Télétravail et gestion documentaire : les 3 bonnes pratiques à adopter
Qu’il s’agisse d’effectuer le suivi de traitements documentaires, de faire signer des documents commerciaux ou encore, de dématérialiser des documents destinés à l’impression, Symtrax […]
Qu’il s’agisse d’effectuer le suivi de traitements documentaires, de faire signer des documents commerciaux ou encore, de dématérialiser des documents destinés à l’impression, Symtrax vous dévoile les bonnes pratiques à adopter afin de garantir la continuité de votre activité et ce, même à distance.
1. Surveillez vos processus documentaires depuis un navigateur web
Même en télétravail, il est indispensable de pouvoir garder un œil sur vos workflows documentaires, de manière à garantir par exemple que vos factures ont été envoyées, que les bons de livraison ont été produits, ou que les commandes sont parties. Pour ce faire, Symtrax a développé une console web, accessible depuis n’importe quel navigateur ou sur mobile, vous permettant de visualiser en temps réel le statut des traitements documentaires automatisés, de les arrêter ou de les relancer si nécessaire.
Vous voulez vérifier que toutes les feuilles de paie dématérialisées ont bien été envoyées ? Vérifiez le nombre de succès ou d’erreurs depuis votre mobile.
Vous souhaitez stopper momentanément le workflow de validation des bons de commande ? Pas de panique, reprenez la main dessus !
La production des bons de livraison a du retard ? Soyez prévenu par alerte mail
2. Faites signer vos documents commerciaux sur ordinateur, tablette ou mobile
Si ce n’est pas déjà le cas, il est temps d’opter pour la signature électronique. De nombreuses solutions de signature de documents à l’unité sont disponibles. Mais est-ce réellement suffisant pour une entreprise ? Ne vaut-il pas mieux choisir une solution qui permette d’envoyer à la signature de ses partenaires des documents en masse (validations de commandes, accusés de réception de commande, bons de livraison…) ?
Que diriez-vous d’une solution vous permettant d’enchaîner un processus de validation et signature interne (avec toute la richesse d’un workflow), puis de faire signer vos partenaires ou clients en seulement quelques clics où qu’ils se trouvent ? C’est ce que permet notre solution Compleo.
Côté sécurité, la signature électronique s’effectue via une double authentification d’abord par mail puis par sms afin de garantir l’identité du signataire. De plus, notre solution récupère d’autres éléments permettant la constitution d’un fichier de preuves (adresse IP du signataire, géolocalisation).
3. Dématérialisez vos documents destinés à l’impression
De nombreuses entreprises ont encore recours à l’impression au quotidien.
Télétravail oblige, optez pour le 0 papier ! Dématérialisez vos documents sans toucher à vos applicatifs. Stockez-les dans une solution d’archivage électronique et envoyez par email un lien unique qui vous permettra de savoir si le document a été lu. Ou encore, mettez en place une validation électronique de document pour vous débarrasser des parapheurs. Cela n’a que des avantages : rapidité, accessibilité même en cas de mobilité ou de télétravail, suivi en ligne du processus …
Votre gestion documentaire n’en sera que plus agile, votre budget de consommables diminuera considérablement. De plus, en évitant les impressions, vous contribuez à la réduction de votre empreinte carbone.
Vous l’aurez compris, qui dit télétravail dit dématérialisation. Devenez flexibles et adaptez-vous grâce aux solutions logicielles Compleo de Symtrax.
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