Vous avez contractualisé avec une Plateforme Agréée (PA) mais elle ne correspond plus à vos attentes ? Bonne nouvelle : changer de Plateforme Agréée est tout à fait possible, et le processus est encadré.
On vous explique comment procéder de A à Z, en toute sécurité.
Vous pouvez également retrouver ces informations sous forme de vidéo, dans notre Webinar « Comment changer de Plateforme Agréée ? ».
Pourquoi changer de Plateforme Agréée ?
Être insatisfait de sa PA peut résulter de plusieurs raisons : cas d’usage non pris en charge, communication fantôme, prise en main trop complexe, manquement à ses obligations règlementaires. En finalité, elle ne répond pas à tous les critères essentiels pour le choix d’une Plateforme Agréée.
Attention : Le changement de Plateforme Agréée doit intervenir très occasionnellement pour éviter tous risques liés à la perte de données pour l’entreprise.
Les cas de figure pour changer de PA
Pour changer de Plateforme Agréée, plusieurs cas de figure sont possibles en fonction d’un critère majeur: votre PA actuelle et future sont-elles connectées au réseau Peppol ?
La question peut sembler bizarre : comment le raccordement au réseau Peppol peut-il influencer la migration vers une autre PA ? Et bien, grâce au système d’interopérabilité.
Votre PA actuelle, future ou les deux ne sont pas connectées à Peppol ? Les procédures sont un peu plus fastidieuses à mettre en place pour les entreprises.
Par exemple, si votre PA actuelle n’est pas connectée au réseau Peppol, vous devez résilier votre contrat, récupérer votre historique de facturation auprès de cette dernière, puis procéder au raccordement technique avec la nouvelle PA. Si cette dernière est connectée à Peppol, elle crée un nouveau Participant ID (PID) qui désignera votre entreprise dans son SMP. Si ce n’est pas le cas, le transfert de l’historique sera suffisant.
Vous changez de PA pour une PA non connectée au réseau Peppol alors que l’ancienne l’était, il vous faudra, comme pour les deux cas précédents, résilier et récupérer l’historique de facturation. A la différence, l’ancienne PA devra « relâcher » dans le SMP/SML et l’annuaire Peppol, le Participant ID qui était alloué à votre entreprise dans les 3 jours suivant la résiliation.
Participant ID (PID) : identifiant unique attribué à chaque entreprise sur le réseau Peppol, qui permet de l’adresser précisément pour la livraison des factures électroniques.
Dans le cas où vos Plateformes Agréées actuelles et futures sont connectées au réseau Peppol, elles peuvent communiquer entre elles. Cela rend le changement sécurisé et simplifié pour l’entreprise qui le demande à condition d’utiliser la méthode recommandée par Peppol.
PA connectées à Peppol : la migration via la méthode sécurisée
Etape 1 | Signature de l’accord formel
Pour commencer les démarches il faut que l’entreprise et la nouvelle Plateforme Agréée signent un accord formel de désignation. Il doit mentionner :
- SIREN de l’entreprise
- Nom et matricule de la PA
- Date d’effet souhaité
- Périmètre des adresses électroniques concernées (SIREN, SIREN_SIRET, CODE_ROUTAGE, SUFFIX)
- L’identification de l’ancienne PA
Il prend toute forme acceptée par la nouvelle PA (papier, mail, PDF, formulaire en ligne sur le portail de la PA,…) et formalise le plan d’adressage que l’entreprise a choisi de confier à cette nouvelle PA pour la réception de ses factures.
Etape 2 | Prise en charge de l’accord formel
La nouvelle PA doit prendre en charge cet accord formel une fois qu’il est signé par le client, dans un délai de 2 jours ouvrés maximum à partir de la signature de cet accord.
L’accord est un document qui doit être conservé et transmis à l’administration fiscale sur demande.
Etape 3 | Notification et réponse de l’ancienne PA
Dès la prise en charge de l’accord formel, la nouvelle PA doit prévenir l’ancienne PA de la demande de changement en transmettant l’ensemble des informations de l’accord formel. L’ancienne PA doit accuser réception de la demande sous 24 heures ouvrées puis dispose ensuite de 5 jours pour s’opposer au processus en cas de désaccord. Si aucune opposition, l’accord est considéré comme tacite et le changement de PA doit se faire dans les 15 jours ouvrés.
