Validación y firma de documentos: ¿cómo conciliar SAP y las necesidades comerciales?

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Cada empresa tiene sus propios procedimientos de validación y firma comercial

Los procedimientos dentro de las empresas lo requieren: un documento debe ser verificado, validado, anotado o incluso firmado para que se lleve a cabo el paso final. Por ejemplo:

  • Una solicitud u orden de compra requiere la validación del jefe de departamento y / o gerente de compras y / o administración de acuerdo con varias condiciones antes de ser transmitida al proveedor.
  • La factura de un cliente a menudo es verificada por el CFO antes de ser enviada, firmada por el CEO cuando el monto alcanza un cierto umbral y firmada electrónicamente para garantizar la integridad del documento.
  • Una orden de venta requiere la validación del gerente de ventas, posiblemente el gerente de ventas, a veces incluso del departamento legal cuando hay cláusulas contractuales involucradas.

Estas inevitables limitaciones internas muestran claramente que la implementación de un proceso de validación electrónico es más que necesaria para que el documento no acabe en un laberinto y deje al solicitante en completa incertidumbre sobre lo que sucederá con su solicitud.

Ahora hablemos de empresas con software de gestión SAP

Al elegir SAP, la empresa usuaria tiene una solución de alto rendimiento, exitosa y sobre todo excesivamente personalizable para que todos los procesos se integren directamente en su ERP.

Sin embargo, esto tiene algunas limitaciones …

  • ¿Cómo podemos garantizar que los empleados «no usuarios» de SAP puedan intervenir en el circuito de validación?
  • ¿Cómo permitir una firma fácil y rápida para empleados móviles, a través de su teléfono inteligente / tableta?
  • Cualquier configuración personalizada en SAP requiere el desarrollo y la implementación de un proyecto completo. Esto representa una carga importante para el departamento de IT, o incluso la intervención de un proveedor de servicios dedicado, por lo que estamos hablando directamente de una entrega provisional en número de meses y un coste consecuente.

¿Cómo simplificar esta implementación y permitir un GoLive en unos días? ¿Y cómo hacer que el departamento de IT sea reactivo y autónomo en la creación e implementación de circuitos de validación?

Algunos dirán: la solución es utilizar una solución externa a SAP, integrada en el sistema de información general de la empresa y completamente conectada al sistema SAP. Afortunadamente, SAP lo permite … De hecho, a través del protocolo BC-XOM, la solución de validación y firma procesa automáticamente los flujos de documentos generados por SAP.

Circuitos de validación y firma externos a SAP, ¿cómo elegir la solución adecuada?

Por lo tanto, queda por encontrar la solución adecuada y aquí hay algunos criterios para tomar la decisión correcta:

  • Elija entre soluciones certificadas por SAP, capaces de comunicarse en cada etapa con SAP y que permitan retroalimentación en SAP: datos, documentos, URL, etc.
  • Seleccione aquellos que permitan la integración global con el sistema de información: consulta de otras bases de datos, el Active Directory, almacenamiento y provisión en las ubicaciones deseadas, automatización completa del proceso.
  • Tenga en cuenta criterios de seguridad y confidencialidad.
  • Y no olvide que la interfaz que se ofrece a los usuarios debe ser sencilla y eficiente para que cada paso de validación sea rápido, y que cada usuario encuentre sus documentos y dónde se encuentran en su circuito.

Además de asegurar que el documento seguirá el circuito correcto, la desmaterialización de los circuitos de validación y firma tiene otras ventajas como:

  • La reducción de los tiempos de aprobación y ahorro de tiempo para todos los empleados, usuarios de SAP o no. El ahorro de tiempo se estima en un 60% del tiempo empleado en procesar documentos.
  • garantizar la trazabilidad.
  • Aprovechar los puntos fuertes de las firmas electrónicas: garantizar el cumplimiento y la integridad de los documentos de un extremo a otro.

Symtrax fue citada como una de las empresas más consultadas en materia de firma electrónica: «La firma electrónica, mucho más que una firma». De hecho, desde hace muchos años, ofrecemos soluciones para la implementación de procesos de validación automatizada y firma electrónica.