La transition vers la facturation électronique est un enjeu majeur pour toutes les entreprises, et particulièrement celles équipées d’un ERP SAP. Il est essentiel de bien comprendre les différentes solutions proposées par SAP, notamment avec l’introduction de RISE, BTP, DRC, ainsi que les alternatives du marché.
Alors comment s’y retrouver parmi ces solutions et choisir celle qui répondra le mieux à ses besoins ?
1/ Le virage vers le Cloud
La convention USF des 9 et 10 octobre 2024 à Lille a mis en lumière l’importance croissante du cloud. Des étapes clés ont été franchies dans cette transition, avec un accent particulier sur la migration vers SAP S/4 HANA.
Accélération de la migration vers SAP S/4 HANA
Plusieurs facteurs expliquent cette évolution :
- En 2019, la migration vers SAP S/4 HANA était loin d’être une priorité pour de nombreux clients SAP.
- En 2021, SAP a revu sa stratégie et a lancé RISE with SAP, un programme pour encourager et faciliter la transition vers le cloud.
- D’ici 2025, les prévisions indiquent une accélération des migrations avec 51% des dépenses IT des entreprises consacrées au cloud (rapport Gartner).
L’approche Greenfield (mise en place de S/4 HANA sur une infrastructure sans transfert direct des anciennes configurations) est d’ailleurs privilégiée pour certains pour faciliter le passage au cloud.
Move to Cloud: le passage vers SAP BTP (Business Technology Platform)
Dans l’univers SAP, le véritable tournant ne se situe plus au niveau de l’ERP S/4 HANA, mais bien dans la migration des applications métiers vers le cloud autour de la plateforme technologique SAP BTP.
Qu’est-ce que SAP BTP ?
SAP Business Technology Platform (BTP) est une plateforme technologique conçue pour centraliser et connecter les applications métiers. Elle favorise l’évolution vers une « entreprise intelligente », où tous les systèmes et données sont reliés pour offrir des processus plus optimisés.
Qu’entend-on par entreprise intégrée ?
Contrairement aux anciens modèles où chaque système fonctionnait souvent en silo, l’intégration vise à centraliser et à connecter les composants informatiques au sein d’une même plateforme technologique.
Cela implique l’utilisation de technologies et de méthodologies pour assurer une interconnexion fluide entre toutes les composantes de l’entreprise (applications, données, API, processus, appareils), minimisant ainsi les efforts et les risques de défaillance. Ce modèle intégré est souvent illustré par une structure en « burger ».
Les 3 grandes briques de SAP BTP
SAP BTP repose sur trois grandes briques principales :
- Intégration : permet une connexion fluide entre les applications sans recourir à des interfaces intermédiaires, comme des middlewares.
- Gestion des données : enrichit la gestion des données, avec des outils d’analyse avancées et l’intelligence artificielle.
- Extensibilité : permet de développer ou d’intégrer des applications qui sont fournies par SAP, ou en créant des applications personnalisées avec des outils low code/no code.
Le concept de « Keep the core clean »
SAP préconise de préserver le cœur de l’ERP « propre » – autrement dit, sa version standard – en minimisant les personnalisations internes afin de simplifier les futures migrations et les mises à jour.
Ainsi, plutôt que d’ajouter du code spécifique directement dans le cœur du système, tout développement spécifique (intégrations, personnalisations spécifiques à l’entreprise) sera déporté sur la BTP.
Emergence de l’utilisateur hybride
La BTP permet l’émergence de nouveaux « utilisateurs hybrides » capables de prendre en charge certaines fonctions autrefois réservées aux équipes IT. Ces utilisateurs, à mi-chemin entre le métier et l’IT, pourront utiliser, configurer, voire développer eux-mêmes certaines applications, répondant ainsi plus directement à leurs besoins. Cette approche favorise également le travail collaboratif, renforçant la communication entre utilisateurs finaux et équipes IT.
2/ SAP DRC (Document and Reporting Compliance)
Qu’est-ce que SAP DRC ?
SAP Document and Reporting Compliance (DRC) est une solution conçue pour garantir la mise en conformité des entreprises en matière de documents électroniques, notamment les factures. Constituée de plusieurs solutions, DRC assure la conformité aux réglementations fiscales et légales en vigueur dans de nombreux pays. Elle permet de répondre aux enjeux de déclaration électronique et aux règles des Contrôles Continus des transactions (CTC).
