Signature électronique de documents commerciaux : 4 éléments essentiels

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Les signatures électroniques sont de plus en plus courantes, mais cela ne veut pas dire qu’elles sont universelles.

Que vous ayez besoin de demander les signatures de plusieurs partenaires ou d’ajouter une seule personne pour un document notarié unique, votre processus de signature nécessite une approche personnalisée.

Voici quelques lignes directrices pour vous aider à identifier et à sélectionner la solution qui vous convient. 

En les suivant, vous pouvez demander l’approbation d’un partenaire pour de nombreux documents commerciaux en même temps, avec une sécurité et une traçabilité garantie.

Types de signature électronique 

Tout d’abord, il existe deux catégories de signature électronique, qui varient selon qu’il s’agit d’un seul ou de plusieurs signataires. 

  • Un contrat ou une transaction juridique impliquant deux personnes ou plus : 

Dans ce cas, le certificat électronique est automatiquement appliqué au document concerné après que toutes les signatures ont été apposées. 

  • Les documents commerciaux nécessitant une signature unique : 

Il peut s’agir, entre autres, de bons de commande, de commandes, de bons de livraison, de listes de colisage et de factures. 

Cet article abordera la deuxième catégorie. 

Le traitement du processus de signature des documents commerciaux par un workflow personnalisé vous permet de répondre à des besoins individuels.

Notre logiciel de transformation et de distribution de documents numériques intègre des fonctionnalités en matière de signature numérique et de signature électronique.

Nous souhaitons donc vous faire part des facteurs de sécurité importants pour la mise en œuvre d’une de ces signatures. Cela est particulièrement précieux pour les entreprises qui traitent de gros volumes de documents.

Étapes essentielles 

Pour avoir une pleine valeur juridique, le processus de signature doit répondre à certains critères importants. Voici quatre des éléments les plus importants : 

1. Prouver que le signataire consent à la signature électronique 

Les détails du document, y compris l’URL pour l’accès en ligne, sont transférés au signataire par courrier électronique, l’invitant à procéder à l’étape suivante. Toutefois, le signataire peut décider ou non de le faire, même après avoir consulté le document. 

Si le document est ouvert et laissé sans signature, le demandeur reçoit une notification lui suggérant différentes options. De même, si ce document est laissé inactif pendant une période définie, la même information est communiquée au demandeur. 

Par conséquent, le document ne sera plus disponible pour la signature électronique. Un cycle est ainsi mis en place pour garantir le consentement de l’utilisateur et éviter les retards.

2. Introduction de la preuve de l’intention 

Le signataire est tenu d’entrer des informations telles que son nom, sa fonction et la date. 

En outre, le signataire fait valoir son intention de signer électroniquement le document en question. 

En remplissant ces champs et d’autres champs obligatoires, le signataire souligne sa volonté d’appliquer une signature électronique. Il peut dessiner cette signature à la main, au stylet ou à la souris.

3. Vérification de l’identité du signataire 

Chaque signature doit correspondre au nom indiqué dans le document, et il existe plusieurs façons de le garantir

L’ajout d’un code d’accès obligatoire pour ouvrir le PDF permet de garantir la sécurité tout en utilisant l’adresse électronique du signataire : ce code peut être envoyé sous forme de SMS sur le téléphone du signataire pour authentification. 

Laisser le signataire faire une signature manuscrite est une autre étape utile. L’inclusion de plusieurs indicateurs reflétant l’adresse IP ou les coordonnées GPS du signataire permet de vérifier sa localisation. 

Ensemble, ces mesures peuvent confirmer l’identité du signataire sans ralentir le processus de signature.

4. Assurer l’auditabilité

Une solution de document intelligent simplifie énormément les audits. Une fois que les signataires ont approuvé le PDF, vous pouvez appliquer automatiquement une signature numérique pour verrouiller le contenu du document, ce qui en maximise l’authenticité

Il est également possible d’imprimer des détails sur le document lui-même, créant ainsi une carte d’identité pour une consultation facile. 

Lorsque le document est prêt à être vérifié, un simple affichage des propriétés permet de visualiser l’historique des accès et d’autres données. 

En outre, un code QR intégrant des métadonnées et du contenu textuel peut être imprimé sur le document lui-même pour plus d’intégrité.

Pourquoi le RPA est-il important ? 

Vous pouvez répondre à tous ces critères en utilisant l’automatisation des processus robotisés (RPA). Le RPA vous permet de gérer l’ensemble de vos documents commerciaux par le biais des étapes suivantes : 

  1. Libérer chaque document de l’ERP 
  2. Contrôler la distribution aux signataires 
  3. Appliquer les signatures électroniques et numériques 
  4. Assurer une sécurité et une traçabilité fortes 

Non seulement le RPA élimine la nécessité d’une intervention manuelle, mais il ajoute l’auditabilité au processus de signature électronique, tout en traitant de gros volumes de documents avec rapidité et efficacité

Ce workflow fournit des signatures électroniques qualifiées puisqu’il est mis en œuvre via une interface numérique. 

Compleo fournit une automatisation qui vous aide à vous adapter aux besoins de signature de votre entreprise. Pour en savoir plus, voir ci-dessous.

Références
Loi sur les signatures électroniques dans le commerce mondial et national
Directive sur les signatures électroniques
Compleo Websign : signez les documents commerciaux où que vous soyez et simplifiez la validation