Resumen e introducción
El intercambio electrónico de datos (EDI) se considera una potencia en las ventas B2B. Según un estudio de Forrester, las transacciones EDI superan los 20 000 millones anuales y siguen creciendo. En 2019, EDI representó el 78,9 % (7 billones de dólares) de todas las ventas electrónicas B2B, según un informe de análisis de datos del mercado de comercio electrónico B2B de 2020 (1).
EDI se remonta a la década de 1970 y se puede definir como un intercambio electrónico de datos o información entre empresas que tradicionalmente se realiza en papel. Para ser más específicos, un EDI es un intercambio de información de “computadora a computadora” en un formato estandarizado entre las partes involucradas. En un momento dado, cualquiera de estas partes puede ser un remitente o un destinatario.
Un sistema EDI funciona como una “conversación” de información, con mensajes enviados entre entidades. Si mira más allá de los formatos de archivo y las conversiones de datos, se dará cuenta de que EDI es, de hecho, un canal de comunicación directo. Además, EDI puede facilitar un conocimiento digital entre dos ERP o dos redes comerciales independientes.
Trabajo, estándares y uso.
EDI es un proceso dependiente del estándar, a pesar de la transparencia, la digitalización y el conveniente intercambio de datos. Por lo tanto, salvo que se cumplan los requisitos necesarios, un documento o datos pertenecientes a un documento no pueden ser procesados mediante un EDI.
Ciertos estándares están asociados con la comunicación EDI en todo el mundo. Los protocolos comúnmente utilizados o aceptados consisten en formatos predefinidos (como XML, JSON, etc.) necesarios para transferir datos entre empresas. Algunos ejemplos de estos incluyen: Estándares Nacionales Estadounidenses (ANSI ASC X12 – ANSI), Comité de Estándares Acreditados (ASC) X12 e Intercambio Electrónico de Datos para Administración, Comercio y Transporte (EDIFACT).
Junto con estos estándares, los diferentes sistemas EDI varían en lo que respecta a la transmisión e incluso al uso. En su base, EDI se puede dividir en dos métodos principales.
El primero es un método EDI directo, que incluye una conexión única sin obstáculos entre un remitente y un receptor, libre de intermediarios. El segundo es un EDI de red de valor agregado, en el que un proveedor de servicios externo maneja la transmisión de datos a través de canales seguros a uno o varios destinatarios. Estos destinatarios pueden optar por seguir el mismo protocolo de comunicación o uno diferente. Luego, depende del proveedor de servicios arbitrar los datos en el formato correcto para que coincida con los requisitos del destinatario y del remitente.
Sin embargo, hay otras variedades a considerar. El sistema EDI de la versión 4 (AS4) de la declaración de aplicabilidad ofrece formas de transportar datos cifrados estructurados entre un sistema emisor y receptor. Luego está el EDI a través de FTP/SFTP/VPN que utiliza redes privadas virtuales (VPN), FTP (Protocolo de transferencia de archivos) o SFTP (Protocolo seguro de transferencia de archivos) para la comunicación de datos con capacidades de cifrado y descifrado. Los sistemas como los protocolos basados en HTTPS y los Protocolos simples de acceso a objetos (SOAP) también se utilizan para el intercambio de datos.
Comprender la necesidad de EDI
Antes de entrar en algunas de las necesidades de implementación de EDI, abordemos la pregunta obvia: ¿Por qué usar EDI? A continuación se presentan algunas de las razones más obvias.
- EDI minimiza los gastos de documentación: los gastos innecesarios asociados con el papel (como la impresión, el franqueo, el archivo, el escaneo y la recuperación de documentos) se reducen con EDI, si no se eliminan por completo. Esto reduce los costos de transacción y puede liberar recursos para otros proyectos. Las empresas han afirmado que procesar manualmente una orden de compra es un 35% más costoso que procesarlo a través de un EDI (2).
- Entrega más rápida y facilitación de procesos: con EDI, las transacciones de datos se pueden realizar en minutos en lugar de horas. Como resultado, los ciclos comerciales como las cadenas de suministro, P2P y O2C se aceleran para mejorar la funcionalidad general.
- Precisión y estandarización de los datos: como un proceso estándar específico, EDI exige que los datos se organicen sistemáticamente en un formato de archivo aceptable. Esta característica implica directamente precisión y una reducción del 40 % en los errores de automatización (2).
