La automatización de los departamentos de gestión financiera cada vez es más importante en el mundo empresarial, ya que permite a las organizaciones y por defecto, a su personal, tomar decisiones financieras más informadas y simplificar procesos que anteriormente eran manuales y, por tanto, más propensos a errores.
En general, la automatización de las finanzas incluye utilizar un software de contabilidad que gestiona los gastos, un sistema de facturación electrónica, un programa de nómina automatizada o servicios de banca en línea. A estos se le suman hoy en día herramientas para enviar copias de las facturas en el formato correcto a la administración gubernamental correspondiente, como lo sería el portal FACe en España.
Ventajas de automatizar el departamento financiero
Estos sistemas automatizados ayudan a agilizar las operaciones financieras y mejorar la productividad en el departamento:
- Contabilidad. Permite capturar y registrar automáticamente transacciones financieras, como ventas, compras, pagos y cobros, realizando la conciliación identificando discrepancias o errores. Generar estados financieros como el balance, el estado de resultados y el flujo de efectivo de manera automática a partir de los datos registrados.
- Facturas y cobros. Generar y enviar facturas electrónicas a clientes, acelerando el proceso de cobro, enviar recordatorios automáticos a los clientes o el procesamiento automático de facturas recibidas, permitiendo un seguimiento más eficiente de las cuentas por pagar. Hoy en día también se realiza el envío de facturas en formatos estructurados como el Facturae para ser utilizado por FACe en España.
- Generación de informes financieros. Pueden proporcionar acceso instantáneo a los datos financieros, lo que facilita la generación de informes precisos y actualizados. También generar informes periódicos, lo que ahorra tiempo en la preparación manual, o crear informes detallados de gastos que facilitan el control de las finanzas empresariales.
Ayuda vital en la consolidación financiera
Las organizaciones deben realizar un proceso de consolidación financiera de manera habitual, ya sea trimestral, mensual o anual, siendo el periodo navideño el más indicado por su cercanía con el cierre del ejercicio. Cuando esto se lleva a cabo de forma manual, se dedica una gran cantidad de tiempo y esfuerzo, se hace inevitable la resolución de errores humanos, y, en definitiva, conlleva una carga de estrés en el personal. Este proceso con un software de automatización, como es el caso de Compleo Hybrid, es mucho más rápido, eficiente y seguro, puesto que automatiza procesos financieros clave, mejora la eficiencia al reducir la carga de trabajo manual, minimizar errores humanos y proporcionar acceso rápido a datos financieros clave.
