Imaginez : vous avez plusieurs sites de production et vous stockez au siège les bons de livraison (BL) visés par les transporteurs ou les partenaires logistiques. Les frais d’envoi et le temps passé au stockage physique et à la recherche d’un document lors d’un litige sont importants. Vous voulez donc gagner en productivité.
Pourtant, vous hésitez à vous engager sur un projet de dématérialisation: les documents scannés seront-ils stockés en masse et pourront-ils être retrouvés ? Les coûts et les délais du projet seront-ils rapidement compensés par les avantages induits ? Les utilisateurs vont-ils adopter l’outil que la direction aura choisi ?
Soyez sûr de choisir la bonne solution :
- Le temps d’installation, de déploiement et de formation doit être de quelques jours.
- Assurez-vous qu’un maximum de documents seront stockés automatiquement, par exemple en insérant systématiquement un QR code intégrant les propriétés du document au moment du scan.
- Pour traiter les documents mal scannés, une interface visuelle intuitive est essentielle. Elle doit permettre, sur simple saisie du numéro de BL, de récupérer l’ensemble des propriétés du document dans l’ERP.
- C’est encore mieux si une liasse documentaire, incluant par exemple le bon de commande ou les listes de colisage, peut être concaténée en un seul PDF et stockée dans l’outil d’archivage numérique.
- Enfin, pour l’administration au quotidien, l’outil doit proposer un formulaire de recherche 100% modulable et offrir aux gestionnaires du siège la possibilité de retrouver un document en quelques secondes, et ce, quels que soient les critères (intervalle de dates, n° client, référence transporteur…).
- Et pour finir, il faut que la solution s’adapte à tout type de besoin de dématérialisation de documents, qu’il s’agisse de factures, de contrats commerciaux, de contrats de travail afin de tirer le meilleur parti de votre investissement.
Vous hésitez encore ? Adressez-vous à des professionnels de la dématérialisation, ils sauront vous guider à la lumière des projets qu’ils ont menés.
