzuraten. Online-Tools bergen große Risiken beim Datenschutz, denn Rechnungen enthalten sensible Geschäfts- und Kundendaten, die nicht bei externen Anbietern gespeichert werden sollten. Zudem ist nicht sichergestellt, dass Onlinedienste die Rechnungen wirklich gesetzeskonform erstellen und bei gesetzlichen Veränderungen schnell genug angepasst werden.
Software für E-Rechnungen: Welche Funktionen sind wichtig?
Die Einführung der E-Rechnung kann für Unternehmen ein Anlass sein, ihre Rechnungsprozesse zu modernisieren. Schließlich lohnt sich die Investition in eine technische Lösung am meisten, wenn diese nicht nur Compliance sicherstellt, sondern gleichzeitig Prozesse verbessert.
Folgendes sollte eine E-Rechnungssoftware auf jeden Fall können:
- Rechnungsempfang: E-Rechnungen in verschiedenen Formaten empfangen und lesbar darstellen.
- Rechnungserstellung: E-Rechnungen erstellen, insbesondere als XRechnung oder ZUGFeRD.
- Validierung: Format und Vollständigkeit der Pflichtangaben automatisch prüfen.
- Verarbeitung: Integrierte Workflows für Rechnungsprüfung und -freigabe.
- Archivierung: Rechtskonforme Aufbewahrung im strukturierten Format.
- ERP-Integration: Anbindung an bestehende ERP-Systeme.
Je nach Unternehmen können noch einige weitere Funktionalitäten hilfreich sein:
- Für internationale Rechnungen: Anbindung an Peppol, denn das Netzwerk ist in vielen Ländern bereits der Standard für elektronischen Rechnungsaustausch.
- Für Kreditorenbuchhaltung: Automatischer 3-Wege-Abgleich zwischen Bestellung, Wareneingang und Lieferantenrechnung.
Ebenso sinnvoll ist ein Blick auf die Zukunft: Da zukünftig wohl E-Reporting-Anforderungen auf deutsche Unternehmen zukommen werden, sollte die Software flexibel genug sein, sich daran anzupassen.
Spät dran? Wie Symtrax Ihnen weiterhelfen kann
Mit Compleo Invoice Platform (CIP) unterstützt Symtrax Unternehmen bei der Umstellung auf die E-Rechnung und der Optimierung ihrer Rechnungsprozesse. E-Rechnungen lassen sich mit CIP ganz einfach erstellen, versenden und empfangen.
Die wichtigsten Vorteile von CIP auf einen Blick:
- Alles an einem Ort: Eingangs- und Ausgangsrechnungen zentral verwalten
- Rechtskonform: Validierung und revisionssichere Archivierung
- Verschiedene Formate: XRechnung, ZUGFeRD, CII, UBL und weitere
- ERP-Integration: Low-Code-Integration und Synchronisierung in Echtzeit
- Automatisiert: Automatische Rechnungsprüfung, 3-Wege-Abgleich und anpassbare Freigabe-Workflows
- Intuitiv: Benutzerfreundliche Oberfläche – kein technisches Fachwissen nötig
- International: Peppol Access Point und mehrsprachiger Support
Sie suchen noch nach einer Lösung für Ihre E-Rechnungsprozesse und wollen mehr über Compleo Invoice Platform erfahren? Dann buchen sie eine kostenlose Demo.
Pflicht erfüllen und Potenzial nutzen
Das Jahr 2027 wird für viele Unternehmen zum wichtigen Umsetzungsjahr für die E-Rechnung: Wer 2026 mehr als 800.000 Euro Gesamtumsatz erzielt hat, muss seine Ausgangsrechnungen auf strukturierte Formate umstellen. Das Thema E-Rechnung zu lange aufzuschieben, kann mit Bußgeldern von bis zu 5000 Euro nicht nur teuer werden, sondern auch indirekte Konsequenzen haben, beispielsweise Konflikte mit Geschäftspartnern oder verspätete Zahlungseingänge.
Gleichzeitig können Unternehmen die gesetzliche Pflicht zum Anlass nehmen, ihre Rechnungsprozesse zu modernisieren. Die Investition in eine flexible Lösung und saubere Prozesse lohnt sich vor allem mit Blick auf die Zukunft: Angesichts der Vorbereitungen auf ein nationales Meldesystem im Zuge der EU-Initiative VAT in the Digital Age (ViDA) werden sich die Anforderungen an E-Rechnungen weiterhin verändern.
