EDI es el intercambio electrónico de datos y documentos comerciales en un formato digital entre dos ordenadores, reemplazando el correo postal, el fax e incluso, el correo electrónico, ya que requiere la gestión de una o varias personas.
Así, la documentación EDI (puede tratarse de una orden de compra, facturas, documentos de inventario, documentos de pago, entre muchos otros) se procesa desde un sistema informático a otro, eliminando los intermediarios (recursos humanos) y acelerando el proceso de la entrega y recepción de documentación y, por lo tanto, acelerando la entrega de un pedido, además de muchas otras ventajas:
- Reducción de costes: disminuyen (e incluso pueden eliminarse) los gastos asociados en papel, impresión, almacenamiento o recuperación de la documentación, mejorando a su vez la rapidez en la entrega de la documentación.
- Mejora la velocidad y la precisión: al gestionar la documentación de manera digital, el proceso, desde el inicio hasta el fin, es rápido e inmediato, sin esperas de horas o días en la entrega y recepción de la documentación.
Eficiencia comercial: los errores humanos se reducen drásticamente, así como la documentación extraviada, por lo tanto, los empleados pueden dedicar mucho más tiempo a otras tareas.
Existen diferentes métodos que dependen de la transmisión de datos, siendo los principales los métodos EDI Directo y EDI de red de valor agregado (VAN).
El EDI Directo se caracteriza por ser una transmisión punto a punto, es decir, se trata de una única conexión entre dos organizaciones (dos ordenadores). Es el método recomendable entre organizaciones con un gran número de transacciones diarias. En el segundo método, EDI de red de valor agregado (VAN), la transmisión se realiza a través de canales seguros hacia uno o varios destinatarios, cuyo protocolo de comunicación puede coincidir, o bien, pueden utilizar uno distinto, en este caso el proveedor adapta el formato de recepción de datos.Otros métodos de intercambio electrónico de datos son a través del protocolo AS2, a través de FTP/VPN, Mobile EDI, Web EDI o Software EDI. En cualquier sistema EDI, siempre disfrutará de sus ventajas: reducción en los costes, mejora de la velocidad y la precisión, y eficiencia comercial.
