- Was ist eine ZUGFeRD-Rechnung?
- Was gilt, wenn sich PDF und XML unterscheiden?
- Welche ZUGFeRD-Profile erfüllen die Norm EN 16931?
- ZUGFeRD oder XRechnung: Wann eignet sich was?
- Kann ZUGFeRD international verwendet werden?
- Ist ZUGFeRD dasselbe wie Factur-X?
- Wie verarbeitet und erstellt man ZUGFeRD-Rechnungen?
- Häufige Fragen zu ZUGFeRD
- Quellen
Die verpflichtende E-Rechnung in Deutschland ist für die viele B2B Unternehmen ein Anlass, sich mit elektronischen Rechnungsformaten zu beschäftigen. In Deutschland ist ZUGFeRD einer der gängigsten Standards, denn das Format ist nicht nur gesetzeskonform, sondern durch die Kombination aus XML und PDF auch besonders nutzerfreundlich.
Was ist eine ZUGFeRD-Rechnung?
ZUGFeRD steht für „Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland“. Das Format wurde vom Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD) entwickelt und basiert auf der europäischen Norm EN 16931.
Als hybrides Rechnungsformat kombiniert ZUGFeRDzwei Bestandteile:
- PDF: Die PDF/A-3-Komponente ist für Menschen lesbar und lässt sich in einem PDF-Reader anzeigen.
- XML: Die strukturierten Rechnungsdaten sind nicht unmittelbar für Menschen lesbar, aber Buchhaltungs- und ERP-Systeme können sie automatisiert auslesen.
ZUGFeRD ist keine eigenständige Software, sondern ein frei verfügbarer Standard. Rechnungen in diesem Format können also von unterschiedlichen Softwaresystemen erstellt und verarbeitet werden.
Was gilt, wenn sich PDF und XML unterscheiden?
Bei einem hybriden Format wie ZUGFeRD kann es Widersprüche zwischen den XML-Daten und der PDF-Darstellung geben. In diesem Fall sind die strukturierten XML-Daten entscheidend, wie das Bundesfinanzministerium klarstellt.
Daher muss auch bei der Archivierung einer ZUGFeRD-Rechnung das strukturierte Format erhalten bleiben. Nur den PDF-Anteil zu archivieren ist nicht gesetzeskonform.
XML oder PDF: Was zählt bei Abweichungen?
- Das XML ist die eigentliche E-Rechnung und hat Vorrang.
- Das PDF dient nur der einfachen Lesbarkeit für Menschen.
Um Widersprüche zu vermeiden, sollten ZUGFeRD-Rechnungen vor dem Versand und nach dem Empfang technisch geprüft werden. Im Rahmen dieser Validierung können je nach Software auch gesetzliche Anforderungen wie die Vollständigkeit der Pflichtangaben überprüft werden.
Wer eine eigene Validierungslösung entwickeln möchte, findet alle technischen Informationen dazu im Infopaket des FeRD. Ansonsten haben viele Softwareprogramme einen angebundenen ZUGFeRD-Validator, zum Beispiel SAP DRC oder unsere Lösung Compleo Invoice Platform.
Welche ZUGFeRD-Profile erfüllen die Norm EN 16931?
Um ZUGFeRD an verschiedene Branchen und Unternehmensstrukturen anzupassen, gibt es die sogenannten „Profile“. Welches Profil geeignet ist, richtet sich nach der Unternehmensgröße, Komplexität und den benötigten Zusatzfeldern.
Drei der Profile werden nach dem Umsatzsteuergesetz als vollständige Rechnung anerkannt und sind gleichzeitig EN 16931-konform:
- EN 16931 (COMFORT): Deckt die Anforderungen der Norm EN 16931 vollständig ab und ist ansonsten auf standardisierte Grundelemente einer Rechnung reduziert.
- EXTENDED: Erweiterung des EN 16931-Profils für komplexere Szenarien, beispielsweise mehrere Lieferorte oder zusätzliche Angaben zu Rechnungspositionen.
- XRECHNUNG: Profiltyp, mit dem sich externe XML-Daten im Format XRechnung in ein PDF einbetten lassen. Das Ergebnis ist ebenfalls eine rechtskonforme Rechnung nach deutschen und europäischen Vorgaben.
Weitere Profile sind:
- BASIC: Reicht für die Erstellung einfacher, UStG-konformer Rechnungen, deckt die Anforderungen der EU-Norm aber nicht ab.
