Pourquoi une nouvelle version des spécifications externes a-t-elle été publiée en juin 2024 ?
Le 19 juin 2024, une nouvelle version (2.4) des spécifications externes de la facturation électronique a été publiée. Cette mise à jour vise à consolider et à clarifier les aspects techniques du fonctionnement du portail public de facturation (PPF) depuis leur première publication en octobre 2021.
Elle s’adresse aux différents acteurs de l’écosystème, tels que les éditeurs, les opérateurs de dématérialisation, les fédérations professionnelles ainsi qu’aux entreprises, afin de les aider à mieux appréhender les futures échéances. Les points clés sont les suivants :
- Le principe de fonctionnement de l’annuaire ;
- Le principe de fonctionnement des factures dans le cadre des marchés publics (B2G) ;
- La gestion du cycle de vie.
Quelles sont les principales modifications apportées dans les spécifications externes (v2.4) ?
De nombreuses modifications sur la nouvelle version des spécifications externes ont été apportées, notamment concernant :
L’annuaire
Les entreprises peuvent choisir une plateforme de réception publique ou privée, en fonction de leurs besoins spécifiques. Une fois la plateforme sélectionnée, il est crucial de définir la maille d’adressage pour garantir une bonne réception des factures électroniques et acheminer les factures vers le bon destinataire. Trois options de maille d’adressage sont possibles :
- La maille entité légale : SIREN
- La maille établissement : SIRET
- La maille code routage : code service, code GLN…
L’annuaire recense les SIREN des entreprises assujetties à la TVA, ainsi que les SIRET qui y sont attachés. Il permet d’identifier si l’entreprise est assujettie à la TVA et si elle est publique ou privée.
- Pour les entités publiques, le référentiel additionnel « Codes Routage » permet de préciser l’adressage des factures. Chaque Code Routage est lié à un SIRET et peut avoir une adresse physique différente de celle du SIRET (valable uniquement pour le B2G).
- Les entreprises privées peuvent utiliser les Codes Routage pour diversifier leurs adresses de facturation au sein d’un même SIRET.
Pour garantir la bonne réception d’une facture électronique, il est nécessaire de renseigner les données d’adressage de la facture (informations relatives au destinataire). A partir des données d’adressage est créé un code unique : l’identifiant d’adressage. Il peut être constitué de deux manières différentes :
- SIREN_<Valeur d’adresse de l’entreprise> (mail, code interne, code GLN, etc.) et permet aux entreprises de disposer de plusieurs adresses électroniques de facturation pour distinguer les types d’achat, alimenter différents systèmes de gestion ou choisir différentes plateformes de dématérialisation partenaires (PDP). Le suffixe n’est pas rattaché à un SIRET ou un Code_Routage.
- SIREN_SIRET_CODE_ROUTAGE qui doit être indexé par le SIRET et le Code_Routage. Cet identifiant est utile lorsque l’émetteur de la facture ne renseigne pas l’adresse électronique du destinataire. Le PPF pourra utiliser le SIREN/SIRET/Code_Routage pour trouver une adresse de facturation.
Le contexte B2G : quels sont les changements attendus dans le cadre du B2G ?
Les changements attendus dans le cadre de la réforme pour les acheteurs publics (Etat, collectivités territoriales, établissements publics nationaux et locaux) :
- La réception des factures : Le choix du mode de réception des factures reste inchangé, que ce soit via le mode portail ou le mode Service (API). Les API de recherche, consultation, récupération et de traitement des factures reçues par les structures publiques resteront effectivement les mêmes.
Pour les fournisseurs :
- L’obligation d’utiliser le PPF : toutes les factures destinées au secteur public (B2G) seront systématiquement envoyées au PPF, quel que soit l’opérateur de dématérialisation choisi.
- La création d’un compte PPF : l’ouverture d’un compte sur le PPF devient obligatoire pour toutes les entreprises opérant avec le secteur public. Les comptes existants sur Chorus Pro seront automatiquement transférés vers le PPF. Les fournisseurs seront informés par l’AIFE de la migration de leur compte et des démarches à suivre.
- Le format des factures : les fournisseurs devront continuer à transmettre leurs factures via le portail public de facturation dans l’un des trois formats du socle : Factur-X, UBL, ou CII.
Petit + : certains domaines de facturation continueront d’être traités sur Chorus Pro. Cela inclut les mémoires de frais de justice, les demandes de remboursement de la taxe agricole et les factures de travaux dans le cadre des marchés publics de travaux.
Est-il obligatoire de transmettre ses factures via un raccordement direct au PPF ?
