Das Betrugsrisiko ist nach wie vor groß, und viele Unternehmen sind sowohl internen als auch externen Bedrohungen ausgesetzt. “Social Hacking” und E-Mail-Spam sind immer häufiger anzutreffen, was durch das zusätzliche Risiko unzureichender interner Kontrollen noch verstärkt wird. Mangelhafte Überwachung oder das Fehlen bewehrter Prozesse führt häufig zur Erstellung falscher Dokumente oder zur Manipulation von Dokumenten.
Die Zunahme der Arbeit aus dem Home Office aufgrund von COVID-19 hat zu einem Anstieg von Betrug aus der Ferne im Gegensatz zur Arbeit im Büro geführt. Dies ist vor allem in den Abteilungen Finanzen und Kreditorenbuchhaltung zu beobachten.
Einfach ausgedrückt: Es reicht nicht aus, “die Stalltür zu schließen, wenn das Pferd schon ausgebüxt ist”. Vielmehr sind präventive Maßnahmen erforderlich, um Betrug an der Wurzel auszurotten.
Durchgängig automatisierte Arbeitsabläufe geben Unternehmen die Fähigkeiten und Werkzeuge, die sie benötigen, um Präventivmaßnahmen im Tagesgeschäft zu ergreifen. Diese können sich im Kampf gegen Betrug sehr positiv auswirken.
Digitale Validierungslösungen zusammen mit Tools für elektronische Signaturen werden an die jeweiligen Anforderungen angepasst und ermöglichen es Unternehmen, einen effektiven Genehmigungs- und Validierungsprozess zu implementieren. Klar definierte Parameter und Vorlagen sorgen dafür, dass der gesamte automatisierte Arbeitsablauf durchgehend kontrolliert wird. Dadurch wird jeglicher Raum für manuelle Manipulationen oder menschliche Eingriffe ausgeschlossen.
Dadurch, dass man aus der Ferne genauso nahtlos auf die Systeme zuzugreifen kann wie im Büro, wird die vorgeschriebene Genehmigungskette eines Unternehmens auch bei der Fernarbeit eingehalten. Zusätzliche Sicherheitsebenen für die Verarbeitung von externen Beträgen, ermöglichen zudem umfassende Kontrollen und Validierungen.
Das Ergebnis ist eine viel tiefer greifende Ebene der Rechenschaftspflicht. Die Möglichkeit, spezifische Details eines jeden Dokuments einzusehen – wer es wann und wo unterschrieben hat – sorgt für vollständige Transparenz Nachverfolgbarkeit den gesamten Prozess hinweg.
Darüber hinaus verringert dieser Ansatz das Betrugsrisiko durch effiziente, sichere und geschützte interne Prozesse erheblich. Ebenso wird die Einhaltung der zunehmenden Regelkonformität durch größere Genauigkeit, Produktivität und Pünktlichkeit verbessert.
Allerdings sind nicht alle Lösungen sind. Im Folgenden finden Sie eine Checkliste, die Sie bei der Prüfung möglicher Optionen zur Betrugsprävention berücksichtigen sollten:
- Sicherer Datenaustausch
Die Zertifizierung der Identität des Absenders durch dessen Unterschrift ermöglicht eine größere Datenintegrität und Authentifizierung. Sobald ein Dokument unterschrieben ist, kann diese Unterschrift nicht mehr geändert werden. Dies mindert das Betrugsrisiko bei internen und externen Dokumenten erheblich
- SMS-Authentifizierung / Zwei-Faktor-Authentifizierung
Eine zusätzliche Sicherheitsebene, die sicherstellt, dass nur der vorgesehene Empfänger Zugriff auf das Dokument hat und es validieren kann
- Cloud oder lokal
Zögern Sie, sensible Unternehmensdokumente und Unterschriften dezentral in einer Cloud zu speichern, die Ihnen nicht gehört? Die ideale Lösung kann Ihnen die Freiheit bieten, zwischen Cloud, vor Ort oder einer hybriden Option zu wählen
- Rückverfolgen, verfolgen und nachweisen!
Stellen Sie sicher, dass keine Unterlagen verloren gehen. Greifen Sie auf vollständige Prüfprotokolle in Echtzeit zu. Darüber hinaus können Sie die spezifischen Attribute jedes Dokuments bis hin zu GPS-Standort, IP-Adresse und Herkunftsland der Handynummer einsehen
- Zugang für Dritte
Durch Bereitstellung eines sicheren Zugangs zu Dritten (Lieferanten, Anbietern usw.) können Sie den gesamten Prozess innerhalb der von Ihnen festgelegten Parameter und Sicherheitsstufen selbst steuern
Automatisierte Arbeitsabläufe für die Genehmigung von Dokumenten und elektronischen Unterschriften spielen eine wichtige Rolle bei der Betrugsbekämpfung. Sie können Unternehmen und der Wirtschaft dazu verhelfen, Millionen zu sparen! Durch strenge Kontrollen und regelmäßige Überprüfungen und Verifizierungen bei jedem Schritt jedes Prozesses werden Unternehmen dabei unterstützt, Betrugsrisiken auf allen Ebenen zu minimieren.
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