- BASIC WL und MINIMUM: Erfüllen weder die Anforderungen des deutschen UStG noch der EN 16931, sondern dienen lediglich als Buchungshilfen.
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ZUGFeRD oder XRechnung: Wann eignet sich was?
ZUGFeRD und XRechnung sind die gängigsten E-Rechnungsformate in Deutschland und setzen beide die Anforderungen der EU-Norm EN 16931 um.
Der wichtigste Unterschied ist jedoch die Darstellung:
- ZUGFeRD kombiniert XML mit einem lesbaren PDF.
- XRechnung ist ein rein strukturiertes Rechnungsformat ohne eingebettete PDF-Komponente.
Für Unternehmen, die gerade auf E-Rechnungen umstellen, ist ZUGFeRD oft die praktischere Lösung. So können die zuständigen Mitarbeitenden einen ersten Blick auf Rechnungen werfen, bevor diese weiterverarbeitet werden.
XRechnung dagegen gilt als Standard für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber und wird daher für Unternehmen im B2G-Bereich empfohlen. Alternativ akzeptiert die Plattform des Bundes laut offiziellen Hinweisen auch das ZUGFeRD-Profil XRECHNUNG.
Hybridformat aus PDF und XML
Maschinen- und menschenlesbar
Profil XRECHNUNG für B2G geeignet
Geeignet für B2B
Reines XML-Format
Maschinenlesbar
Standard für B2G
Geeignet für B2B
Kann ZUGFeRD international verwendet werden?
Für die internationale Rechnungsstellung gilt: Sowohl XRechnung als auch ZUGFeRD in den entsprechenden Profilen erfüllen die EN 16931, sodass sie theoretisch für den grenzüberschreitenden Rechnungsaustausch geeignet sind. In der Praxis sind die beiden Formate jedoch sehr länderspezifisch und werden von ausländischen Unternehmen nicht standardmäßig akzeptiert.
Eine wichtige Ausnahme ist der deutsch-französische Rechnungsaustausch: Hier hat ZUGFeRD einen entscheidenden Vorteil, da es sich mit der französischen Entsprechung Factur-X deckt.
Ist ZUGFeRD dasselbe wie Factur-X?
ZUGFeRD und Factur-X sind technisch deckungsgleiche Ausprägungen eines gemeinsamen deutsch-französischen Standards für hybride E-Rechnungen.
ZUGFeRD entspricht Factur-X
- ZUGFeRD und Factur-X sind ab der Version 2.0 identisch.
- Die aktuelle Version ZUGFeRD 2.5.2 entspricht Factur-X 1.09.2.
Durch die vollständige technische Synchronisierung zwischen ZUGFeRD und Factur-X ist ein reibungsloser Austausch zwischen Deutschland und Frankreich möglich.
Der Ursprung des gemeinsamen Standards liegt in einer deutsch-französischen Kooperation zwischen dem Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD) und dem französischen Forum National de la Facture Électronique et de la Dématérialisation des Marchés Publics (FNFE-MPE).
Wie verarbeitet und erstellt man ZUGFeRD-Rechnungen?
Es gibt verschiedene Tools, um ZUGFeRD-Rechnungen automatisch zu erstellen. Mit einer E-Rechnungssoftware funktioniert es in der Regel folgendermaßen:
- Rechnungsdaten eingeben: Die Daten werden in die entsprechenden Felder eingetragen. Wenn die Software an das ERP-System angebunden ist, erleichtern hinterlegte Kundendaten den Prozess.
- Rechnung erzeugen: Die Software erstellt ein PDF-Dokument und bettet die zugehörigen XML-Daten ein.
- Rechnung validieren: Eine technische Prüfung kontrolliert direkt XML-Struktur und gesetzliche Pflichtfelder.
- Rechnung versenden: Nun kann man die fertige Rechnung entweder herunterladen oder direkt im Programm versenden.
Um ZUGFeRD-Rechnungen zu empfangen, reicht ein E-Mail-Postfach zunächst aus. Eine Rechnungssoftware wie Compleo Invoice Platform kann mit einer E-Mail-Adresse verbunden werden, sodass die Eingangsrechnungen direkt im Programm angezeigt werden und dort zur Weiterverarbeitung bereitstehen.
Einen ersten Blick auf die Rechnung zu werfen, ist bei ZUGFeRD auch direkt im E-Mail-Posteingang möglich. Schließlich lässt sich der PDF-Anteil mit gängigen PDF-Readern öffnen.
