Il est fréquent de se retrouver dans la situation où une facture est négligée simplement parce qu’elle n’a pas été remarquée. Qui n’a jamais connu ce moment où une facture importante passe inaperçue ? Cependant, au-delà de constater cette réalité commune, la véritable question qui se pose est la suivante : comment éviter que cette situation ne se reproduise ?
En effet, dans le contexte économique actuel, la gestion de la trésorerie revêt une importance cruciale pour garantir le bon fonctionnement d’une entreprise et assurer sa pérennité. Une gestion efficace s’avère indispensable pour maintenir une stabilité financière et favoriser une croissance à long terme.
Bien que la vérification régulière des comptes bancaires de l’entreprise puisse garantir une bonne gestion de la trésorerie à court terme, se restreindre à cette méthode n’est pas suffisant. Par exemple, la gestion efficace des engagements de dépenses est un élément clé pour assurer le bon fonctionnement des opérations financières d’une entreprise. Cependant, il est regrettable de constater que l’axe de performance lié à cette gestion reste souvent sous-utilisé dans le cadre de la réception des factures fournisseurs.
Dans ce contexte, la facturation électronique émerge comme une réelle source de valeur ajoutée en termes de productivité de traitement grâce à la généralisation des gestions de commandes.
Qu’est-ce qu’un engagement de dépenses ?
L’engagement de dépenses fait référence au processus par lequel une entreprise prend formellement la décision de dépenser des fonds pour l’achat de biens ou de services. Cet engagement se concrétise généralement par l’émission d’un bon de commande, indiquant l’intention de réaliser une dépense spécifique.
L’engagement des dépenses est une étape importante dans le cycle financier, favorisant le pilotage en temps réel des dépenses pré-engagées permettant ainsi à l’entreprise d’avoir une meilleure visibilité et maîtrise de ses dépenses par rapport au budget établi. Ces indicateurs de traçabilité contribuent à la piste d’audit fiable (PAF).
Dans le domaine des marchés publics, les autorisations d’engagement (AE) jouent un rôle essentiel dans le renforcement du contrôle des finances publiques. La loi organique relative aux lois de finances (LOLF) du 1er août 2001 encadre la chaîne de dépense. Depuis son entrée en vigueur, toutes les dépenses de l’État font l’objet d’une double autorisation parlementaire, limitant les crédits et régulant la chaîne de la dépense à travers les autorisations d’engagement et les crédits de paiement.
Les défis de la gestion des engagements de dépenses
Il existe de nombreux enjeux dans la gestion des engagements de dépenses, tels que :
1. La complexité des processus traditionnels
La plupart des entreprises continuent à utiliser des processus traditionnels de gestion des engagements de dépenses, ce qui est à la fois complexe et inutile. Les approbations manuelles, les retards dans le traitement des factures et les erreurs humaines sont autant de défis auxquels sont confrontées les organisations.
2. La sous-utilisation de l’axe de performance
L’un des aspects souvent négligés dans la gestion financière est l’axe de performance lié aux engagements de dépenses. Sa sous-utilisation limite la capacité des entreprises à optimiser leurs processus et à atteindre un niveau de performance optimal.
La facturation électronique comme solution à ces défis
La facturation électronique émerge comme une solution révolutionnaire qui transforme les processus traditionnels, offrant une réponse aux défis associés. Elle vise à automatiser les processus, à accélérer les approbations et à réduire les erreurs humaines, offrant ainsi un moyen précieux d’améliorer le pilotage des engagements de dépenses.
En intégrant la facturation électronique avec la généralisation de la gestion de commandes, les entreprises peuvent bénéficier d’une visibilité accrue sur leurs engagements de dépenses. Cela permet non seulement une meilleure gestion, mais également une anticipation des futurs besoins financiers.
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Les avantages tangibles de la facturation électronique
La facturation électronique présente de nombreux avantages significatifs pour les entreprises qui sont les suivants :
1. Optimisation des délais de traitement
L’automatisation du rapprochement de la facture avec les données du bon de commande, rendue possible grâce à la facturation électronique, réduit considérablement les délais de traitement des factures. La rapidité des approbations et l’optimisation des flux de travail garantissent une gestion plus efficace des engagements de dépenses.
2. Réduction des erreurs humaines et des coûts
En supprimant les tâches manuelles répétitives, la facturation électronique diminue le risque d’erreurs humaines. La transition vers la facture électronique garantit un traitement plus précis des factures, évitant ainsi les retards et les complications financières.
Elle permet également de réduire considérablement les coûts, y compris la surfacturation, les coûts internes de gestion des litiges, les indemnités forfaitaires pour frais de recouvrement voire des pénalités plus sévères.
3. Diminution des litiges et effets positifs sur la relation fournisseur
La mise en place de la facturation électronique engendre une diminution notable des litiges, ce qui a des retombées positives en renforçant la relation avec les fournisseurs.
4. Meilleure visibilité sur le suivi budgétaire
En facilitant l’accès aux données financières, cette approche permet une meilleure visibilité et maitrise des ressources financières de l’entreprise.
En conclusion
Il est nécessaire pour les entreprises de reconnaître l’importance cruciale d’améliorer le pilotage des engagements de dépenses. En tant que levier d’optimisation et garant du respect de certaines exigences réglementaires, la transition vers la facture électronique, couplée à la généralisation des engagements de dépenses, constitue l’étape incontournable d’une bonne gestion des factures fournisseurs. Elle offre des avantages significatifs qui vont au-delà de la simple automatisation, constituant ainsi un pas décisif vers une gestion financière plus efficiente et proactive.
👉 / A savoir /
- Obligations légales, mentions obligatoires sur la facture, sanctions pénales et fiscales :
Il s’agit également d’une exigence que les entreprises doivent respecter. En France, les mauvais payeurs peuvent être condamnés à des amendes allant jusqu’à 2 millions d’euros. Le nom de votre organisation peut aussi être publié sur la page de la DGCCRF (Direction Générale de la Concurrence, de la Consommation et de la Répression des Fraudes) Exemple Uniliver .
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Un mauvais traitement des factures fournisseurs vous expose également à des risques de fraude et détériore surtout la réputation de votre marque.
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Sources:
https://www.economie.gouv.fr/cedef/difference-autorisation-engagement-credit-paiement
