La dématérialisation au coeur du numérique (Partie 3)
Partie 3 : La dématérialisation, évolution ou révolution ?
PARTIE 3
Le numérique est au cœur des chantiers de transformation des entreprises, aujourd’hui, les stratégies des PME se doivent d’avoir un volet numérique. Au sein de cette transformation, la dématérialisation 100 % numérique est devenue incontournable pour toute entreprise qui souhaite atteindre l’excellence opérationnelle et réussir sa transformation numérique.
Evolution ou révolution ?
La circulation des documents papier est en diminution constante et doit servir ponctuellement aux besoins des utilisateurs opérationnels sans pour autant casser la chaîne numérique. La mise en place d’une chaîne de data comme clé de voûte de la transformation numérique ouvre de nouvelles perspectives comme ; le traitement des données par des algorithmes (gestion des métadonnées, moteur de recherche), l’intégration dans GED ou des plateformes externes dans le cloud. L’objectif est de pouvoir faire évoluer le contenu en fonction des besoins et des contraintes à chaque instant, sans perdre la possibilité de le convertir dans un format lisible par l’utilisateur et en gardant la possibilité de l’archiver de façon intègre et pérenne. Le document n’est pas en concurrence avec la donnée, il en est simplement son prolongement pour devenir le document intelligent.
Le 100 % numérique ne peut pas tout résoudre mais il a un rôle essentiel à jouer car il permet d’augmenter la compétitivité d’une organisation et ainsi, de la rendre plus agile. Partant de ce constat assez simple, le 100% numérique peut devenir l’atout différenciateur mais aussi, un levier important de la modernisation de l’entreprise. Tout cela, sans oublier la réponse aux obligations légales et la réduction des coûts, amenant donc, à une augmentation de marge.
Prenons l’exemple de Brittany Ferries, la société, qui a lancé son projet numérique en 2014, a annoncé que depuis le début de l’année, le papier avait totalement disparu des échanges avec le Port du Havre et la Direction Régionale des Douanes du Havre. Le processus de déclaration relatif à l’acquittement des droits de port se fait désormais par voie électronique, les informations transitent maintenant directement du système d’information vers S-Wing (guichet électronique du Port du Havre). Prochaine étape : la dématérialisation des données relatives au transport de marchandises. De plus, la société a pu bénéficier de fonds européens via le programme CEF2.
Enfin, le gouvernement a décidé de faire du numérique un levier majeur de la transformation de l’État et du tissu économique français. De ce fait, l’entreprise qui ne souhaite pas faire du numérique une vertu cardinale de sa stratégie, peut vite se retrouver en retard par rapport à ses concurrents et surtout, se mettre en porte-à-faux vis-à-vis de ses clients. En dernière analyse, nous numérisons l’information, nous digitalisons les processus et les rôles qui composent les opérations d’une entreprise et nous transformons numériquement l’entreprise. La digitalisation des processus documentaires va donner un nouvel élan aux organisations et ainsi, permettre de développer le travail collaboratif, de consolider les relations, de réduire les erreurs de traitement, de trouver de nouveaux débouchés, d’augmenter les marges et bien plus encore.
Les bénéfices de la numérisation des processus documentaires :
- Augmenter la satisfaction clients / collaborateurs
- Améliorer la traçabilité des échanges et augmenter la flexibilité de l’entreprise
- Créer de nouveaux services et cibler de nouveaux groupes de clients
- Exploiter au mieux les données pour trouver de nouvelles opportunités
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Liens utiles / Sources :
Gartner : https://www.gartner.com/technology/topics/business-ecosystems.jsp
Port du Havre : http://www.haropaports.com/fr/le-havre
Brittany Ferries : Communiqué du 23 avril 2018
S-WING (Guichet unique du Grand Port Maritime du Havre) : https://www.havre-port.com/
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