Das Problem
Die manuelle Dateneingabe sowie mangelhafte Prozesse in der Kreditorenbuchhaltung (AP) stellen für viele Unternehmen ein großes Problem dar.
Fehler, doppelte Rechnungen, nicht übereinstimmende Bestellungen und vieles mehr verschwenden Zeit und wertvolle Ressourcen. Darüber hinaus können sich diese Ineffizienzen aufgrund von ungenauen Zahlungen auf das Endergebnis eines Unternehmens auswirken.
Ein typischer Prozess in der Kreditorenbuchhaltung umfasst das Erfassen von Rechnungen, ihre Zuordnung zur entsprechenden Kostenstelle und den Abgleich mit Bestellungen, Genehmigungen und Zahlungen. Die Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung sorgt für einen schnelleren, präzisieren und nahtlosen Ablauf des gesamten Prozesses, der daher einfacher zu handhaben ist.
Die Lösung
Die Automatisierung von Kreditorenrechnungen umfasst den gesamten Rechnungseingangsprozesses eines Unternehmens des gesamten Rechnungseingangsprozesses eines Unternehmens, unabhängig vom Volumen der Rechnungen oder finanziellen Transaktionen. Die wesentliche Funktion besteht darin, Daten aus einer Rechnung zu extrahieren und sie im ERP-System der Wahl abzubilden. Dazu gehören Informationen wie Kaufbeträge, Mengen und Lieferantennamen. Die Rechnungen werden dann an die richtigen Empfänger zur Überprüfung und Genehmigung weitergeleitet.
Die Vorteile liegen auf der Hand: erstens werden unnötige Rückstände und die Gefahr menschlicher Fehler beseitigt und gleichzeitig die Restlaufzeit von Verbindlichkeiten optimiert. Außerdem wird sichergestellt, dass alle Rechnungen rechtzeitig zugestellt und verwaltet werden. Dies kann zu größerem Vertrauen bei Lieferanten führen, was wiederum zu einem kosteneffizienteren Kreditorenbuchhaltungsprozess mit kürzeren Durchlaufzeiten führt.
Und schließlich bietet die Integration mit bestehenden ERP- bzw. Buchhaltungssystemen Zugang zu genauen und ganzheitlichen Finanzdaten in Echtzeit.
Die Wahl der passenden Technologie
Die von Ihnen gewählte Lösung für die Automatisierung des Rechnungsprozesses sollte Folgendes ermöglichen:
- Nahtlose Integration in den bestehenden Kreditorenbuchhaltungsprozess
- Verbesserte Rückverfolgbarkeit und Nachvollziehbarkeit von Eingangsrechnungen
- Kompatibilität in Bezug auf Sicherheit und Leistung
- Unkomplizierte Einbindung von Workflows zur aktuellen Kreditorenprozesskette
- Einfache Methode für Lieferanten, ihre Rechnungen einzureichen und deren Status zu verfolgen
Die passende Lösung bietet den Lieferanten mehrere Möglichkeiten, ihre Rechnungen in dem von ihnen bevorzugten Format einzureichen. Das stärkt die Beziehung zwischen Ihrem Unternehmen und Ihren Lieferanten.
Außerdem sollten keine Änderungen an der bestehenden Kreditorentechnologie oder den Prozessen erforderlich sein. Der Einsatz von Software als Dienstleistung (SaaS)-Technologien zusammen mit zertifizierten ERP-Konnektoren und Programmschnittstelle (API) – ein Software-Vermittler, der es zwei Anwendungen ermöglicht, miteinander zu kommunizieren – ermöglicht die Integration in bestehende Kreditorenbuchhaltungsprozesse. Auf diese Weise können Sie Eingangsrechnungen direkt in Ihr APIA-System einspeisen.
Sicherheit ist wichtig
Login-Authentifizierung und Dokumentenverschlüsselung sind entscheidend für die Sicherheit des Austauschs von Geschäftsdokumenten. Darüber hinaus muss jede Aktion, die an einer eingehenden Rechnung vorgenommen wird, protokolliert werden. Dies gewährleistet die Rückverfolgbarkeit und ebnet den Weg für einen Prüfpfad. Auch enthält jede Eingangsrechnung, ob gültig oder ungültig, eingebettete Metadaten. Diese Metadaten können innerhalb eines Kreditorenworkflows verwendet und sogar an Ihr ERP- oder Geschäftssystem zurückgesendet werden, wo sich wichtige Informationen leicht auffinden lassen.
Unternehmen setzen zunehmend auf Prozessautomatisierung und Digitalisierung, um Verbesserungen zu erzielen. Das gilt auch für die Automatisierung des Rechnungsrozesses,der oft als Katalysator für die weitere Digitalisierung in anderen Abteilungen dient. Durch die Einrichtung effizienter und effektiver Prozessautomation können Ressourcen in der Kreditorenbuchhaltung freigesetzt werden, um sich auf höherwertige Aktivitäten zu konzentrieren. Entscheidend ist, dass die vollständige Datenintegrität der Kreditorenbuchhaltung gewährleistet ist und die Anbindung sowie die Verwaltung von Lieferanten transparent optimiert wird.
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