Firma electrónica de documentos comerciales: 4 elementos esenciales

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Las firmas electrónicas son cada vez más habituales, pero eso no significa que sean universales.

Tanto si necesita solicitar firmas de varios socios o añadir una sola persona para un documento notarial único, su proceso de firma requiere un enfoque personalizado.

A continuación encontrará algunas directrices para ayudarle a identificar y seleccionar la solución que más le conviene. 

Siguiéndolas, podrá solicitar la aprobación de un socio para numerosos documentos comerciales al mismo tiempo, con una seguridad y una trazabilidad garantizadas.

Tipos de firma electrónica 

En primer lugar, existen dos categorías de firma electrónica, que varían según se trate de un solo o de varios signatarios. 

  • Un contrato o una transacción jurídica que implica a dos o más personas: 

En este caso, el certificado electrónico se aplica automáticamente al documento en cuestión una vez que se han realizado todas las firmas. 

  • Los documentos comerciales que requieren una firma única: 

Estos pueden ser, entre otros, órdenes de compra, pedidos, albaranes, listas de carga y facturas. 

Este artículo tratará la segunda categoría

La tramitación del proceso de firma de documentos comerciales para un flujo de trabajo personalizado le permite satisfacer necesidades individuales.

Nuestro programa de transformación y distribución de documentos digitales integra funcionalidades en materia de firma digital y firma electrónica.

Por lo tanto, deseamos compartir con usted los factores importantes de seguridad para la aplicación de una de estas firmas. Esto es especialmente útil para las empresas que tratan grandes volúmenes de documentos.

Pasos fundamentales 

Para que tenga pleno valor jurídico, el proceso de firma debe cumplir con ciertos criterios importantes. A continuación encontrará cuatro de los elementos más importantes: 

1. Demostrar que el signatario consiente la firma electrónica 

Los detalles del documento, incluida la dirección URL para el acceso en línea, se transfieren al signatario por correo electrónico, invitándole a proceder al siguiente paso. Sin embargo, el signatario puede decidir o no hacerlo, incluso después de haber consultado el documento. 

Si el documento se abre y se deja sin firmar, el solicitante recibe una notificación en la que se sugieren diferentes opciones. Del mismo modo, si este documento se deja inactivo durante un período de tiempo definido, se comunica la misma información al solicitante

Por consiguiente, el documento ya no estará disponible para la firma electrónica. Así pues, se establece un ciclo para garantizar el consentimiento del usuario y evitar retrasos.

2. Introducción de la prueba de la intención 

El signatario debe introducir información como su nombre, cargo y la fecha. 

Además, el signatario declara su intención de firmar electrónicamente el documento en cuestión. 

Rellenando estos y otros campos obligatorios, el signatario subraya su voluntad de realizar una firma electrónica. Puede dibujar esta firma a mano, con un lápiz táctil o el ratón.

3. Verificación de la identidad del signatario 

Cada firma debe coincidir con el nombre indicado en el documento, y existen varias maneras de garantizarlo

La adición de un código de acceso obligatorio para abrir el PDF permite garantizar la seguridad utilizando la dirección de correo electrónico del signatario: este código puede enviarse como un SMS al teléfono del signatario para su autenticación. 

Dejar que el signatario haga una firma manuscrita es otro paso útil. La inclusión de varios indicadores que reflejen la dirección IP o las coordenadas GPS del signatario permite verificar su localización. 

Juntas, estas medidas pueden confirmar la identidad del signatario sin ralentizar el proceso de firma.

4. Garantizar la auditabilidad

Una solución de documentos inteligentes simplifica enormemente las auditorías. Una vez que los signatarios han aprobado el PDF, puede aplicar automáticamente una firma digital para bloquear el contenido del documento, maximizando su autenticidad. 

También es posible imprimir los detalles en el mismo documento, creando así una tarjeta de identidad para facilitar su consulta. 

Cuando el documento esté listo para su verificación, una simple visualización de las propiedades permite ver el historial de acceso y otros datos. 

Además, un código QR que integra metadatos contenido textual puede imprimirse en el mismo documento para aumentar su integridad.

¿Por qué es importante la RPA? 

Puede cumplir con todos estos criterios usando la automatización robótica de procesos (RPA, por sus siglas en inglés). La RPA le permite gestionar todos sus documentos comerciales a través de los siguientes pasos: 

  1. Liberar cada documento del ERP 
  2. Controlar la distribución a los signatarios 
  3. Aplicar las firmas electrónicas y digitales 
  4. Garantizar una fuerte seguridad y trazabilidad 

La RPA no solo elimina la necesidad de intervención manual, sino que añade auditabilidad al proceso de firma electrónica, a la vez que trata grandes volúmenes de documentos con rapidez y eficacia

Este flujo de trabajo proporciona firmas electrónicas cualificadas, ya que se implementa a través de una interfaz digital. 

Compleo proporciona una automatización que le ayuda a adaptarse a las necesidades de firma de su empresa. Para saber más, vea los enlaces a continuación.

Referencias
Ley estadounidense sobre las firmas electrónicas en el comercio mundial y nacional
Directiva sobre las firmas electrónicas
Compleo Websign: firme los documentos comerciales dondequiera que esté y simplifique la validación