- La dématérialisation du bulletin de paie : un changement majeur introduit par la loi Travail 2016
- Les bulletins de paie électroniques : que dit la législation ?
- Les 4 principes clés pour choisir une solution de dématérialisation des bulletins de paie
- Quelle est la solution la plus adaptée de dématérialisation de bulletins de paie pour son entreprise ?
- Digitalisation des bulletins de paie – La solution Symtrax
Depuis l’assouplissement des règles introduit par la loi Travail de 2016, la dématérialisation des bulletins de paie s’est imposée comme une norme, offrant aux entreprises des avantages considérables en révolutionnant la gestion des ressources humaines. Cependant, ce changement doit être abordé avec une compréhension claire des nouvelles obligations et des opportunités qu’il présente.
Cet article vous guide à travers les principales fonctionnalités à considérer lors du choix d’une solution de dématérialisation, tout en vous informant des changements apportés par la réforme et des critères essentiels à prendre en compte pour assurer une transition réussie.
La dématérialisation du bulletin de paie : un changement majeur introduit par la loi Travail 2016
Avant 2017, la remise du bulletin de paie sous format électronique était soumise à l’accord préalable de l’ensemble des salariés. Depuis l’entrée en vigueur de la loi Travail El Khomri (loi n° 2016-1088 du 8 août 2016), cette obligation a été considérablement assouplie.
Les bulletins de paie électroniques : que dit la législation ?
Les nouvelles dispositions de la loi Travail de 2016
- Dématérialisation par défaut : depuis le 1er janvier 2017, les employeurs peuvent instaurer le bulletin de paie électronique sans avoir à obtenir l’autorisation préalable des salariés.
- Délai de prévenance : l’employeur est tenu d’informer ses salariés au moins un mois avant la première émission électronique du bulletin de paie. Cette information doit inclure les modalités de consultation et de conservation du bulletin dématérialisé, ainsi que le droit du salarié de s’y opposer.
- Droit d’opposition du salarié : chaque salarié peut refuser la version électronique de son bulletin de paie, avant ou après la première émission. Pour exercer ce droit, le salarié doit formuler une opposition auprès de son employeur. L’employeur dispose ensuite d’un délai de 3 mois pour donner suite à cette demande.
Il est important de noter que si le salarié ne manifeste pas son opposition, il est considéré comme ayant accepté le bulletin de paie électronique.
- Garantie de conservation : l’employeur doit garantir l’accès aux bulletins émis électroniquement via le service en ligne associé au compte personnel d’activité (CPA).
L’entreprise s’engage à conserver les bulletins de paie électroniques :
- Soit pendant 50 ans ;
- Soit jusqu’à l’âge légal de départ à la retraite du salarié, majoré de six ans.
En cas de fermeture du service en ligne, soit par cessation d’activité du prestataire chargé de la conservation des bulletins, soit par cessation d’activité de l’employeur lui-même, les salariés doivent être informés au moins trois mois à l’avance pour pouvoir récupérer leurs bulletins de paie dans un format électronique structuré et couramment utilisé.
Pourquoi passer à la dématérialisation des bulletins de paie ? – Les enjeux
Il existe de nombreux avantages de la dématérialisation, notamment :
| Pour les salariés | Pour l’employeur |
| Accessible à distance | Réduction des coûts pouvant aller jusqu’à 80% |
| Facile à dupliquer | Gain de temps |
| Facile à transmettre à : un bailleur social, une agence immobilière, une banque, une mairie… | Traçabilité |
| Document protégé | Archivage simplifié |
Les 4 principes clés pour choisir une solution de dématérialisation des bulletins de paie
Une solution de dématérialisation doit respecter certains critères de sécurité, d’accessibilité, d’intégrité et de simplicité d’utilisation :
1e principe – Accessibilité
Les salariés doivent pouvoir accéder à leurs bulletins de paie à tout moment et depuis n’importe quel appareil (ordinateur, tablette, smartphone). Il est préférable de mettre en place un système de notification qui alerte les employés de la disponibilité de leur bulletin.
2e principe – Simplicité d’utilisation
L’expérience utilisateur doit être au cœur du processus de dématérialisation. La réception d’un bulletin de paie électronique doit être aussi simple et intuitive que l’ouverture d’un courrier papier. Cette simplicité est essentielle pour garantir une adoption rapide et sans difficulté par tous les salariés.
3e principe – Respect des habitudes de travail de la DRH
La transition vers le numérique ne doit pas impacter négativement la charge de travail de la DRH. La dématérialisation doit être perçue comme un gain de temps et d’efficacité. Il est important que cette transformation s’intègre harmonieusement dans les pratiques existantes, en simplifiant les méthodes de travail. Les tâches administratives telles que les demandes de duplicatas ou la distribution de bulletins, doivent être traitées plus rapidement et avec moins d’effort qu’auparavant.
4e principe – Intégrité et authenticité des documents
Il est essentiel de garantir un processus électronique sécurisé et traçable en mettant en place des mesures adéquates. Des dispositifs comme l’horodatage et la signature électronique permettent d’assurer l’authenticité et l’intégrité du document.
Quelle est la solution la plus adaptée de dématérialisation de bulletins de paie pour son entreprise ?
L’envoi d’un lien centralisé unique : un choix judicieux pour tous
La solution que nous considérons la plus appropriée consiste à centraliser les bulletins de paie dans un espace de stockage en ligne et à en informer les employés par un lien unique et sécurisé envoyé à leur adresse email personnelle. D’un simple clic, ils peuvent consulter leur bulletin, aussi facilement qu’ils ouvriraient un courrier, y compris depuis un téléphone portable. Cette méthode évite les pièces jointes, réduisant ainsi les risques de piratage et assurant des emails légers qui ne seront pas bloqués par les fournisseurs d’accès internet.
La sécurité des données reste aussi primordiale. Il est alors indispensable de protéger le PDF par un mot de passe. De plus, le PDF doit être horodaté et doté d’une signature électronique pour garantir son authenticité et son intégrité. Enfin, les propriétés du bulletin générées par le logiciel RH doivent être intégrées dans le PDF pour en assurer la traçabilité.
Digitalisation des bulletins de paie – La solution Symtrax
Symtrax a développé sa solution Compleo Hybrid permettant la distribution électronique des bulletins de paie.
Notre solution s’intègre parfaitement à n’importe quel écosystème RH (Sage, Cegid, Infor, Oracle, etc.) Les bulletins créés dans le logiciel habituel RH de l’entreprise sont automatiquement stockés dans un coffre-fort électronique sécurisé. Chaque employé reçoit une notification par email l’invitant à consulter son bulletin via un lien unique et protégé. L’accès est possible depuis n’importe quel appareil grâce à un système d’authentification renforcé incluant un mot de passe personnel.
Le bulletin de paie est horodaté, signé électroniquement, et contient toutes les informations nécessaires à sa traçabilité.
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