Au-delà du simple stockage, il ne s’agit plus seulement de conserver des documents, mais de garantir leur valeur juridique, leur sécurité et leur conformité réglementaire dans le temps.
L’archivage à valeur probante des factures répond précisément à cet objectif : il permet d’assurer l’intégrité, la fiabilité et la traçabilité des documents afin qu’ils puissent être utilisés comme preuve en cas de contrôle fiscal, d’audit ou de litige.
Dans un contexte réglementaire exigeant, les entreprises doivent s’équiper d’une solution d’archivage adaptée pour sécuriser leurs données tout en respectant les obligations légales de conservation.
Délais de conservation des factures : 6 ans ou 10 ans ?
La durée de conservation des factures est encadrée par plusieurs obligations légales en France :
- Délai fiscal (6 ans) : selon l’article L. 102 B du Livre des procédures fiscales, les factures doivent être conservées pendant une durée minimale de 6 ans. Le délai commence :
- Soit à la date de l’établissement de la facture,
- Soit à la date de la dernière opération mentionnée dans les documents comptables associés.
- Délai commercial (10 ans) : le Code de Commerce (article L123-22) impose une durée de conservation de 10 ans à partir de la clôture de l’exercice pour les documents comptables et les pièces justificatives.
Il est donc important d’appliquer le délai le plus long, soit 10 ans, pour garantir une conformité totale.
Qu’est-ce que l’archivage à valeur probante ?
L’archivage à valeur probante désigne l’ensemble des dispositifs techniques, organisationnels et juridiques permettant de garantir qu’une facture conserve sa force probante dans le temps.
En cas de contrôle, le juge s’appuie sur trois critères essentiels pour reconnaître la validité d’un document. Ces critères sont définis par la norme AFNOR NF Z42-013.
Les 3 piliers de la valeur probante
- L’intégrité : elle garantit que le document n’a subi aucune modification depuis sa création. Autrement dit, il doit être strictement identique à son état d’origine. Cela implique la mise en place de mécanismes tels qu’une empreinte numérique (hash), signature électronique, un scellement des documents…
- La fiabilité : elle concerne l’environnement technique et organisationnel dans lequel le document est produit, traité et conservé. Elle repose notamment sur des systèmes sécurisés, audités et conformes aux normes en vigueur ainsi qu’une gestion stricte des accès (authentification, habilitation).
- La traçabilité : elle permet de reconstituer l’historique complet du document. Cela inclut l’enregistrement des évènements (création, modification…), l’identification des acteurs et la conservation des logs horodatés et sécurisés.
Le système d’archivage électronique (SAE)
Le Système d’Archivage Electronique (SAE) est une solution dédiée à la conservation sécurisée et pérenne des documents électroniques.
Il combine :
- Des technologies informatiques avancées,
- Des processus organisationnels,
- Des normes de sécurité reconnues.
Fonctions principales d’un SAE
Un SAE couvre l’ensemble du cycle de vie des documents. Il concerne les processus de versement, de description, de conservation, de communication, de restitution et d’élimination des archives électroniques.
Un SAE garantit la valeur probante par :
- L’impossibilité de modifier ou remplacer un document archivé,
- La conservation des versions successives pour assurer un suivi complet,
- Une traçabilité totale des actions.
L’archivage peut être :
- Interne (géré par l’entreprise)
- Ou externalisé par un tiers archiveur.
La sécurité du SAE repose généralement sur la norme ISO 27001 (norme internationale de référence pour la gestion de la sécurité de l’information).
Quelle solution d’archivage électronique choisir pour mon entreprise ?
Le choix d’une solution d’archivage électronique des factures dépend du niveau de sécurité attendu, des ressources internes disponibles ou encore des contraintes budgétaires.
- Le SAE en SaaS (certifié NF461) : la solution « clé en main »
Le SAE en mode SaaS est une solution cloud entièrement externalisée auprès d’un tiers de confiance, et conforme à la certification NF 461.
- L’archivage interne sécurisé (serveur + log certifié)
L’archivage interne repose sur une infrastructure gérée par l’entreprise (mode on-premise ou hébergé), avec un stockage centralisé des documents et des mécanismes de sécurité renforcés.
- La conservation simple
La conservation simple correspond au niveau minimal d’archivage numérique.
Comparatif des solutions d’archivage électronique
| Critères | SAE en SaaS (NF461) | Archivage interne | Conservation simple |
| Conformité fiscale | Totale | Conforme si audité | Absence de garanties |
| Sécurité | Protection renforcée | Contrôle interne fort | Faible |
| Accessibilité | Accès à distance (API/Web) | Réseau interne / VPN | Libre (réseaux partagés, supports externes) |
| Installation | Clé en main, aucune infrastructure locale | Installation rapide sur serveur dédié | Non structurée |
| Gestion | Simplifiée (maintenance prestataire) | Interne (maintenance locale) | Interne (maintenance locale) |
| Traçabilité | Complète : journal d’evnmts horodatés | Garantie via fichier de log certifié | Absente : aucune preuve fiable d’accès |
| Risque | Dépendance au prestataire, coût d’abonnement | Charge de gestion interne (MAJ, sécurité) | Sanctions, perte ou altération de données |
| Piste d’Audit Fiable | Oui | Contribution | Non |
| Archivage centralisé | Facture + justificatifs + liasses | Facture + justificatifs + liasses | Non |
| Avantages | Solution certifiée, idéale en cas de contrôle ou litige | Souveraineté totale des données, coût maîtrisé | Simple et coût quasi nul mais dangereux à moyen terme |
Les solutions d’archivage électronique proposées par Symtrax
Pour répondre aux besoins des entreprises en matière d’archivage électronique des factures, Symtrax propose deux approches :
- Archivage électronique hébergé (SAE certifié NF461) : pour une solution clé en main, nous proposons un archivage hébergé en partenariat avec des prestataires spécialisés.
C’est l’option la plus sécurisée pour garantir la valeur probante sans contrainte technique interne. Les avantages sont :
- Conformité totale avec une Piste d’Audit Fiable (PAF),
- Sécurité renforcée (scellement, horodatage, journalisation),
- Accessibilité flexible et à distance,
- Aucune contrainte technique interne.
- Archivage électronique simple et sécurisé : pour les organisations qui souhaitent garder le contrôle sur leurs données en interne, nous proposons une solution d’archivage électronique (sur site ou hébergée).
Les atouts :
- Vos données restent dans vos locaux, garantissant une souveraineté totale tout en restant traçables.
- Centralisation de toutes vos factures, pièces justificatives pour faciliter la consultation et les audits.
- Installation rapide sur un serveur dédié avec une gestion simplifiée pour vos équipes IT et comptables.
Que vous choisissiez le mode hébergé ou le mode sur site, vous bénéficiez d’un archivage fiable, sécurisé et conforme, répondant aux obligations légales et adapté à vos besoins et à votre organisation.
👉 Vous souhaitez en savoir plus sur notre solution ? Contactez nos équipes.
Source : norme AFNOR NF Z42-013.
