España ya ha introducido la facturación electrónica obligatoria en el ámbito de las empresas que se relacionan con las administraciones públicas en 2015 (con FacturaE el formato requerido). El objetivo era la difusión y distribución de la facturación electrónica y mejorar el intercambio de facturas entre instituciones gubernamentales y empresas.
Las facturas deben transmitirse en un formato específico que se denomina Facturae. La transmisión se realiza mediante una plataforma denominada FACe: “Punto General de Entrada de Facturas Electrónicas”. En 2018, siguiendo la legislación 9/2017, que también implementa las regulaciones de la UE 2014/23 / EU y 2014/24 / EU, la plataforma se amplió para la facturación B2B con el nombre FACeB2B. Las empresas que trabajan para la administración por cuenta de otras firmas y que emiten facturas superiores a 5.000 € ya están obligadas a utilizar la plataforma. Otras empresas españolas tienen la posibilidad de utilizar FACeB2B de forma voluntaria. Esto está destinado a proporcionar una mayor seguridad y trazabilidad de las facturas electrónicas.
Cómo es el formato de la Facturae:
FacturaE es un formato de factura basado en XML. Recursos sobre el formato, y los ejemplos de facturas modelo son facilitadas por la Administración española. La siguiente imagen muestra un extracto de una FacturaE-Invoice.
El envío sólo se produce si la factura cumple con los requisitos de FacturaE y si contiene toda la información obligatoria. Los siguientes campos de datos son de especial importancia:
- nombre corporativo,
- número de identificación de impuestos
- – y domicilio citable.
En el siguiente documento se puede encontrar una descripción de los campos y los datos necesarios.
Para la visualización y validación de una factura, el Gobierno español ha proporcionado útiles herramientas en línea, que ayudan a apoyar a las empresas en la implementación.
¿Qué es FACeB2B?
A través de la integración con su sistema ERP, las empresas pueden automatizar la recepción y distribución de facturas con FACeB2B.
A diferencia de FACe, que sirve para enviar facturas electrónicas a las administraciones públicas, FACeB2B no proporciona un portal que permita la carga de documentos. En cambio, proporciona un servicio web que las empresas pueden utilizar para una variedad de funciones, que incluyen:
- Enviar facturas
- Obtener información de la factura
- Cancelar facturas
- Descargar facturas
Desde una perspectiva técnica, esto también significa que las empresas deben integrar el servicio web en su software de back-end, normalmente su software ERP. En lugar de realizar una integración directa, la mayoría de las empresas eligen un proveedor de servicios especializado que permite la integración del sistema ERP con el servicio web. Por tanto, la empresa encargada de la puesta en servicio no necesita ninguna programación interna.
Una vez completada la integración con el software empresarial, es posible un intercambio fluido de datos de facturas con el servicio web en español.
¿Cómo se envían las facturas a la plataforma FACeB2B?
Si una empresa desea utilizar FACeB2B, primero debe registrarse. Hacer eso requiere un código DIRe. Este código es único para cada empresa y permite su identificación automática dentro del sistema. Se puede obtener registrándose en el Directorio de Entidades (DIRe). A diferencia de FACe, se debe contratar un proveedor de servicios para aprovechar todas las ventajas que ofrece FACeB2B. El proveedor también debe estar registrado en DIRe y FACeB2B. Además, la empresa contratante también debe autorizar a su proveedor de servicios durante su registro como su denominada ESF (Empresa de Servicios de Facturación).
Requisitos de la factura
Todas las facturas deben cumplir con el formato FacturaE. Ahora no es necesario que los usuarios B2B firmen sus facturas electrónicamente. En el futuro, esto podría estar sujeto a cambios, por lo que es importante que las empresas se mantengan informadas sobre las firmas electrónicas. La información del estado actual, y los documentos que lo describen se pueden encontrar en la página web de la autoridad española.
La generación de facturas
Normalmente, solo es posible exportar facturas desde un sistema ERP en un formato específico. Por tanto, es necesario convertir estos documentos a un formato FacturaE válido en un paso consecutivo. Lo mismo ocurre en el otro sentido: si una empresa recibe facturas, es necesario convertirlas del formato FacturaE a un formato ERP válido para poder leerlas y procesarlas.
Para la creación de facturas FacturaE y la transmisión al servicio web FACeB2B se recomienda utilizar la experiencia y el conocimiento de un proveedor de EDI especializado.
En conclusión:
Aún no está claro cómo y cuándo la legislación prevé convertir la facturación FACeB2B en un requisito obligatorio para todas las empresas en España. Las empresas involucradas al principio de este tema podrán reaccionar más rápidamente a los cambios en las regulaciones de facturación y ejecutar los pasos necesarios con la ayuda de un proveedor de servicios.
