En lo que respecta al tratamiento de documentos, la firma de documentos comerciales o incluso la digitalización de documentos destinados a la impresión, Symtrax le presenta las mejores prácticas a adoptar para garantizar la continuidad de su actividad, aunque sea desde la distancia.
1. Supervise sus procesos documentales desde un navegador web
Incluso durante el teletrabajo, es esencial poder controlar sus workflows documentales para garantizar, por ejemplo, que se hayan transmitido sus facturas, generado sus albaranes o enviado sus pedidos. Para lograrlo, Symtrax ha desarrollado una consola web, accesible desde cualquier navegador o dispositivo móvil, que le permite comprobar el estado del procesamiento automatizado de sus documentos en tiempo real, así como detenerlo o reiniciarlo en caso de ser necesario.
¿Desea verificar que se hayan enviado todas las nóminas digitalmente? Compruebe la cantidad de éxitos o errores desde su móvil.
¿Desea detener temporalmente el workflows para validar las órdenes de compra? No hay que asustarse. ¡Retome el control!
¿Se está retrasando la generación de albaranes? Reciba la correspondiente notificación de alerta de correo electrónico.
2. Consiga que sus documentos comerciales se firmen en un ordenador, tableta o dispositivo móvil
Si este no es el caso, es hora de elegir la firma electrónica. Hay múltiples soluciones disponibles para firmar documentos. Pero, ¿son realmente suficiente para una empresa? ¿No sería mejor elegir una solución que permitiera enviar documentos a sus socios para su firma en lote (confirmaciones de pedidos, acuses de recibo, albaranes, etc.)?
¿Qué le parecería una solución que pudiera encadenar un proceso interno de validación y firma (con toda la riqueza de un flujo de trabajo) para, luego, permitir que sus socios o clientes inicien sesión con solo unos pocos clics dondequiera que estén? Esto es lo que se consigue con nuestra solución Compleo.
En lo que respecta a la seguridad, la firma electrónica se realiza mediante un doble sistema de autenticación, primero por correo electrónico y, luego, por SMS para garantizar la identidad del firmante. Además, nuestra solución recupera otros elementos que permiten la constitución de un comprobante (dirección IP del firmante, geolocalización, etc.).
3. Digitalice sus documentos destinados a impresión
Muchas compañías todavía usan la impresión de forma cotidiana.
¡El teletrabajo nos obliga a trabajar con 0 papeles! Digitalice sus documentos sin tocar sus aplicaciones. Almacénelos en una solución de archivo electrónico y envíe un enlace único por correo electrónico que le permitirá saber si se ha leído el documento. O bien, configure una validación electrónica de documentos para deshacerse de los portafirmas. Este proceso solo conoce ventajas: velocidad, accesibilidad incluso en casos de movilidad o teletrabajo, supervisión del proceso en línea…
Su gestión documental será más ágil, mientras que su presupuesto de consumibles disminuirá considerablemente. Además, evitar impresiones le permitirá reducir su huella de carbono.
Por fin verá con claridad por qué el teletrabajo implica la digitalización. Sea flexible y adáptese con las soluciones de software Compleo de Symtrax.
