Validation & signature de documents : comment concilier SAP et besoins métiers ?

par

A chaque entreprise ses procédures métiers de validation et signature

Les procédures au sein des entreprises l’imposent : un document doit être vérifié, validé, annoté, voire signé pour que l’étape ultime ait lieu. Par exemple :

  • Une demande ou une commande d’achat requiert la validation du chef du service et/ou du responsable des achats et/ou de la direction en fonction de différentes conditions avant d’être transmise au fournisseur.
  • Une facture client est souvent vérifiée par le DAF avant d’être envoyée, signée par le DG lorsque le montant atteint un certain seuil et signée électroniquement pour garantir l’intégrité du document.
  • Une commande de vente nécessite la validation du responsable des ventes, éventuellement du directeur commercial, parfois même du service juridique lorsque des clauses contractuelles sont mises en jeu.

Ces contraintes internes incontournables font clairement apparaitre que la mise en place d’un processus de validation électronique semble plus que nécessaire pour que le document ne se retrouve pas dans un labyrinthe et laisse le demandeur dans un flou complet sur ce que devient sa demande.

Evoquons maintenant les entreprises disposant du logiciel de gestion SAP

En choisissant SAP, la société utilisatrice dispose d’une solution performante, aboutie, et surtout personnalisable à outrance pour que tous les processus soient intégrés directement dans leur ERP.

Cela présente toutefois quelques limites…

  • Comment faire pour que les collaborateurs « non-utilisateurs » de SAP, puissent intervenir dans le circuit de validation ?
  • Comment permettre une signature facile et rapide pour les collaborateurs mobiles, via leur smartphone/tablette ?
  • Tout paramétrage sur mesure dans SAP requiert du développement et la mise en place d’un projet à part entière. Cela représente une charge importante pour le service informatique, voire l’intervention d’un prestataire dédié, on parle donc directement d’une livraison prévisionnelle en nombre de mois et d’un coût conséquent. Comment simplifier cette mise en place et permettre un GoLive en quelques jours ? Et comment rendre le service informatique réactif et autonome dans la création et la mise à des circuits de validation ?

Certains diront : la solution consiste à utiliser une solution externe à SAP, intégrée au système d’information global de l’entreprise, et complètement connectée au système SAP. Et heureusement, SAP le permet… En effet, via le protocole BC-XOM, la solution de validation et signature traite automatiquement les flux de documents générés par SAP.

Circuits de validation et signature externes à SAP, comment choisir la bonne solution ?

Il reste donc à trouver la bonne solution et voici quelques critères pour faire le bon choix :

  • Choisir parmi les solutions certifiées SAP, à même de communiquer à chaque étape avec SAP, et permettant une remontée dans SAP : données, documents, URLs, …
  • Retenir celles permettant une intégration globale avec le système d’information : consultation d’autres bases de données, de l’Active Directory, stockage et mise à disposition aux emplacement souhaités, automatisation complète du processus.
  • Prendre en compte les critères de sécurité et de confidentialité.
  • Et ne pas oublier que l’interface proposée aux utilisateurs doit être simple et efficace pour que chaque étape de validation soit rapide, et que chaque utilisateur retrouve ses documents et où ils en sont dans leur circuit.

Outre l’assurance que le document suivra le bon circuit, la dématérialisation des circuits de validation et signature présente d’autres intérêts comme :

  • raccourcir les délais d’approbation et faire gagner du temps à chaque collaborateur, utilisateur SAP ou non. Le gain de temps est estimé à 60% du temps passé à traiter les documents.
  • assurer la traçabilité.
  • tirer partir des atouts de la signature électronique : garantir la conformité et l’intégrité du document de bout en bout.

Symtrax a été citée parmi les sociétés les plus consultées au sujet de la signature électronique : « Le parapheur électronique, bien plus qu’une signature ». En effet, nous proposons depuis de nombreuses années des solutions pour la mise en œuvre de processus de validation et signature électronique automatisés.