Note : En cas de désaccord, une procédure de résolution de litige s’applique, avec au minimum 5 jours ouvrés entre la résolution et la date d’effet.
Etape 4 | Synchronisation des annuaires
C’est l’étape souvent oubliée, pourtant obligatoire. La nouvelle PA est responsable de maintenir l’alignement des trois systèmes : annuaire PPF, SMP/SML Peppol et Peppol Directory. Elle doit donc mettre à jour l’annuaire PPF dans les 15 jours ouvrés suivent l’accord explicite ou tacite de l’ancienne PA.
Attention : Tant que la nouvelle PA n’a pas finalisé la prise en charge via le code migration, l’ancienne PA ne doit pas toucher à ses enregistrements SML. Les factures continuent d’être livrables pendant toute la transition.
Etape 5 | Transmission du code migration Peppol
L’ancienne PA génère un code migration Peppol et le déclare auprès du SML (appel API automatisé). Elle doit le communiquer à la nouvelle PA au plus tard 4 jours avant la date d’effet des lignes d’annuaire, afin de prévenir toute anomalie.
L’échange est manuel, il nécessite donc une adresse de contact opérationnelle dédiée aux échanges et migrations inter-PA (transmise en amont au SIM, le service d’immatriculation des PAs).
Etape 6 | Intégration du PID au SML
Après réception du code migration et création du PID, la nouvelle PA met à jour le SML pour prendre possession de ce PID (appel API automatisé). Cette étape se fait le jour de la date d’effet.
SML (Service Metadata Locator) : annuaire central du réseau Peppol qui fait le lien entre l’identifiant d’une entreprise (PID) et le registre technique (SMP) de sa Plateforme Agréée, permettant ainsi de localiser le bon destinataire pour la livraison des factures.
Etape 7 | Finalisation & redirection
Afin de finaliser la migration, la nouvelle PA doit procéder à la mise à jour des adresses Peppol si celle-ci utilise le réseau. Idéalement, une redirection temporaire des documents est également mise en place par l’ancienne PA vers le SMP de la nouvelle pour éviter toutes pertes pendant la transition.
SMP (Service Metadata Publisher) : registre technique géré par chaque PA, qui indique les formats de factures acceptés et l’adresse de son Access Point sur le réseau Peppol.
Pourquoi utiliser la méthode sécurisée ?
Si deux méthodes sont possibles pour changer de Plateforme Agréée, Peppol recommande fortement la méthode sécurisée, et pour une bonne raison : elle évite que votre Participant ID (PID) se retrouve temporairement sans propriétaire. Sans cette précaution, une autre plateforme pourrait s’en emparer pendant le processus, avec à la clé une perte de données considérable pour votre entreprise.
La méthode sécurisée permet de transférer le PID directement d’un SMP à l’autre, sans interruption. Elle est plus rigoureuse, mais elle est la seule qui garantisse une transition sans risque.
Assurer un service minimum de 6 mois
L’ancienne Plateforme Agréée est légalement obligée de continuer à fournir un service minimum pendant 6 mois minimum après la demande de changement (accès à l’historique de factures, réception des documents en transit, transmission des statuts de cycle de vie en cours). Cela apporte une protection supplémentaire à l’entreprise.
Symtrax s’engage dans le bon déroulement des processus de migration
À cœur de toujours vous aider dans vos démarches, Symtrax facilite le changement de Plateforme Agréée pour ses clients. Que vous souhaitiez rejoindre Compleo Invoice Platform (CIP) ou en partir, notre équipe gère la coordination technique avec votre ancienne ou nouvelle plateforme. Transmission du code migration dans les délais réglementaires, mise à jour de l’Annuaire PPF, du SML/SMP et du Peppol Directory, et maintien de la continuité de service pendant toute la transition.
Grâce à Compleo Invoice Platform (CIP), Symtrax répond à toutes les exigences réglementaires en matière de facturation électronique. Elle s’assure que votre migration ne soit jamais un risque de perte de données.
Vous ne savez pas encore vers quelle Plateforme Agréée vous rediriger ? Contactez-nous pour une démo gratuite de Symtrax.
Si vous avez d’autres questions, nous sommes à votre écoute. Contactez-nous via notre formulaire.
Sources :
Peppol Authority Specific Requirements – OpenPeppol AISBL
Peppol France – Enterprise Interoperability Architecture 1.2.0
