Cas 5/5 : Vous voulez signer des documents en masse
Vous souhaitez faire parapher un document électronique en interne ? Pas besoin d’insister : un parapheur électronique a de nombreux avantages sur un parapheur standard. Plus besoin de se déplacer pour savoir s’il a été consulté, plus de temps perdu parce que le signataire est en déplacement, le signataire est prévenu ou relancé par email … Mais comment ça marche ?
Le processus de signature doit parfois être automatisé parce que la volumétrie l’exige, que ce soit pour des avis clients, des rapports ou tout autre type de document.
Il reste alors important que le signataire puisse, sur un échantillon qu’il choisit, visualiser le contenu, apposer éventuellement des remarques ou des modifications, et que le rédacteur en soit informé.
L’interface utilisateur doit être web pour être accessible de n’importe où.
Supposons par exemple que vous vouliez prévenir tous vos clients que vos conditions générales de vente ont changé. Il vous faut simplement pouvoir faire valider par votre directeur juridique que les CGV sont les bonnes sur un seul document, puis faire en sorte que la totalité des communications soient signées avec une signature numérisée.
C’est donc la capacité de déterminer l’élément déclencheur de la diffusion, et celle de diffuser en masse qui sont importantes dans ce cas. Cela requiert une solution logicielle qui est nettement plus avancée que la simple application mobile de signature.
En résumé, en exagérant le trait, on pourrait dire qu’il existe autant de processus de signatures qu’il y a de documents. Choisir une solution par mode de signature serait coûteux. Il vaut donc mieux choisir une solution modulaire, versatile, capable de s’adapter à tous les besoins actuels et futurs. Une solution de document management en somme …
Les modules Compleo Supervisor et Compleo Reviewer permettent de concevoir et automatiser de tels workflows de validation.