Oui. En effet, les entreprises devront obligatoirement transmettre leurs factures en se connectant directement au PPF. Autrement dit, les opérateurs de dématérialisation (OD) ne pourront pas agir en tant que PDP pour la transmission ou la réception des factures dans le cadre des transactions B2G et G2G.
👉 Regardez notre webinar « Chorus Pro vs PPF »
Le cycle de vie dans les spécifications externes
Les spécifications externes de la facturation électronique introduisent une nouvelle dimension essentielle : le cycle de vie de la facture.
Cette notion représente l’ensemble des étapes par lesquelles passe une facture :
- Création
- Traitement (réception, gestion des litiges…)
- Paiement
- Archivage
Le cycle de vie est important pour plusieurs raisons essentielles, notamment du point de vue comptable et commercial. Il assure une visibilité en temps réel sur l’évolution du statut, à la fois pour le vendeur et l’acheteur, depuis son dépôt sur une plateforme jusqu’à son paiement ou du traitement des données de transaction ou de paiement par l’administration.
Voici le schéma représentant le cycle de vie nominal des factures :
Motif de « refus » sur les factures
La question des motifs de refus des factures électroniques fait encore l’objet de discussions. L’objectif est d’établir des règles harmonisées pour tous les acteurs de l’écosystème et l’administration fiscale.
- Il est important de distinguer le rejet technique de la facture, lié à une erreur de format ou de transmission, du rejet lié à un litige commercial. Le rejet technique n’entraîne ni comptabilisation chez le destinataire ni création d’un avoir par l’émetteur.
- En cas de modification mineure sur une facture, il sera recommandé d’utiliser les statuts « suspendue », « approuvée partiellement » ou en « litige » plutôt que de refuser la facture.
- Un statut « Refusée » implique une annulation de la facture et l’émission d’une nouvelle facture, ce qui peut retarder le paiement. Par conséquent, les motifs de refus doivent être limités aux cas d’erreur de destinataire, ou de non-conformité réglementaire afin d’éviter les abus.
Des précisions seront apportées d’ici la fin de l’année pour clarifier les motifs de refus.
Disparition du statut « à recycler » dans le cadre du B2G à partir de 2026
A partir de l’entrée en vigueur de la réforme le 1er septembre 2026, le statut « à recycler » ne sera plus valable dans le cadre des échanges entre les fournisseurs et les entités publiques.
Conséquence pour les fournisseurs : Si le numéro de service et/ou numéro d’engagement juridique (NEJ) est manquant ou incorrect, la facture sera refusée. Le fournisseur devra alors émettre soit un avoir et une nouvelle facture, soit une facture rectificative.
Conséquence pour les structures publiques : avec la suppression de ce statut, les systèmes financiers des structures publiques devront évoluer pour ne plus autoriser le statut « à recycler ». Pour les factures reçues après la mise en route du PPF, le statut « à recycler » reçu par le portail de services Chorus Pro sera remplacé par le statut « rejeté ».
Modalité des statuts du cycle de vie
Deux matrices ont été également mises à disposition pour faciliter la gestion des statuts des factures :
- La 1e matrice « Statuts de facture par acteur » identifie les statuts qu’un acteur donné peut appliquer à une facture en fonction de son rôle dans le cycle de vie de la facture.
- La 2e matrice « Contrôle statuts » répertorie les statuts autorisés en fonction de la plateforme qui transmet le statut, de l’acteur qui appose le statut et du statut actuel de la facture.
Le lisible
Dans le cadre de la réforme, la notion de lisibilité est essentielle. Elle garantit que les factures peuvent être comprises et traitées facilement, à la fois par les machines et par des humains.
Bien que l’automatisation optimise le traitement des factures, elle ne doit pas se substituer entièrement à l’intervention humaine. La plateforme choisie doit fournir un lisible de la facture, permettant aux personnes concernées de superviser la vérification, le paiement ou le contrôle par l’administration fiscale.
Les changements apportés par la nouvelle version des spécifications sont les suivants :
- Chaque facture ne peut avoir qu’une seule pièce jointe de type lisible (contenant toutes les informations du fichier structuré de facture). Les factures comportant plusieurs pièces jointes de ce type seront systématiquement rejetées.
- L’émetteur peut proposer une feuille de style, que le destinataire pourra exécuter sous sa propre responsabilité afin d’obtenir une présentation lisible de la facture. Cependant, le PPF exécutera sa propre feuille de style commune à toutes les factures. Cela permettra de garantir l’intégrité et la préservation des informations de la facture.
- Le PPF est limité aux profils de factures EXENDED-CTC-FR pour garantir une présentation lisible complète.
Mise en conformité
Vous souhaitez mettre en conformité votre entreprise face à la réforme de la facturation électronique ?
Découvrir Chorus Pro – Communauté Chorus Pro (chorus-pro.gouv.fr)