SAP DRC repose sur un composant on-premise et un composant cloud. Le composant on-premise permet de générer des documents au format requis. Le composant cloud, quant à lui, assure les échanges avec les administrations fiscales et se connecte aux différents réseaux d’échanges externes comme Peppol.
Gestion du flux e-invoicing en France
En France, le flux e-invoicing géré par SAP DRC, est divisé en flux sortant et en flux entrant.
- Flux sortants (factures clients) :
- La facture client est enregistrée dans l’ERP. Un e-document au format XML, requis par les autorités fiscales, est alors généré.
- L’e-document est signé et chiffré, avant d’être envoyé au portail de l’Etat correspondant ou tout autre point d’accès, comme Peppol.
- Flux entrant (factures fournisseurs) :
- DRC récupère les factures fournisseurs sur les portails/plateformes et les met à disposition dans l’ERP.
A savoir : SAP DRC n’est pas une solution de comptabilisation de factures fournisseurs. Les entreprises peuvent choisir de traiter ces factures manuellement ou d’utiliser une application tierce pour cette tâche.
3/ Quelles sont les alternatives ?
Lorsqu’on examine les alternatives pour les clients SAP, cinq principaux profils de solutions se dessinent (bien que cette liste ne soit pas exhaustive) :
- Solutions EDI (Echange de Données Informatisé) : elles permettent l’échange de documents commerciaux inter-entreprises dans un format standardisé.
- Solutions de conformité fiscale : ces solutions s’assurent que les factures électroniques respectent les règlementations fiscales en vigueur des différents pays.
- Solutions de comptabilité : celles-ci couvrent les besoins de gestion comptable qui peuvent se superposer avec les fonctionnalités SAP. Chaque entreprise doit donc définir une limite pour éviter les chevauchements entre l’ERP et ces solutions tierces.
- Solutions de dématérialisation : elles assurent la transformation des factures papier en format électronique, facilitant ainsi leur gestion et leur archivage.
- Solutions intégrées : une solution peut être considérée comme intégrée si elle se connecte à SAP, mais le niveau d’intégration peut varier:
- Connectées à SAP : certaines solutions, telles que Compleo Invoice Platform de Symtrax, communiquent avec SAP via des connecteurs et fonctionnent comme des applications externes.
- Add-ons SAP : elles sont conçues pour fonctionner en complément de SAP DRC. Par exemple, SAP VIM (Vendor Invoice Management), édité par OpenText, automatise la réception et la comptabilisation des factures fournisseurs, couvrant ainsi un domaine que SAP DRC ne prend pas en charge.
- Via la BTP : ces applications, en étant développées directement sur la BTP, permettent une communication directe et fluide entre la BTP et l’ERP.
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4/ Symtrax et sa solution Compleo Invoice Platform connectée à SAP
Symtrax a choisi de concevoir une solution externe et bidirectionnelle, Compleo Invoice Platform (CIP), capable de se connecter en temps réel à SAP de manière non intrusive. Cette connexion s’effectue via un raccordement SAP RFC (BAPI) ou un connecteur BC-XOM. La solution CIP s’intègre facilement à votre infrastructure existante, quelle que soit la version SAP utilisée (R/3, ECC6, S/4 HANA) et son mode de déploiement (sur site ou dans le cloud).
Compleo Invoice Platform centralise la gestion de tous les flux de facturation clients et fournisseurs au sein d’une interface unique, disponible en mode SaaS. En plus d’offrir les mêmes fonctionnalités que DRC, CIP établit une connexion automatique avec les portails étatiques (Chorus Pro, FACe, etc.), privées (PDP), ou encore le réseau Peppol, en tant qu’Access Point Peppol, et gère des formats structurés ou hybrides (UBL, CII, Peppol BIS, EDI, Factur-X, ZUGFeRD, etc.).
Cette solution permet d’automatiser la réception et la distribution de vos factures électroniques de manière sécurisée. Cela inclut le contrôle automatique des erreurs, un rapprochement automatisé et un archivage sécurisé.
Grâce à l’IA, CIP permet également la réception et la transmission des factures par courrier électronique au format PDF ou FacturX (format hybride), offrant ainsi une excellente alternative ou un complément à SAP DRC.
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