- Accesibilidad y transparencia de la información: dado que toda la información y los datos se transmiten electrónicamente, todo está disponible en la red de la empresa para facilitar el acceso y el análisis.
- Dependencia manual reducida: los documentos se procesan más comúnmente entre canales B2B directamente desde el ERP. Como resultado, se reduce o elimina la necesidad de proporcionar entrada manual en cualquier proceso.
- Seguridad: los datos se intercambian a través de portales y plataformas seguros, lo que garantiza que permanezcan protegidos contra la manipulación y la corrupción.
La decisión de cambiar hacia EDI puede ser difícil de tomar, y algunas empresas inevitablemente preferirán el camino de menor resistencia. A pesar de las ventajas operativas, es necesario implementar muchos sistemas antes de que un proceso EDI pueda implementarse con éxito. Al mismo tiempo, evitar la necesidad de cambiar por completo puede generar problemas mayores en el futuro.
Uno de los impulsores clave en la expansión de la implementación de EDI es el mapa de poder que un gigante organizativo inflige a las empresas pequeñas o medianas. La presión de los competidores y los grandes compradores para adaptarse a la funcionalidad EDI puede convertirse en un factor decisivo en la toma de decisiones al considerar la integración EDI.
Hablando de hecho, la cadena de suministro es uno de los departamentos o redes más orientados a los datos. Y con la creciente necesidad de digitalización, la cadena de suministro puede permanecer bajo una enorme presión para aumentar la eficiencia. La mayoría de las industrias de fabricación y logística buscan constantemente mejorar sus procesos de cadena de suministro. La integración de plataformas de planificación de recursos con tecnología de intercambio de documentos electrónicos puede ayudar a optimizar los flujos de trabajo y mejorar el rendimiento.
Todo se suma a una conectividad B2B nueva y mejorada, y la conectividad lo es todo. Los socios comerciales se dan cuenta de esto como el aspecto fundamental de las ventas B2B efectivas y la finalización del proceso. Tomemos como ejemplos el procesamiento de órdenes de venta y los ciclos de adquisición.
Según un estudio, cuando los pedidos se procesan a través de EDI sin intervención manual, el tiempo desde el pedido hasta el envío se reduce a la mitad. Un pedido que tarda hasta siete días en procesarse manualmente ahora tarda solo tres días o menos si se realiza a través de un canal de comunicación EDI. Independientemente de cómo se procesen los pedidos, casi el 40 % de los pedidos de los clientes cambian al menos una vez después de realizarlos. Una vez más, vemos que EDI puede reducir los errores de conciliación de datos, acelerar el procesamiento de pedidos y reducir los errores de cumplimiento en comparación con otros métodos.
Cuando se trata de adquisiciones efectivas, los avisos de envío avanzados (ASN) y las órdenes de compra (PO) son documentos esenciales que ayudan a que las cadenas de suministro funcionen sin problemas. La falta de estos documentos puede generar tiempos de espera más prolongados, mala gestión de los envíos y una menor eficiencia de la transacción en general. Según el mismo estudio mencionado anteriormente, el 30 % de los pedidos aún se reciben sin la emisión de ASN u otros documentos B2B necesarios.
El costo estimado de procesar una orden de adquisición sin un ASN o notificación de despacho es de $78 por orden. Esto es inimaginablemente alto en comparación con el mismo proceso que usa un EDI, durante el cual el costo se identifica entre $0.01 y $0.02 por pedido (3).
Dejando de lado todas las estadísticas, establecer un canal EDI claramente puede invitar a complicaciones e irregularidades. Sin embargo, incluso si debe implementar EDI debido a las corporaciones asociadas, las comunicaciones EDI saludables pueden conducir a relaciones laborales positivas y duraderas. La recompensa puede ser tremenda sin importar por qué elige utilizar EDI en primer lugar.
En el futuro, la implementación de EDI plantea una serie de preguntas que deben responderse antes de que algo funcione. De hecho, la decisión de cambiar hacia EDI en sí misma es un proceso reflexivo, inmersivo y complejo. Veamos qué método EDI se adapta mejor a su empresa.
Referencias
- https://www.digitalcommerce360.com/2020/06/01/why-edi-still-has-a-big-role-to-play-in-b2b-ecommerce/
- https://www.edibasics.com/benefits-of-edi
Otras referencias
https://edi3.dicentral.com/edi-implementation
https://www.sciencedirect.com/topics/computer-science/electronic-data-interchange
https://www.ibm.com/in-en/topics/edi-electronic-data-interchange
